KALİTE EL KİTABI

 

 

 

 

 

 

 

 

 

RTEÜ.KK.001

08.11.2019

 

1. AMAÇ ve KAPSAM

Kalite El Kitabı, Recep Tayyip Erdoğan Üniversitesinde kurulmuş ve uygulanmakta olan Kalite Yönetim Sisteminin, TS EN ISO 9001:2015 Kalite Yönetim Sistemi şartlarının ve Yükseköğretim Kalite Güvencesi ve Yükseköğretim Kalite Kurulu Yönetmeliği’ne uyumun nasıl sağlandığını ve uygulandığını açıklar. Oluşturulan Kalite Yönetim Sisteminin etkin çalışması için kılavuzluk bilgilerini kapsar.

 

Bu el kitabı, Üniversitemiz birimlerinin faaliyetlerini gerçekleştirirken proses yaklaşımı ile izleyecekleri yöntemleri, uygulanacak prosesleri, atıf yapılan mevzuat, prosedür, proses ve talimatları, proseslerin ilişkilendirilmelerini, yetki ve sorumlulukları tanımlar.

 

Üniversitemizde kurulan Kalite Yönetim Sistemi’nde,  Diş Hekimliği ve Tıp Fakültelerinin sağlık hizmetleri ve Uygulama Araştırma Merkezlerinin faaliyetleri hariç Organizasyon Şeması’nda bulunan tüm birimler kapsam dâhilindedir.

 

Bu el kitabında fonksiyonları tanımlanmış her yönetici / birim / çalışan kendi yetki düzeyinde el kitabının şartlarını yerine getirmekten sorumludur.

 

Kalite el kitabı, üniversitemiz personeli için uyulması gereken bir rehber, yeni başlayan personel için bir eğitim aracı, yasal otorite ve müşteriler için bir tanıtım ve sunum kitabı niteliğindedir.

 

1. 1.  Organizasyon Şeması

Üniversitesinin organizasyon şeması Ek-1’de yer almaktadır.

 

1. 2. Misyon ve Vizyon

Recep Tayyip Erdoğan Üniversitesi kurum misyonu ve vizyonu, stratejik planda belirtilen faaliyetler kapsamında belirlenir ve tüm paydaşlara duyurulur. Recep Tayyip Erdoğan Üniversitesindeki tüm birimler, üniversitemizin misyon ve vizyonu doğrultusunda, kendi birimlerine ait misyon ve vizyon ifadelerini belirlerler.

 

1. 1. 1. Misyon

Üniversitemizin Misyonu;

İnsan merkezli eğitim-öğretim faaliyetleriyle milli ve manevi değerlerini özümsemiş nitelikli bireyler yetiştirmek, kaliteli sağlık hizmetleri sunmak, araştırma ve sosyal faaliyetlerini evrensel standartlarda yürüterek bölgenin ve ülkenin sosyal, kültürel, ekonomik, bilimsel ve teknolojik kalkınmasına katkı sağlamaktır.

 

1. 1. 2. Vizyon

Üniversitemizin Vizyonu;

Bilim ve teknolojik alanda rekabet gücüne sahip, evrensel düzeyde eğitim-öğretim veren, ulusal ve uluslararası düzeyde öğrenciler tarafından tercih edilen, özgün araştırmalarıyla tanınan, saygın bir üniversite olmaktır.

 

1. 3. Kalite Politikası

Recep Tayyip Erdoğan Üniversitesinin Kalite Politikası, Kalite Komisyonu tarafından kurum misyonu ve vizyonu ile uyumlu olacak, kurumumuzun stratejik amaç ve hedeflerini destekleyecek, kalite hedeflerinin belirlenmesinde çerçeve sağlayacak ve KYS’nin sürekli iyileştirilmesi için taahhüt verecek şekilde oluşturulmuştur.

 

Üniversitemizin Kalite Politikası;

Üniversitemizin misyonu ve vizyonu ile stratejik planda belirlenen eğitim, araştırma, girişimcilik, kurumsal kapasitenin geliştirilmesi ve toplumsal katkı alanlarındaki hedefleri doğrultusunda, 

• Kalite Güvence Sistemine paydaşlarımızın etkin katılımını sağlayarak katılımcı, paylaşımcı ve dinamik bir yönetim anlayışı ile iç ve dış paydaşların tüm süreçlerdeki ihtiyaç ve beklentilerini karşılamak,
• Öğrenci odaklı eğitim-öğretim anlayışıyla, değişen ve gelişen ihtiyaçlar doğrultusunda programlarını uluslararası standartlara uygun olarak güncelleyip nitelikli bireyler yetiştirmek,
• Ulusal ve uluslararası kalite standartları doğrultusunda teknolojik gelişmelerden de yararlanarak hizmet ve faaliyetleri sürekli iyileştirmek,
• Üniversitemizi, bilimsel araştırma faaliyetlerinde bölge ve ülke önceliklerini dikkate alan önemli bir bilgi üretim merkezi haline getirmek,
• Toplumsal duyarlılık ilkesiyle hareket eden, toplumun vicdanı ve sesi olan sosyal sorumluluk projeleri geliştirmek,
• Toplam Kalite Yönetimi anlayışıyla kaliteyi bir kültür haline getirmek, girişimcilik ve inovasyonu destekleyerek “Planla - Uygula - Kontrol et - Önlem al” yaklaşımını yaygınlaştırmaktır.

 

2. ATIF YAPILAN STANDART ve DOKÜMANLAR

Recep Tayyip Erdoğan Üniversitesi Kalite el kitabında diğer standart ve dokümanlara atıf yapılmaktadır. Bu atıflar metin içerisinde uygun yerlerde belirtilmiş ve Tablo 1’de liste halinde verilmiştir. Atıf yapılan standart ve dokümanın en son baskısı kullanılır.

 

Tablo 1: Atıf yapılan standart ve dokümanlar

Standart / Doküman No	Doküman Adı
TS-EN-ISO 9001:2015	Kalite Yönetim Sistemleri – Şartlar
ISO 10002:2018	Müşteri Memnuniyet Yönetim Sistemi Standardı
	Yükseköğretim Kalite Güvencesi ve Yükseköğretim Kalite Kurulu Yönetmeliği
	Üniversitemiz kalite yönetim sistemi kapsamında oluşturulan tüm iç ve dış kaynaklı dokümanlar.

 

3. TERİMLER ve TARİFLER

Bu standardın amaçları bakımından ISO 9001: 2015 standardında verilen terimler ve tarifler,  Tablo 2’deki terimler ve tarifler ile geçersiz kılınmadığı sürece geçerlidir.

 

Tablo 2: Terimler ve tarifler

Terimler / Tarifler	Açıklama
KEK	Kalite El Kitabı
KYS	Kalite Yönetim Sistemi
YGG	Yönetimin Gözden Geçirmesi
RTEÜ	Recep Tayyip Erdoğan Üniversitesi

 

 

 

4. KURULUŞUN BAĞLAMI
   1. Kuruluş ve Bağlamının Anlaşılması

Recep Tayyip Erdoğan Üniversitesi, amacı ve stratejik yönü ile ilgili olan kalite yönetim sistemlerinin amaçlanan sonucuna / sonuçlarına ulaşabilme yeteneğini etkileyen, iç ve dış hususları tayin etmiştir. Tayin edilen bu iç ve dış hususlar izlenir ve gözden geçirilir.

 

Üniversitemizin Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı tarafından her beş yılda bir kurumumuzun güçlü ve zayıf yönleri ile fırsat ve tehditlerinin belirlenebilmesi amacı ile hem iç paydaş hem de dış paydaş gözünden SWOT analizi gerçekleştirilir. SWOT analizi sonuçları değerlendirilerek kurumumuzun hedeflerine ulaşmasında etkili olacağı düşünülen güçlü yönlerinin etkinliğinin arttırılması, muhtemelen karşılaşabileceği sorunlara ilişkin zayıf yönlerinin iyileştirilmesi, çevresel faktörlerin doğuracağı olası tehditlerin bertaraf edilmesi ve fırsatların kuruma kazandıracağı stratejik amaçlar doğrultusunda temel ilke ve politikalarını, önceliklerini ve bunlara ulaşmak için izlenecek yol ve yöntemler ile kaynak dağılımını düzenleyen orta vadeli planlamayı içeren beş yıllık Stratejik Plan hazırlanır.

 

Üniversitemizde iç husus olarak; kurum kültürü, kurumsal değerler, bütçe imkanları ve alt yapı ve ekipman konuları belirlenmiştir.

 

Üniversitemizde dış husus olarak; yasal şartlar, coğrafi - çevresel şartlar, rekabet şartları, sanayi ve teknolojik şartlar, sosyal, kültürel ve ekonomik şartlar konuları belirlenmiştir.

 

İlgili Dokümanlar:

• RTEÜ 2018- 2022 Stratejik Planı

 

1. 1. 1. Tarihçe

Üniversitemizin Tarihçesi;

Üniversitemiz 17 Mart 2006 tarihinde 26111 Sayılı Resmi Gazete’de yayımlanan 5467 Sayılı “Yükseköğretim Kurumları Teşkilatı Kanunu, Yükseköğretim Kanunu, Kamu Mali Yönetim Kanunu, Telsiz Kanunu ile 78 ve 190 Sayılı Kanun Hükmünde Kararnamelerde Değişiklik Yapılması Hakkında Kanun’’ ile Rize ilinde “Rize Üniversitesi’’ adıyla kurulmuştur.

