Döküman No
RTEÜ.LS.0001
Yayın Tarihi
25.07.2019
Revizyon Tarihi
22.10.2020
Revizyon No
3
Hazırlayan
KYS Çalışma Grubu
Onaylayan
Kalite Koordinatörü

Tetkik Tarihi:

Tetkik Edilen Birim: 

 

 

 

 

 

UDF Açılması Gerekli Mi?

Tetkik Edilecek Birim

Madde No

ISO 9001: 2015

Madde 4.0, 4.1, 4.2, 4.3, 4.4

Madde 5.0, 5.1, 5.2, 5.3

Madde 6.0, 6.1, 6.2, 6.3

Madde 7.0, 7.1, 7.2, 7.3

Madde 8.2, 8.3, 8.4, 8.5

Madde 9.0, 9,1, 9.2, 9.3, 9.4, 9.5

Madde 10.1, 10.2, 10.3

Standarda Uygun

Standarda Uygun Değil

Açıklama

Evet

Hayır

Üst Yönetim

1

Üniversitenin kalite hedeflerinin belirlenmesi

 

2

Yönetim tarafından gözden geçirme faaliyetlerinin yapılması

 

3

Yönetimin gözden geçirme faaliyetleri sonrası alınan kararların paydaşlara duyurulması

 

4

Üniversitenin kalite politikası, misyonu ve vizyonunun kamuoyuna açılması

 

5

Üniversitenin kalite politikası, misyonu ve vizyonunun duyurulması

 

6

Üst yönetimin KYS kapsamında standart gerekliliklerini sağlayabilmesi için liderlik ve taahhüt faaliyetlerini yerine getirmesi

 

7

Üst Yönetim paydaş geri bildirim prosedürünün oluşturulması

 

Tüm Birimler

8

Üniversitenin kalite politikası, misyonu ve vizyonu ile ilgili personele, bilgilendirme ve duyuruların yapılması

 

9

Üniversitenin kalite politikası, misyonu ve vizyonu çalışanlar tarafından biliniyor olması

 

10

Personel görev tanımlarının oluşturulması

 

11

Personel görev dağılımının yapılması ve tebliğ edilmesi

 

12

Birim kendi iç ve dış paydaşlarını belirleyerek (Paydaş Analiz Tablosu) çalışanlarına ilan etmesi

 

13

Birimin, birime özgü (kendi) iç paydaşlarının memnuniyet ve beklentilerini (Anket, görüşme, toplantı vb. yollarla) takip etmesi

 

14

Birimin, birime özgü (kendi) dış paydaşlarının memnuniyet ve beklentilerini (Anket, görüşme, toplantı vb. yollarla) takip etmesi

 

15

Birimin, kendi iç ve dış paydaşlarının memnuniyet ve beklentilerini takip amacıyla yürüttüğü faaliyetlerden ulaştığı verileri analiz ederek değerlendirmesi

 

16

Birimin tetkik raporları ve veri analizi sonucu (anketler vb.) elde ettiği bilgileri paydaş memnuniyetinin artırılmasına yönelik