Bu kanunla;

 

3837 Sayılı kanunla1992 yılında Karadeniz Teknik Üniversitesine bağlı olarak kurulan İlahiyat Fakültesi ve Su Ürünleri Fakültesi; 01.09.1997 tarih ve 9892 sayılı Bakanlar Kurulu Kararıyla Karadeniz Teknik Üniversitesi’ne bağlı olarak kurulan Fen-Edebiyat Fakültesi ve Eğitim Fakültesi;

 

1976 tarihinde Milli Eğitim Bakanlığı’na bağlı olarak kurulan ve 1982 yılında Karadeniz Teknik Üniversitesine bağlanan Meslek Yüksekokulu; Yükseköğretim Genel Kurulunun 23.01.1996 gün ve 96.1.6 sayılı kararı ile Karadeniz Teknik Üniversitesine bağlı olarak kurulan Fındıklı Meslek Yüksekokulu; Yükseköğretim Genel Kurulunun 29.01.2003 tarih ve 226/2048 sayılı kararı ile Karadeniz Teknik Üniversitesine bağlı olarak kurulan Ardeşen Meslek Yüksekokulu ve Sağlı Hizmetleri Meslek Yüksekokulu;

 

Sağlık Bakanlığına bağlı iken, Yüksek Öğretim Genel Kurulunun 24.11.1992 tarih ve 4744- 19838 sayılı kararı ile Karadeniz Teknik Üniversitesine devredilen Sağlık Yüksekokulu; Tıp Fakültesi, Sosyal Bilimler Enstitüsü, Fen Bilimleri Enstitüsü ve Sağlık Bilimleri Enstitüsü birlikte kurulmuştur.

 

Üniversitemiz kuruluşundan itibaren hızla büyümeye devam etmiş, yeni fakülteler, yüksekokullar, meslek yüksekokulları ve araştırma merkezleri kurulmuş ve yeni bölümler açılmıştır. Bu tarihten sonra Üniversitemizin gelişimi aşağıdaki gibidir.

 

2008 yılında Yüksek Öğretim Genel Kurulunun 31.03.2008 tarih ve 1297 sayılı kararıyla Pazar ilçesinde Pazar Meslek Yüksekokulu ve 2008/13602 sayılı Bakanlar Kurulu Kararıyla da İktisadi ve İdari Bilimler Fakültesi;

 

2009 yılında 2009/19497 sayılı Bakanlar Kurulu kararıyla Derepazarı ilçesinde Turgut Kıran Denizcilik Yüksekokulu, 15 Aralık 2009 tarihinde de 2009/15637 sayılı Bakanlar Kurulu kararıyla Güneysu ilçesinde Güneysu Fizik Tedavi ve Rehabilitasyon Yüksekokulu; 2010 yılında 2010/782 sayılı Bakanlar Kurulu kararıyla Diş Hekimliği Fakültesi; 2011 yılında 2011/1595 sayılı Bakanlar Kurulu kararıyla Mühendislik Fakültesi, 2011/2276 sayılı Bakanlar Kurulu kararıyla Yabancı Diller Yüksekokulu kurulmuştur.

 

Üniversitemizin en köklü birimi olan Rize merkezdeki Meslek Yüksekokulu 09 Şubat 2012 tarihli Yükseköğretim Genel Kurulu kararıyla Sosyal Bilimler Meslek Yüksekokulu ve Teknik Bilimler Meslek Yüksekokulu olarak iki birime ayrılmıştır.

 

11 Nisan 2012 tarihinde yayımlanan 6287 sayılı “İlköğretim ve Eğitim Kanunu İle Bazı Kanunlarda Değişiklik Yapılmasına Dair Kanun” un 19’uncu maddesiyle “Rize Üniversitesinin” adı “Recep Tayyip Erdoğan Üniversitesi” olarak değiştirilmiştir.

 

Yine 2012 yılında 2012/3079 sayılı Bakanlar Kurulu Kararıyla ‘’Hukuk Fakültesi, Ziraat ve Doğa Bilimleri Fakültesi, Beden Eğitimi ve Spor Yüksekokulu, Ardeşen Turizm ve Otelcilik Yüksekokulu; 2012/3243 Sayılı Bakanlar Kurulu Kararıyla Güzel Sanatlar, Tasarım ve Mimarlık Fakültesi, Fındıklı Uygulamalı Bilimler Yüksekokulu; Yükseköğretim Genel Kurulunun 5 Nisan 2012 tarihli toplantısında da Adalet Meslek Yüksekokulu’’ kurulmuştur.

 

2015 yılında 2015/7723 sayılı Bakanlar Kurulu kararıyla Ardeşen Turizm ve Otelcilik Yüksekokulu kapatılarak yerine Ardeşen Turizm Fakültesi, 2016 yılında da 2016/8555 sayılı Bakanlar Kurulu kararıyla Turgut Kıran Denizcilik Yüksekokulu kapatılarak Turgut Kıran Denizcilik Fakültesi kurulmuştur.

 

Son olarak 2018 yılında 2018/12001 sayılı Bakanlar Kurulu kararıyla Eczacılık Fakültesi kurulmuş, Yükseköğretim Genel Kurulunun 16.08.2018 tarihli toplantısında da Fındıklı Yüksekokulu kapatılmıştır.”

 

1. 1. 2. Kuruluş ve Yerleşim

Recep Tayyip Erdoğan Üniversitesinin Rize il merkezinde Zihni Derin, Fener, İslampaşa, Atmeydanı, Kavaklı olmak üzere 5; Çayeli, Pazar, Derepazarı, Güneysu, Ardeşen, Fındıklı ve İyidere ilçelerinde 7 olmak üzere toplam 12 yerleşkeye sahiptir. Üniversitemizin Fakülte, Enstitü, Yüksekokul, Rektörlüğe Bağlı Bölümleri ve İdari Birimleri bu el kitabının 1.1. maddesindeki Üniversitesinin organizasyon şemasında belirtilmiştir.

 

 

 

1. 2. İlgili Tarafların İhtiyaç ve Beklentilerinin Anlaşılması

Recep Tayyip Erdoğan Üniversitesi hizmet sunduğu ilgili tarafları ve bu tarafların kalite yönetim sisteminden beklentilerini paydaş analizi ile belirler. Bu yöntem ile değerlendirilen paydaşların beklentileri her sene yapılan anketler vasıtası ile ölçülür.

 

Üniversitemiz uyguladığı Kalite Yönetim Sistemi kapsamında ilgili tarafların ihtiyaç ve beklentilerine cevap vermek üzere stratejik amaçlarını ve hedeflerini belirler. İlgili tarafların ve ihtiyaç ve beklentileri “RTEÜ.İB.0001 Üniversitemiz Kalite Yönetim Sistemini Etkileyen İlgili Tarafların İhtiyaç ve Beklentileri” dokümanında belirlenmiştir.

 

İlgili Dokümanlar:

• Paydaş Anketleri

 

1. 3. Kalite Yönetim Sisteminin Kapsamının Belirlenmesi

Recep Tayyip Erdoğan Üniversitesi İSO 9001:2015 Kalite Yönetim Sisteminin uygulanabilirliğinin değerlendirilmesi sonucunda sistemin kapsamı ve sınırları; “1- Eğitim-Öğretim”, “2- Araştırma-Geliştirme ve Topluma Hizmet”, “3- Yönetim, İdari ve Destek”, “4- Ölçme ve İyileştirme” olarak belirlenmiştir.

 

Üniversitemizde Kalite Yönetim Sisteminin 7.1.5.2 Ölçüm İzlenebilirliği ve 8.5.5 Teslim ve Teslimat Sonrası Faaliyetler maddeleri uygulanamamaktadır.

Ayrıca üniversitemiz ISO 10002:2018 Müşteri Memnuniyet Yönetim Sistemi Standardının tüm maddelerini uygulamaktadır.

 

1. 4. Kalite Yönetim Sistemi ve Prosesler

Recep Tayyip Erdoğan Üniversitesi Kalite Yönetimi Sistemi, Üniversitemiz Stratejik Planına paralel olarak TS EN ISO 9001:2015 standartları ile Yükseköğretim Kalite Güvencesi ve Yükseköğretim Kalite Kurulu Yönetmeliği’ne göre oluşturulmuştur. Belirlenen prosesler ve bunların birbiri ile etkileşimleri belirlenerek uygulanmakta, sürekliliği sağlanmakta ve devamlı iyileştirilmektedir.

Kalite Yönetim Sistemi oluşturulurken sistemin nasıl uygulandığını açıklayan kalite el kitabı ile prosesler, iş akışları, görev tanımları, prosedürler, talimatlar, formlar, planlar ve listeler oluşturulmuş ve dokümante edilmiştir.

 

Proseslerin etkin işletimi ve kontrolünü güvence altına almak için ihtiyaç duyulan kriter ve yöntemler (izleme, ölçme ve ilgili performans kriterleri dahil) Proses Hedef Kartlarında belirlenmiş olup Proses İzleme Kartları aracılığı ile izlenip veri analizi yöntemleri ile değerlendirilerek uygulanır.  Faaliyetler için ihtiyaç duyulan kaynaklar ile prosesler için yetki ve sorumluluklar hazırlanan Proses Hedef Kartlarında ve görev tanımlarında belirlenmiştir.

 

KYS Proseslerini değerlendirmek ve bu proseslerin istenen sonuçlara erişmesini güvence altına almak için ihtiyaç duyulan değişiklikler belirlenmiştir. Prosesler ve Kalite Yönetim Sisteminin iyileştirilmesi için gerekli çalışmalar yapılmakta olup birbiri ile etkileşim içinde olduğu ifade edilen Kalite Yönetim Sistemi Proseslerinin ölçme ve izleme sonuçlarının analiz edilmesi, gerektiğinde iyileştirme planlarının ve düzeltici faaliyetlerin yapılması, gerektiğinde politika ve amaçlarda düzenlemeye gidilmesi ve tüm bu süreçlerde gerekli kaynakların üst yönetim tarafından sağlanması suretiyle sürekli iyileştirilmektedir. Bu amaçlar için  “RTEÜ.PR.0001 Dokümanların Kontrolü Prosedürü”,   “RTEÜ.PR.0002 Uygunsuzluk ve Düzeltici Faaliyetler Prosedürü”,  “RTEÜ.PR.0003 İç Tetkik Prosedürü”,  “RTEÜ.PR.0004 Kayıtların Kontrolü Prosedürü” oluşturulmuştur. RTEÜ.PR.0005 Uygun Olmayan Hizmetlerin ve Ürünlerin Kontrolü Prosedürü,  RTEÜ.PR.0006 Yönetimin Gözden Geçirmesi Prosedürü oluşturulmuştur. Proseslerin risk ve fırsatları Madde 6.1’in şartlarına göre belirlenmiştir.

 

Recep Tayyip Erdoğan Üniversitesi Kalite Yönetim Sistemini uygulamak için gerekli görülen ana ve alt prosesler Proses Hedef Kartlarında belirlenmiş olup Tablo 3’te özetlenmiştir. Ayrıca Kalite Yönetim Sistemi kapsamında oluşturulan proseslerin etkileşim şeması Ek-2’de gösterilmiştir.

 

Üniversitemiz KYS kapsamında belirlenmiş proseslerin, çalışma kural ve metotları prosedürlerde ve İş Akış Şemalarında detaylı olarak tanımlanmış, “RTEÜ.LS.0002 Ana Doküman Listesi”nde belirtilmiştir.

 

Üniversitemiz, proseslerin planlanan şekilde yürütüldüğünden emin olmak için dokümante edilmiş bilgiyi kullanmaktadır. Proseslerin Değerlendirilmesi “Kurumsal Risk Yönetimi Yönergesi” üzerinden yapılmaktadır.

 

 

Tablo 3: Kalite Yönetim Sistemi proses etkileşimleri

Ana Prosesler		Alt Prosesler			İlişkili Prosesler
No	Adı	No	Kodu	Adı
1.	Eğitim öğretim prosesi	1.1.	RTEÜ.PK.0001	Programların tasarımı, onayı, sürekli izlenmesi ve güncellenmesi prosesi	Öğrencinin kabulü ve gelişimi, tanıma ve sertifikalandırma
		1.2.	RTEÜ.PK.0002	Öğrenci merkezli öğrenme, öğretme ve değerlendirme prosesi	Programların tasarımı, onayı, sürekli izlenmesi ve güncellenmesi prosesi
		1.3.	RTEÜ.PK.0003	Öğrencinin kabulü ve gelişimi, tanıma, sertifikalandırma ve eğitim öğretim kadrosu prosesi	Programların tasarımı, onayı, sürekli izlenmesi ve güncellenmesi prosesi
		1.4.	RTEÜ.PK.0004	Öğrenme kaynakları, erişilebilirlik ve destekler prosesi	Öğrenci merkezli öğrenme, öğretme ve değerlendirme prosesi Öğrencinin kabulü ve gelişimi, tanıma, sertifikalandırma ve eğitim öğretim kadrosu prosesi
2.	Araştırma geliştirme ve topluma hizmet prosesi	2.1.	RTEÜ.PK.0005	Araştırma kaynakları ve hedefleri prosesi	Araştırma performansının izlenmesi ve iyileştirilmesi
		2.2.	RTEÜ.PK.0006	Araştırma performansının izlenmesi ve iyileştirilmesi	Araştırma kaynakları ve hedefleri
3.	Yönetim, idari ve destek prosesi	3.1.	RTEÜ.PK.0007	Yönetimin etkinliği, birimlerin yapısı ve destek hizmetleri prosesi	Tüm prosesler
		3.2.	RTEÜ.PK.0008	Kurum dışından tedarik edilen hizmetler, bilgi yönetim sistemi ve kayakların yönetimi prosesi	Yönetimin etkinliği, birimlerin yapısı ve destek hizmetleri
4.	Ölçme ve iyileştirme prosesi	4.1.	RTEÜ.PK.0009	Paydaş memnuniyeti prosesi	Kalite yönetim sistemi iç tetkik prosesi
		4.2.	RTEÜ.PK.0010	Kalite yönetim sistemi iç tetkik prosesi	Paydaş memnuniyeti prosesi

 

İlgili Dokümanlar:

• RTEÜ.LS.0002 Ana Doküman Listesi
• RTEÜ.PK.0001 Programların Tasarımı, Onayı, Sürekli İzlenmesi ve Güncellenmesi  Prosesi
• RTEÜ.PK.0002 Öğrenci Merkezli Öğrenme, Öğretme ve Değerlendirme Prosesi          
• RTEÜ.PK.0003 Öğrencinin Kabulü ve Gelişimi, Tanıma, Sertifikalandırma ve Eğitim Öğretim Kadrosu Prosesi
• RTEÜ.PK.0004 Öğrenme Kaynakları, Erişilebilirlik ve Destekler Prosesi         
• RTEÜ.PK.0005 Araştırma Kaynakları ve Hedefleri      
• RTEÜ.PK.0006 Araştırma Performansının İzlenmesi ve İyileştirilmesi
• RTEÜ.PK.0007 Yönetimin Etkinliği, Birimlerin Yapısı ve Destek Hizmetleri Prosesi   
• RTEÜ.PK.0008 Kurum Dışından Tedarik Edilen Hizmetler, Bilgi Yönetim Sistemi ve Kayakların Yönetimi     
• RTEÜ.PK.0009 Paydaş Memnuniyeti Prosesi  
• RTEÜ.PK.0010 Kalite Yönetim Sistemi İç Tetkik Prosesi        
• RTEÜ.PR.0001 Dokümanların Kontrolü Prosedürü
• RTEÜ.PR.0002 Uygunsuzluk ve Düzeltici Faaliyetler Prosedürü
• RTEÜ.PR.0003 İç Tetkik Prosedürü
• RTEÜ.PR.0004 Kayıtların Kontrolü Prosedürü
• RTEÜ.PR.0005 Uygun Olmayan Hizmetlerin ve Ürünlerin Kontrolü Prosedürü
• RTEÜ.PR.0006 Yönetimin Gözden Geçirmesi Prosedürü

 

1. 5. Dokümante Edilmiş Bilginin Sürekliliği ve Muhafazası

Proseslerin işletimini desteklemek için dokümante edilmiş bilginin sürekliliğini sağlamak için iki ayrı yazılım geliştirilmiş olup bilgilerin sürekliliği ve muhafazası için prosesler ve ilgili kayıtlar her gün sonunda yedeklenmektedir.

 

İlgili Dokümanlar:

• RTEÜ.PR.0001 Dokümanların Kontrolü Prosedürü
• RTEÜ.PR.0004 Kayıtların Kontrolü Prosedürü
• ISO 9001-2015 Standardının 7.5.2-3 maddeleri

 

5. LİDERLİK
   1. Liderlik ve Taahhüt
      1. Genel

Recep Tayyip Erdoğan Üniversitesi Rektörlüğü, üniversitenin üst yönetimi olarak, KYS’nin geliştirilmesi, uygulanması ve etkinliğinin sürekli olarak arttırılmasını sağlamak için gereken tüm faaliyetlerin etkili bir şekilde yürütüleceğini taahhüt etmekte ve liderlik yapmaktadır.

Bu taahhüdün somut kanıtı ve bir gereği olarak üniversitemiz üst yönetimi;

 

1. Kalite yönetim sisteminin etkinliği için hesap verilebilirliğini, Yönetim Gözden Geçirme toplantılarında değerlendirir.
2. Kalite politikası ve kalite hedeflerini oluşturup ve bunların kuruluşun stratejik politikası ve kapsamı ile uyumlu olarak yönetilmesini sağlar.
3. Kalite yönetim sisteminin şartlarının,  üniversitemiz prosesleri ile entegre olduğunu güvence altına alır.
4. Proses yaklaşımı risk temelli oluşturulmuş olup risklerin yönetimi için Recep Tayyip Erdoğan Üniversitesi Kurumsal Risk Yönetimi Yönergesi hazırlanarak risk tabanlı düşünce bilinci teşvik eder.
5. Kalite yönetim sistemi için gerekli kaynakların varlığı proses hedef kartlarında belirlenerek güvence altına alır.
6. Etkin kalite yönetimi ve KYS’nin şartlarına uygunluğunu sağlamak için birim Kalite Komisyonları ve Birim Temsilcileri belirlenmiş olup ayrıca Kalite Koordinatörlüğü Birimi kurulmuştur. Kalite Koordinatörlüğü tarafından etkin bir Kalite Yönetim Sistemi kurulmaya çalışılır.
7. Kalite yönetim sisteminin hedeflenen çıktılarına ulaşmasını güvence altına almak için KYS yazılımı geliştirilmiş olup bu yazılım sayesinde proseslerde yer alan hedefler izlenip raporlanarak değerlendirir.
8. Kalite yönetim sisteminin etkinliğine katkı sağlamak için Üniversite Kalite Komisyonu, Kalite Yönetim Sistemi Çalışma Grubu kurulmuş olup bu komisyonları desteklemek üzere Kalite Koordinatörlüğüne personel atamaları yapılır.
1. Kalite yönetim sisteminin tüm çalışanlar tarafından benimsenmesi amacı ile eğitimler düzenlenir. Ayrıca Üniversite Kalite Komisyonu tarafından belirlenen üyelerce birimlere kalite bilincini artırmak üzere saha ziyaretleri yapılır.
10. Diğer ilgili yönetim sorumlularının kendi sorumluluk alanlarındaki uygulamalarını destekler.

 

İlgili Dokümanlar:

• RTEÜ.FR.0008 İç Tetkik Raporu Formu
• RTEÜ2018-2020 Stratejik Plan 
• RTEÜ.PR.0006 Yönetim Gözden Geçirme Prosedürü
• Yönetim Gözden Geçirme Tutanakları

 

1. 1. 2. Müşteri (Paydaş) Odaklılık

Recep Tayyip Erdoğan Üniversitesinde paydaş şartları yasal mevzuatlar çerçevesinde belirlenir, risk değerlendirme çalışmalarında müşteri memnuniyetini etkileyebilecek konular özellikle göz önünde bulundurulur.

 

Üniversitemiz üst yönetimi müşteri beklentilerinin belirlenmesi, karşılanması, izlenmesi ve sürekli iyileştirilmesi için faaliyetlerin yürütülmesi hususlarını taahhüt eder. Bunun için paydaşlara yönelik memnuniyet anketleri, çevrim içi hizmetler, düzeltici faaliyetler ve risk analizleri yapılır.

 

İlgili Dokümanlar:

• Kurumsal Risk Yönetimi Yönergesi
• Müşteri Memnuniyet Anketleri

 

1. 2. Politika
      1. Kalite Politikasının Oluşturulması                  

Recep Tayyip Erdoğan Üniversitesinin Kalite Politikası Kalite Komisyonu tarafından, kurum misyonu ve vizyonu ile uyumlu olacak, kurumumuzun stratejik amaç ve hedeflerini destekleyecek, kalite hedeflerinin belirlenmesinde çerçeve sağlayacak ve KYS’nin sürekli iyileştirilmesi için taahhüt verecek şekilde oluşturulur. Üniversitemiz kalite politikası Madde 1.4’te belirtildiği gibidir.

 

İlgili Dokümanlar:

• RTEÜ.PT.0001 Recep Tayyip Erdoğan Üniversitesi Kalite Politikası

• RTEÜ.MV.0001 Recep Tayyip Erdoğan Üniversitesi Misyonu ve Vizyonu

 

1. 1. 2. Kalite Politikasının Duyurulması

Recep Tayyip Erdoğan Üniversitesinin kalite politikası üniversitemizin internet sayfasında tüm paydaşlarımız ve kamuoyu ile paylaşılmaktadır. Kalite Politikasının uygunluğu, üst yönetim tarafından Yönetimin Gözden Geçirmesi toplantılarında gözden geçirilerek gerektiğinde revize edilir ve aynı yöntemle duyurulur.

 

İlgili Dokümanlar:

• RTEÜ.PR.0006 Yönetimin Gözden Geçirmesi Prosedürü
• RTEÜ.PT.0001 Recep Tayyip Erdoğan Üniversitesi Kalite Politikası
• RTEÜ.MV.0001 Recep Tayyip Erdoğan Üniversitesi Misyonu ve Vizyonu
• Yönetim Gözden Geçirme Tutanakları

 

1. 3. Kurumsal Görev, Yetki ve Sorumluluklar 

Recep Tayyip Erdoğan Üniversitesinde faaliyetlerin KYS dokümantasyonunda tanımlanan kurallara uygun olarak yürütülmesi için Kalite Koordinatörlüğü kurulur, organizasyonel yapılanma oluşturulur, personelinin görev, sorumluluk ve yetkileri dokümante edilerek (internet sayfası, organizasyon şeması, prosedürler, proses hedef kartları)  çalışanlara duyurulur.

 

Proses kartlarında yer alan hedeflerin takibi için yazılım geliştirilir. Bu yazılım sayesinde her bir hedef için sorumlu birimler üç yıllık hedefler belirler. Her yılsonunda hedef gerçekleşmeleri takip edilerek raporlanır ve gerekli iyileştirme çalışmaları yapılır. Tüm birim yöneticileri, kendisine bağlı personeli bu konuda bilinçlendirerek görev, yetki ve sorumlulukların etkin bir şekilde uygulanmasını sağlar. Tüm personel, tanımlanmış olan görev ve sorumluluklarını eksiksiz olarak yerine getirir.

 

Kurum Yetkilisi, Kalite Koordinatörü ve Birim Kalite Temsilcileri aşağıda listelenen sorumluluklara ve bu sorumluluklar ile ilgili yetkilere sahiptir:

1. Kalite Yönetim Sistemi için gerekli süreçlerin belirlenmesi, uygulanması ve sürdürülmesinin sağlanması,
2. Kalite Yönetim Sistemi performansı ve iyileştirme için ihtiyaçların Kurumsal Yetkiliye raporlanması,
3. Üniversitede öğrenci odaklılık kavramının bilincinde olunmasının ve bu bilincin yaygınlaştırılmasının sağlanması,
4. Kalite Yönetim Sistemi ile ilgili konularda dış kuruluşlarla ilişkilerin yürütülmesi.

 

İlgili Dokümanlar:

• Organizasyon şeması
• Kalite Yönetim Sistemi Görev Tanımları
• Proses Hedef Kartları

 

6. PLANLAMA
   1. Risk ve Fırsatları Belirleme Faaliyetleri

Recep Tayyip Erdoğan Üniversitesi gerçekleştirdiği faaliyetleri değerlendirmek için Recep Tayyip Erdoğan Üniversitesi Kurumsal Risk Yönetimi Yönergesi’ni uygular. Bu yönerge kapsamında risk ve fırsatlar ile iç ve dış hususlar dikkate alınmak suretiyle belirlenir. Önemli riskler için kontrol sıklığı, riskin sahibi, riski azaltmak için yapılacak faaliyetler belirlenir. Tüm birimler kendi risklerini sürekli izler ve gözden geçirir.

 

İlgili Dokümanlar:

• Kalite Yönetim Sistemi Görev Tanımları
• Proses Hedef Kartları
• Recep Tayyip Erdoğan Üniversitesi Kurumsal Risk Yönetimi Yönergesi

 

1. 2. Kalite Hedefleri ve Bunlara Ulaşmak İçin Planlama

Recep Tayyip Erdoğan Üniversitesinin kalite hedefleri stratejik planda yer alan hedeflere uyumlu olarak belirlenir. Üniversitemizdeki tüm birimler stratejik planında ve Proses Kartlarında belirtilen hedefleri göz önüne alarak kendi birimleri için kalite hedeflerini belirler. Bu hedeflere ulaşabilmek için yapılacak faaliyetlere ilişkin planlamayı içeren aksiyon planları hazırlanır ve yönetimi sağlanır. Aksiyon planlarında yapılan işler, sorumlu, termin, kaynak, planlanan ve gerçekleşen zamanlar olarak kaydedilir ve hedef izleme kartları ile yıllık olarak takip edilir.

 

 

İlgili Dokümanlar:

• RTEÜ.İK.0001 Proses İzleme Kartı
• RTEÜ 2018 - 2022 Stratejik Plan
• Proses Kartları

 

1. 3. Değişikliklerin Planlanması 

Recep Tayyip Erdoğan Üniversitesi Kalite Yönetim Sisteminde değişiklik ihtiyacı tespit edildiğinde, değişiklikler “RTEÜ.PR.0001 Dokümanların Kontrolü Prosedürü”ne göre planlı bir şekilde yapılır.

 

İlgili Dokümanlar:

• RTEÜ.PR.0001 Dokümanların Kontrolü Prosedürü

 

 

7. DESTEK
   1. Kaynaklar
      1. Genel

Recep Tayyip Erdoğan Üniversitesi Rektörlüğü; KYS’nin uygulanması, sürdürülmesi ve etkinliğinin sürekli iyileştirilmesi, iç ve dış paydaşların ihtiyaç ve beklentilerinin yerine getirilmesiyle memnuniyetinin arttırılması için, gerekli kaynak ihtiyaçlarını belirleyerek temin eder. Bahsi geçen faaliyetler için gerekli olan insan kaynağı, alt yapı, eğitim, finans gibi kaynak ihtiyaçları ilgili mevzuatlar çerçevesinde temin eder.

 

1. 1. 2. Kişiler

Recep Tayyip Erdoğan Üniversitesi faaliyetlerini gerçekleştirmek için Üniversitemizde insan kaynağı ihtiyacı ilgili mevzuat çerçevesinde temin edilir. İşe alım ve yer değiştirmelerde personelin yetkinliğine dikkat edilir. Prosesler için gerekli sayı ve nitelikte personelin görevlendirilmesine önem verilir.

 

İlgili Dokümanlar:

• 2547 Sayılı Yükseköğretim Kanunu
• 2914 Yükseköğretim Personel Kanunu
• 657 Sayılı Devlet Memurları Kanunu
• Personel Dairesi Başkanlığı İş Akışları
• Yükseköğretim Üst Kuruluşları ile Yükseköğretim Kurumları Personel Görevde Yükselme ve Unvan Değişikliği Yönetmeliği

 

1. 1. 3. Altyapı

Recep Tayyip Erdoğan Üniversitesi’nde verilen hizmetin uygunluğunu sağlamak amacıyla gerekli altyapı ihtiyaçlar belirlenir ve temin edilir. Mevcut altyapının sürekli olarak çalışır durumda tutulması için bakım ve onarımları Kamu İhale Kanunu kapsamında tanımlanan usullerle gerçekleştirilir. Birimlerde kullanılan donanım ve teçhizata ait kayıtlar ilgili birim taşınır kayıt yetkilisi tarafından otomasyon sistemi üzerinden takip edilir. Kullanılan lisanslı yazılımlar Bilgi İşlem Daire Başkanlığı tarafından yönetilir.

 

 

Alt yapımızı;

1. Binalar, çalışma alanları ve bunlarla bağlantılı tesisler,
2. Yazılım, donanım, araç, gereç ve teçhizat
3. Destek hizmetleri (ulaştırma, iletişim veya bilgi sistemleri gibi) oluşmaktadır.

 

İlgili Dokümanlar:

• RTEÜ.PR.0009 Bakım Onarım Prosedürü
• 4737 Kamu İhale Kanunu

 

1. 1. 4. Proseslerin İşletimi İçin Ortam

Recep Tayyip Erdoğan Üniversitesi gerçekleştirdiği faaliyetlere yönelik olarak hizmetlerin uygunluğunu sağlamak için tüm personele uygun sosyal, psikolojik ve fiziksel çalışma ortamı sunar, ihtiyaçlara ve günün şartlarına uygun yasal mevzuatlara göre iyileştirmeler sağlar. Bu hususların takibi için anketler uygulanarak elde edilen sonuçlara göre gerekli iyileştirmeler yapılır. Ayrıca 5176 sayılı kanun gereği etik kurul oluşturulur ve bu kanuna göre faaliyetler yürütülür.

 

İlgili Dokümanlar:

• 5176 Sayılı Kamu Görevlileri Etik Kurulu
• Memnuniyet Anketleri
• İş Sağlığı ve Güvenliği İş Akışları
• İş Sağlığı Güvenliği Risk Analiz Raporu
• Yapı İşleri ve Teknik Dairesi Başkanlığı İş Akışları

 

1. 1. 5. İzleme ve Ölçme Kaynakları
2. 1. Genel

Kurumumuz müşterileri öğrenciler olarak değerlendirilmektedir. Öğrencilerin izlenmesi akademik takvim ve sınav sonuçlarına bağlı olup süreçlerin performansı kurumumuzca izlenmektedir.

1. 2. Ölçüm İzlenebilirliği

Kapsam dışıdır.

1. 6. Kurumsal Bilgi

Recep Tayyip Erdoğan Üniversitesi Rektörlüğünün faaliyetleri internet sayfamızda yayımlanarak duyurulur. Ayrıca aylık haber bülteni hazırlanarak basılı ve elektronik ortamda tüm öğrenci ve personellerin e-posta adreslerine gönderilir.

 

Üniversitemizde çalışanlara yönelik tecrübe ve örtük bilgi paylaşımı için oryantasyon programları yapılır. Göreve yeni başlayan personelin konusunda tecrübe sahibi personel yanında çalışması sağlanır.

 

1. 2. Yetkinlik

Recep Tayyip Erdoğan Üniversitesinde görevin gerektirdiği uygun eğitim ve öğretimin  beceri ve tecrübe yönünden yeterli olması ve gereken yeterliğe ulaştırılması esastır.  Üniversitemizde yeni personelin atamasında Rektör yetkilidir. Personel için gerekli nitelikler, ilgili yasal mevzuat şartları da dikkate alınarak belirlenir ve görev tanımları dokümante edilir. Personelin belirlenmiş nitelik kriterlerini sağlaması, niteliklerinin geliştirilmesi ve KYS’ye katkılarının arttırılması amacıyla, gereken eğitimler ve mentörlük hizmetleri veya diğer tedbirler planlı bir şekilde belirlenir ve uygulanır. Yeni başlayan tüm personele oryantasyon eğitimleri verilir. Bu amaçla, insan kaynakları yönetimine ilişkin genel esaslar ve uygulamalar, KYS dokümantasyonu kapsamında tanımlanır ve yürütülür.

 

Üniversitemiz bünyesindeki faaliyetlerin yeterli niteliklere sahip olan personel tarafından yapılmasını güvence altına almak için, çalışanların eğitim ihtiyaçları takip edilir, gerekli durumlarda iç yazışmayla çalışanların eğitim ihtiyaçları belirlenip değerlendirilir. Eğitim ihtiyaçları periyodik olarak gözden geçirilir. Bu ihtiyaçları karşılayacak yıllık eğitim planı Personel Daire Başkanlığı ve eğitimi gerek gören birimler tarafından “RTEÜ Hizmetiçi Eğitim Yönergesi” çerçevesinde yürütülür. Gerçekleşen eğitimler sonrası, eğitime katılanlar tarafından Eğitim Değerlendirme Formu doldurulur. Bilgilendirme, sempozyum, seminer, oryantasyon eğitimi, kongre, konferans ve Kurum dışında alınan eğitimlerin etkinlik değerlendirmesi yapılmaz. Eğitim faaliyetleri sonucu oluşan kayıtlar “RTEÜ.PR.0004 Kayıtların Kontrolü Prosedürü”ne göre muhafaza edilir.

 

İlgili Dokümanlar:

• RTEÜ Hizmetiçi Eğitim Yönergesi
• 657 Sayılı DM Kanunu
• 2547 YÖK Kanunu
• 2914 Yükseköğretim Personel Kanunu
• YÖK Kurumları Personeli Görevde Yükselme ve Unvan Değişikliği Yönetmeliği

 

1. 3. Farkındalık

Recep Tayyip Erdoğan Üniversitesi personeli için tüm birimlerde birim kalite komisyonları, kuruluşun / birimin tüm çalışanlarının farkındalığını artırmak için toplantılar ve etkinlikler düzenler. Üniversitemizin kalite politikası aracılığıyla, Üniversitenin ve birimin hedefleri, Personelin KYS’nin etkinliğine olan katkıları, KYS şartlarının yerine getirilmediği durumlarda müdahil olmak gibi konularda farkındalık kazandırılmaya çalışılır. Ayrıca birim kalite temsilcileri kendi görev alanlarında çalışan personele yılda en az bir kez KYS konusunda bilgilendirme yapar. Yapılan bu çalışmalar sonucu kazanılan farkındalık düzeyi düzenli olarak uygulanan anketler ile takip edilir.

 

1. 4. İletişim

Recep Tayyip Erdoğan Üniversitesi iç ve dış paydaşlarla etkili iletişim kurabilmek için gerekli tedbirleri alır. Bu doğrultuda iç paydaşları ile iletişimi Resmi Yazışmalarda Uygulanacak Usul ve Esaslar Hakkında Yönetmelik’e göre ve sistem dokümantasyonu, toplantılar, duyurular, ilan panoları, elektronik panolar, elektronik posta, telefon, akıllı telefonlar için geliştirilen mesajlaşma uygulamaları, kurum ve birimlere ait internet sayfaları yoluyla gerçekleştirir.

 

Üniversitemiz dış paydaşlarla iletişimi; yazışmalar, telefon, faks, yüz yüze görüşme, internet sayfası, toplantı, etkinlik ve E-İMER yoluyla sağlar.

 

Hem iç hem de dış iletişimde; ne ile iletişim kurulacak, ne zaman iletişim kurulacak, kiminle iletişim kurulacak, nasıl iletişim kurulacak, kimin iletişim kuracağı sorularının cevaplanması sağlanır.

 

 

İlgili Dokümanlar:

• Resmi Yazışmalarda Uygulanacak Usul ve Esaslar Hakkında Yönetmelik
• RTEÜ İnternet Sayfası

 

 

1. 5. Dokümante Edilmiş Bilgi
      1. Genel

Recep Tayyip Erdoğan Üniversitesinde KYS’nin uygulanması için standardın istediği dokümanlara ek olarak kalite el kitabı, prosedürler, talimatlar oluşturulur ve personelin erişimine açılır. Ayrıca KYS’nin kullanımı ve güncellenmesi amacıyla elektronik yazılım geliştirilir.

 

İlgili Dokümanlar:

• RTEÜ.LS.0002 Ana Doküman Listesi

 

 

 

1. 1. 2. Oluşturma ve Güncelleme  

Recep Tayyip Erdoğan Üniversitesinde uygulanan KYS, uygulamadaki tüm dokümanların oluşturulması, yayını, dağıtımı, revizyonu ve yürürlükten kaldırılması işlemlerini aşağıda belirtilen hususlar göz önüne alınarak hazırlanan “RTEÜ.PR.0001 Dokümanların Kontrolü Prosedürü”ne uygun olarak yürütür.

• Tanımlama ve açıklama (örnek; bir başlık, tarih, yazar veya referans numarası),
• Format (örnek; dil, yazılım sürümü, grafikler) ve ortam (örnek; kâğıt, elektronik),
• Uygunluk için gözden geçirme ve onay.

 

1. 1. 3. Dokümante Edilmiş Bilginin Kontrolü

Recep Tayyip Erdoğan Üniversitesinde KYS’nin belirlenen şartlara uygun olarak işletilmesini sağlamak için proses sahipleri tarafından oluşturulan ya da revize edilen dokümanlar ihtiyaç olduğu yer ve zamanda elektronik ortamda kullanıma hazır bulundurulur. Dokümanların uygun şekilde korunmasını  sağlamak için dağıtım, erişim, kullanım, tekrar kullanım, niteliğinin korunması, arşivleme, koruma, değişikliklerin kontrolü (örnek; sürüm kontrolü), muhafaza ve elden çıkarma işlemleri “RTEÜ.PR.0001 Dokümanların Kontrolü Prosedürü”nde belirtildiği şekilde gerçekleştirilir.

 

İlgili Dokümanlar:

• RTEÜ.PR.0001 Dokümanların Kontrolü Prosedürü

 

8. OPERASYON
   1. Operasyonel Planlama ve Kontrol

Recep Tayyip Erdoğan Üniversitesi tarafından verilen hizmetlerin özellikleri 2547 sayılı YÖK kanunu ile belirlenmiştir. Bu kanunla verilen görevlerin yerine getirilebilmesi için Üniversitemizin 2018-2022 Stratejik Planında amaç ve hedefler belirlenmiş olup bu hedeflerin gerçekleşmeleri düzenli olarak izlenmektedir. Ayrıca bu stratejik planda yer alan hedeflerle uyumlu olarak Kalite Yönetim Sistemi’nin gerekli şartlarını karşılamak amacıyla ihtiyaç duyulan “Eğitim Öğretim” -  “Araştırma Geliştirme ve Topluma Hizmet” -  “Yönetim, İdari ve Destek” -  “Ölçme ve İyileştirme” proseslerini ilgili birim planlamış ve oluşturmuştur, aynı zamanda birim söz konusu faaliyetleri uygulamakta ve kontrol etmektedir.

 

İlgili Dokümanlar:

• RTEÜ 2018 - 2022 Stratejik Plan
• Yükseköğretim Kalite Güvencesi Yönetmeliği
• 2547 sayılı YÖK kanunu
• Proses Kartları

 

1. 2. Ürün ve Hizmetler İçin Şartlar
      1. Müşteri ile İletişim

Recep Tayyip Erdoğan Üniversitesi paydaşlarla etkili iletişim sağlanması amacıyla paydaşların dilek, görüş ve önerilerinin alınabileceği program yazılımını (E-İMER) kullanılır. Paydaşların eğitim-öğretim hizmetleri, danışmanlık hizmetleri, bilgi üretimi (akademik yayın, patent / know how, proje vb.) ve bilgi transferi ile ilgili bilgi paylaşımı, paydaş mülkiyeti ile ilgili her türlü kontrol ve beklenmedik durumlarda şartların belirtilmesi ilgili yazılım üzerinden yürütülür. Paydaş geri bildirimleri “RTEÜ.PR.0008 Paydaş Geri Bildirim Yönetimi Prosedürü”ne göre yönetilir.

 

İlgili Dokümanlar:

• RTEÜ.PR.0008 Paydaş Geri Bildirim Yönetimi Prosedürü
• 4982 sayılı Bilgi Edinme Hakkı Kanunu

 

1. 1. 2. Ürün ve Hizmetler İçin Şartların Tayin Edilmesi

Recep Tayyip Erdoğan Üniversitesi gerçekleştirdiği tüm faaliyetleri ve hizmetleri 2547 YÖK Kanunu, Yükseköğretim Kalite Kurulu Ölçütleri, Bologna Süreci, Türkiye Yeterlilikler Çerçevesi, iç ve dış paydaşların ihtiyaç, beklentileri ve diğer yasal mevzuatlar doğrultusundaki yönetmelik, yönerge ve talimatlara göre yerine getirir. Bu şartlara uygunluğun kontrolü Yükseköğretim Kalite Kurulu Dış Değerlendirme, Kurum İç Değerlendirme ve İç Denetim yoluyla gerçekleştirilir.

 

İlgili Dokümanlar:

• www.mevzuat.gov.tr

 

1. 1. 3. Ürün ve Hizmetler İçin Şartların Gözden Geçirilmesi

Recep Tayyip Erdoğan Üniversitesi vermiş olduğu hizmetler için gerekli şartları karşılar ve yapmış olduğu tüm faaliyetleri, ilgili dokümanlarda verilen kanun, yönetmelik, yönerge ve talimatlarda belirtilen şartlara uygun olarak hazırlar ve gözden geçirir.

 

İlgili Dokümanlar:

• RTEÜ.PR.0001 Dokümanların Kontrolü Prosedürü
• RTEÜ.PR.0004 Kayıtların Kontrolü Prosedürü
• Akademik Birimler İş Akışları
• Rektörlük Birimleri İş Akışları
• Yönetim Kurulu ve Senato Toplantı Kararları
• Yönetim Gözden Geçirme Tutanakları
• www.mevzuat.gov.tr

 

 

 

1. 1. 4. Ürün ve Hizmetler İçin Şartların Değişmesi

Recep Tayyip Erdoğan Üniversitesi sunduğu hizmetlerin şartlarının değişmesi durumunda meydana gelen değişiklikleri tüm paydaşlara resmi yazı, faks, e-mail ve internet sayfasında duyurmak suretiyle bildirir.

 

İlgili dokumanlar:

• www.erdogan.edu.tr

 

1. 3. Ürün ve Hizmetlerin Tasarımı Ve Geliştirilmesi

Recep Tayyip Erdoğan Üniversitesi, 2547 sayılı Yükseköğretim Kanunu ve Üst Politika Belgeleri çerçevesinde ürün ve hizmetlerin daha sonraki sunumunu güvence altına almak, izlemek ve sürekliliğini sağlamak için Programların Tasarımı, Onayı, Sürekli İzlenmesi ve Güncellenmesi ile Araştırma Kaynakları ve Hedefleri alt proseslerini oluşturur ve uygular.

Üniversitemizde programların açılması ve güncellenmesi Yükseköğretim Kurulu tarafından belirlenen mevzuata ve Bologna Sürecine uygun şekilde yürütüldüğü için “RTEÜ.PK.0001 Programların Tasarımı, Onayı, Sürekli İzlenmesi ve Güncellenmesi Prosesi” oluşturulurken ilgili mevzuat hükümleri uygulanır. Yeni programların açılması ve bunlarda değişiklik yapılmasına ilişkin uygulamalar, ilgili iş akış süreçlerinde tanımlanmıştır.

 

Araştırma, Geliştirme ve Topluma Hizmet Prosesi ile ilgili ürün ve hizmetlerin tasarımı “RTEÜ.PK.0005 Araştırma Kaynakları ve Hedefleri” alt prosesinde belirtildiği şekilde gerçekleştirilir.

Tasarım ve geliştirmenin planlanması, tasarım ve geliştirme girdileri, tasarım ve geliştirme çıktıları, tasarım ve geliştirme değişiklikleri bu proseslerde belirtildiği şekilde gerçekleştirilir.

 

İlgili Dokümanlar:    

• RTEÜ.PK.0001 Programların Tasarımı, Onayı, Sürekli İzlenmesi ve Güncellenmesi Prosesi
• RTEÜ.PK.0005 Araştırma Kaynakları ve Hedefleri Prosesi
• RTEÜ.PR.0013 Eğitim Öğretim Hizmetlerinin Tasarımı ve Geliştirilmesi Prosedürü
• RTEÜ.PR.0014 Eğitim Öğretim Hizmetlerinin Planlanması Prosedürü
• RTEÜ.PR.0015 Eğitim Öğretim Hizmetlerinin Gerçekleştirilmesi Prosedürü

 

1. 4. Dışarıdan Temin Edilen Proses, Ürün ve Hizmetlerin Kontrolü

Recep Tayyip Erdoğan Üniversitesi dışarıdan tedarik edilecek ürün ve hizmetlere ilişkin satın almaların belirlenmesi, bütçelenmesi, finansmanı, tedarikçi seçimi ve değerlendirmesine ilişkin süreçler ilgili yasal mevzuata (Kamu İhale Kanununa) uygun olarak yürütülmesine ilişkin yöntemini ve kontrollerini “RTEÜ.PR.0010 Satın Alma Prosedürü”nde tanımlamıştır.

 

Recep Tayyip Erdoğan Üniversitesi’nde satın alınan ürün ve hizmetin satın alma şartlarına uygunluğunun kontrolü, kabul ve muayene işlemlerinde izlenecek yol Kamu İhale Kanununa bağlı ikincil mevzuat ve “RTEÜ.PR.0010 Satın Alma Prosedürü”nde tanımlamıştır.

Recep Tayyip Erdoğan Üniversitesi’nde satın alma talepleri, ilgili birimler tarafından yasal mevzuat ve bütçe imkânları çerçevesinde değerlendirilmektedir. Birimler satın alınacak hizmet için uygun idari ve teknik şartnameleri hazırlar. Bu şartnameler Kamu İhale Mevzuatı uyarınca tedarikçilere duyurulur.

 

İlgili Dokumanlar:

• RTEÜ.PR.0010 Satın Alma Prosedürü
• www.mevzuat.gov.tr

 

1. 5. Üretim ve Hizmetin Sunumu

Recep Tayyip Erdoğan Üniversitesi üretim ve hizmet sunumu kontrolü ile tanımlama ve izlenebilirlik faaliyetlerini KYS kapsamında oluşturulan Ölçme ve İyileştirme Prosesine, kendi kontrolü ve kullanımında olan müşteri ya da dış tedarikçiye ait olan varlıkların yönetimini KYS kapsamında oluşturulan Kayıtların Kontrolü Prosedürüne uygun olarak yerine getirir.

 

Recep Tayyip Erdoğan Üniversitesi üretim ve hizmet çıktılarının muhafazasını ve sunduğu ürün ve hizmetlerin belirlenen şartlara sürekli uygun olmasını, değişikliklerin gözden geçirilmesinin sonuçları ile kişisel yetki değişikliklerini “RTEÜ.PR.0004 Kayıtların Kontrolü Prosedürü” ve “RTEÜ.PR.0001 Dokümanların Kontrolü Prosedürü”ne göre gerçekleştirir.

 

Recep Tayyip Erdoğan Üniversitesi’nin sağladığı hizmetlerde teslim sonrası faaliyetler uygulanmamakta olup, Standardın 8.5.5 maddesi uygulama dışındadır.

 

İlgili Dokumanlar:

• RTEÜ.PR.0001 Dokümanların Kontrolü Prosedürü
• RTEÜ.PR.0004 Kayıtların Kontrolü Prosedürü
• Ölçme ve İyileştirme Prosesi 

                   1. Hizmet Sağlamanın Kontrolü 

Üniversitemizde ana faaliyetler ve destek faaliyetlerini yerine getiren birimler bazında sunulan tüm hizmetler için iş akışları oluşturulmuş, hizmetlerin istenilen şekilde sunulması için gerekli altyapı çalışma ortamları, kontrol kriterleri, metodları oluşturulmuş. Diğer taraftan hizmetlerin sunumu esnasında oluşabilecek hatalar risk analizlerinde göz önüne alınmış. Bu hizmet faaliyetlerinin istenilen şartları karşılayıp karşılamadığı ilgili birimler tarafından kontrol edilerek kayıtları tutulmaktadır.

                    2. Tanımlama Ve İzlenebilirlik

Üniversitemiz bazında sunulan hizmetlere ait geriye dönük izlenebilirlik, öğrenci otomasyon bilgi sistemi üzerinden sunulan eğitimler, hizmetlerin çıktıları geriye dönük olarak izlenmektedir.

                    3. Tedarikçi Ve Müşteri Mülkiyeti

Üniversitemizde müşteri mülkiyetini öğrenci bilgileri, teminatlar, avanslar ve vb.leri oluşturmakta. Saklanması, korunması, muhafaza edilmesi, elden çıkartılması ilgili birimler tarafından gerçekleştirilmektedir.

                    4. Muhafaza

KYS dokümanın dağıtımı, erişimi, revizyonu ve dış kaynaklı dokümante edilmiş bilginin uygunluğunun delili olarak muhafaza edilmiş bilginin istenmeyen değişikliklere karşı korunması RTEÜ.PR.0001 Dokümanların Kontrolü Prosedürü'nde belirtilmiştir.

                   5. Teslimat Sonrası Faaliyetler

Üniversitemizde faaliyetleri çerçevesinde teslimat sonrası uygulamalar bulunmamakta olup uygulanmayan bir maddedir.

                   6. Ürün Ve Hizmet Sunumunda Değişiklikler

Üniversitemiz kapsamında sunulan hizmetlerde herhangi bir nedenden dolayı süreçlerde, hizmetlerde kullanılan malzeme, teçhizat vb. yapılan değişikliklerde istenen sonucu verip vermediği kontrol edilerek ilgili kayıtları muhafaza edilir.

1. 6. Ürün ve Hizmet Sunumu

Recep Tayyip Erdoğan Üniversitesi’nde sunulan ürün ve hizmetlerin belirlenen şartları karşılayıp karşılamadığı “RTEÜ.PR.0001 Dokümanların Kontrolü Prosedürü”, “RTEÜ.PR.0003 İç Tetkik Prosedürü”, “RTEÜ.PR.0006 Yönetimin Gözden Geçirmesi Prosedürü”, “RTEÜ.PR.0005 Uygun Olmayan Hizmetlerin Kontrolü Prosedürü” ve uygun olarak kontrol edilir.

 

İlgili Dokümanlar:

• RTEÜ.PR.0001 Dokümanların Kontrolü Prosedürü
• RTEÜ.PR.0003 İç Tetkik Prosedürü
• RTEÜ.PR.0005 Uygun Olmayan Hizmetlerin ve Ürünlerin Kontrolü Prosedürü
• RTEÜ.PR.0006 Yönetimin Gözden Geçirmesi Prosedürü

 

1. 7. Uygun Olmayan Çıktının Kontrolü

Recep Tayyip Erdoğan Üniversitesi şartlara uymayan proses çıktıları, ürünleri ve hizmetleri RTEÜ.PR.0005 Uygun Olmayan Hizmet ve Ürünlerin Kontrolü Prosedüründe tanımlamıştır. Ürün ve hizmetlerin istenmeden kullanılması veya sevkiyatının önlenmesi ve kontrol edilmesi RTEÜ.PR.0003 İç Tetkik Prosedürü, RTEÜ.PR.0004 Kayıtların Kontrolü Prosedürü, RTEÜ.PR.0002 Uygunsuzluk ve Düzeltici Faaliyet Prosedürüne uygun olarak sağlanır.

 

İlgili Dokümanlar:

• RTEÜ.PR.0002 Uygunsuzluk ve Düzeltici Faaliyet Prosedürü
• RTEÜ.PR.0003 İç Tetkik Prosedürü
• RTEÜ.PR.0004 Kayıtların Kontrolü Prosedürü
• RTEÜ.PR.0005 Uygun Olmayan Hizmet ve Ürünlerin  Kontrolü Prosedürü

 

 

9. PERFORMANS DEĞERLENDİRME
   1. İzleme, Ölçme, Analiz ve Değerlendirme
      1. Genel

Recep Tayyip Erdoğan Üniversitesi sunduğu hizmetlerin uygunluğunu ve kalite yönetim sisteminin etkinliğini izlemek, ölçmek, analiz etmek ve değerlendirmek için gerekli dokümanları oluşturmuş ve metodlarını belirlemiştir. İzleme ve ölçümlerin ne zaman yapılacağı, sonuçların nasıl analiz edileceği, nasıl değerlendirileceği “RTEÜ.PR.0006 Yönetim Gözden Geçirmesi Prosedürü”ne göre gerçekleştirir.

 

İlgili Doküman:

• RTEÜ 2018 – 2022 Stratejik Planı
• RTEÜ.PR.0006 Yönetimin Gözden Geçirmesi Prosedürü

 

1. 1. 2. Müşteri memnuniyeti

Recep Tayyip Erdoğan Üniversitesi anketler, yüz yüze görüşmeler, internet sayfaları üzerinde yer alan iletişim linkleri, e-posta ve benzeri araçlar ile paydaşların ihtiyaç ve beklentilerinin karşılanma derecesine dair memnuniyet düzeyini izlemek için Paydaş Geri bildirim Yönetimi Prosedürünü oluşturmuş ve uygulamaktadır. Prosedüre uygun olarak toplanan veriler analiz edilerek değerlendirilir, değerlendirme sonuçları YGG toplantılarında ele alınır ve bir sonraki yıl için iyileştirme çalışmaları planlanır.

Paydaş Geri Bildirim Yönetimi Prosedürü, TS EN ISO 9001:2015 ve ISO 10002:2018 standartları ile uyumludur.

 

İlgili Dokümanlar:

• RTEÜ.PR.0002 Uygunsuzluk ve Düzeltici Faaliyet Prosedürü
• RTEÜ.PR.0006 Yönetimin Gözden Geçirmesi Prosedürü
• RTEÜ.PR.0007 Anket Hazırlama Prosedürü
• RTEÜ.PR.0008 Paydaş Geri Bildirim Yönetimi Prosedürü

 

1. 1. 3. Analiz ve Değerlendirme

Recep Tayyip Erdoğan Üniversitesi ürün ve hizmetlerin şartlara uygunluğunu göstermek, müşteri memnuniyetini tayin etmek ve artırmak, KYS’nin etkinliği ve uygunluğundan emin olmak, planlamanın başarılı bir şekilde uygulandığını göstermek, proseslerin performansını tayin etmek, dış tedarikçilerin performansını tayin etmek, KYS içindeki iyileştirmeler için ihtiyaç veya fırsatları belirlemek için uygun veriyi “RTEÜ.PR.0005 Uygun Olmayan Hizmet ve Ürünlerin  Kontrolü Prosedürü”, “RTEÜ Risk Yönergesi”, “RTEÜ.PR.0002 Uygunsuzluk ve Düzeltici Faaliyet Prosedürü”nde belirtildiği şekilde belirler, bilgiyi analiz eder ve değerlendirir. Analiz ve değerlendirmenin sonuçları YGG toplantılarında ele alınır.

 

İlgili Dokümanlar:

• RTEÜ.PR.0002 Uygunsuzluk ve Düzeltici Faaliyet Prosedürü
• RTEÜ.PR.0005 Uygun Olmayan Hizmet ve Ürünlerin  Kontrolü Prosedürü
• RTEÜ.PR.0006 Yönetimin Gözden Geçirmesi Prosedürü
• RTEÜ Risk Yönetimi Yönergesi

 

 

 

9.2.İç Tetkik

Recep Tayyip Erdoğan Üniversitesinde, TS EN ISO 9001:2015 ve ISO 10002 ile YÖK Kalite Ölçütleri kapsamında, bu standartlara ilişkin faaliyetlerin ve bu faaliyetlerin sonuçlarının adı geçen sistem şartlarına ve planlanan düzenlemelere uygunluğunu doğrulamak; bahsi geçen sistemlerin etkinliğini izlemek ve sürekliliğini sağlamak amacıyla değerlendirme yapabilmek için “RTEÜ.PR.0003 İç Tetkik Prosedürü”nde belirtildiği şekilde belirli aralıklarla iç tetkikler planlanır, yerine getirilir, raporlanır ve takibi yapılır.

 

İlgili Dokümanlar:

• RTEÜ.PR.0003 İç Tetkik Prosedürü
• RTEÜ.PR.0004 Kayıtların Kontrolü Prosedürü

 

9.3.Yönetimin Gözden Geçirmesi

Recep Tayyip Erdoğan Üniversitesi Kalite Yönetim Sistemi, politika, hedef ve proseslerdeki değişiklik ihtiyaçlarının değerlendirilmesi ve Kalite Yönetim Sisteminin uygunluğunu, yeterliliğini ve etkinliğini gözden geçirmek amacıyla yılda en az bir defa YGG toplantıların düzenler. YGG toplantılarının planlanması, duyurulması, raporlanması “RTEÜ.PR.0006 Yönetim Gözden Geçirme Prosedürü”nde belirtildiği şekilde gerçekleştirilir.

 

Üniversitemizde yılda en az bir kez yapılan YGG toplantılarının girdileri aşağıda tanımlanmıştır:

• Misyon ve Vizyon ifadelerinin güncellik durumu,
• Kalite Politikasının güncellik durumu,
• Stratejik Plan ve Kalite hedefleri ilerleme raporları,
• İç ve Dış denetimlerin sonuçları,
• Öğrenci ve diğer paydaş geri bildirimleri, öneri ve şikâyetleri,
• Düzeltici faaliyetlerin durumu,
• Tedarikçi performans ölçümleri,
• Risk ve paydaş analizlerinin gözden geçirilmesi,
• Yasal mevzuat değişiklikleri ve kalite yönetim sistemini etkileyebilecek değişikler,
• Bir önceki yönetim gözden geçirmesine ait takip faaliyetleri,
• İyileştirme için öneriler.

 

Yönetimin gözden geçirmesi çıktıları iyileştirme için fırsatlara, Kalite Yönetim Sistemi ile ilgili her türlü değişiklik ihtiyacına, ihtiyaç duyulan kaynaklarla ilgili kararları içerecek şekilde belirlenir.

 

Üniversitemiz yönetimin gözden geçirmesi sonuçlarını “RTEÜ.FR.0009 Yönetim Gözden Geçirme Raporu Formu” kullanılarak dokümante edilir ve “RTEÜ.PR.0001 Dokümanların Kontrolü Prosedürü”ne göre muhafaza edilir. Üst Yönetimin gerekli görmesi halinde farklı periyodlarda ek Yönetim Gözden Geçirme faaliyeti yapılabilir.

 

İlgili Dokümanlar:

• RTEÜ.PR.0001 Dokümanların Kontrolü Prosedürü
• RTEÜ.PR.0003 İç Tetkik Prosedürü
• RTEÜ.PR.0006 Yönetim Gözden Geçirme Prosedürü
• Yönetim Gözden Geçirme Tutanakları

 

10. İYİLEŞTIRME
    1. Genel

Recep Tayyip Erdoğan Üniversitesi iyileştirme için fırsatları belirler, müşteri şartlarını karşılamak ve müşteri memnuniyetini arttırmak için gerekli tüm faaliyetleri uygular. Bu amaçla ürün ve hizmetleri iyileştirmeye, istenmeyen etkileri düzeltmeye, önlemeye veya azaltmaya ve Kalite Yönetim Sisteminin performans ve etkinliğini arttırmaya yönelik faaliyetler gerçekleştirir.

 

Kalite Yönetim Sistemi Kalite Politikasının ve hedeflerinin bütün birimlerde anlaşılıp uygulanmasının sağlanması, tetkik sonuçlarının analizi, düzeltici faaliyetlerin etkin bir şekilde uygulanması ve yönetimin gözden geçirmesi yoluyla iyileştirilmektedir.

 

1. 2. Uygunsuzluk ve Düzeltici Faaliyet

Recep Tayyip Erdoğan Üniversitesi Kalite Yönetim Sistemi kapsamında hizmetlerini gerçekleştirirken tespit edilen uygunsuzlukların nedenini ortadan kaldırmak ve tekrarını önlemek için uygunsuzlukları ve ilgili faaliyetleri ile sonuçlarını “RTEÜ.PR.0005 Uygun Olmayan Hizmetlerin ve Ürünlerin Kontrolü Prosedürü” ile “RTEÜ.PR.0002 Uygunsuzluk ve Düzeltici Faaliyetler Prosedürü”ne göre gerçekleştirir ve “RTEÜ.PR.0004 Kayıtların Kontrolü Prosedürü”ne göre muhafaza eder.

 

Bu amaçla;

• Uygunsuzlukların gözden geçirilmesi,
• Uygunsuzlukların nedenlerinin belirlenmesi,
• Uygunsuzlukların tekrarlanmasını önlemek için faaliyet ihtiyacının değerlendirilmesi,
• Gerekli faaliyetin belirlenmesi ve uygulanması,
• Başlatılan faaliyetin sonuçlarının kayıtları,
• Başlatılan düzeltici faaliyetin etkinliğinin gözden geçirilmesi faaliyetlerini gerçekleştirir.

 

İlgili Dokümanlar:

• RTEÜ.PR.0002 Uygunsuzluk ve Düzeltici Faaliyetler Prosedürü
• RTEÜ.PR.0003 İç Tetkik Prosedürü
• RTEÜ.PR.0004 Kayıtların Kontrolü Prosedürü
• RTEÜ.PR.0005 Uygun Olmayan Hizmetlerin ve Ürünlerin Kontrolü Prosedürü
• RTEÜ.PR.0006 Yönetimin Gözden Geçirmesi Prosedürü
• İç Tetkik Tutanakları
• Yönetim Gözden Geçirme Tutanakları

 

1. 3. Sürekli İyileştirme

Recep Tayyip Erdoğan Üniversitesi kalite politikası, kalite hedefleri, iç / dış tetkik / değerlendirme sonuçları, veri analizi, düzeltici faaliyetler, uygun olmayan hizmet ve ürünlerin kontrolü ve yönetimin gözden geçirmelerini kullanarak kalite yönetim sisteminin etkinliğini sürekli iyileştirir.

 

İlgili Dokümanlar:

• RTEÜ.PR.0006 Yönetim Gözden Geçirme Prosedürü
• RTEÜ.PR.0003 İç Tetkik Prosedürü
• İç Tetkik Tutanakları
• Yönetim Gözden Geçirme Tutanakları

 

Tablo 4: Revizyon takip tablosu         

Revizyon No	Tarih	Açıklama
02	12.11.2019	Doküman numaralarında düzeltme yapılmıştır.
03	10.12.2020	7.1.5.-7.1.6. değişiklik yapılmıştır 7.1.5.1. ve 7.1.5.2. maddeleri eklenmiştir. 8.5. maddesinin altına altı başlık daha eklenmiştir.
04	24.12.2021	2. Atıf Yapılan Standart ve Dokümanlar başlığına ISO 10002:2018 Müşteri Memnuniyet Yönetim Sistemi Standardı eklendi. 4.3. Kalite Yönetim Sisteminin Kapsamının Belirlenmesi başlığında ISO 10002 kapsamında düzenleme yapıldı. 9.1.2. Müşteri Memnuniyeti başlığında Paydaş Geri Bildirim Yönetimi Prosedürü kapsamında eklemeler yapıldı. 9.2. İç Tetkik başlığında ISO 10002 Müşteri Memnuniyeti Yönetim Sistemi kapsamında eklemeler yapıldı.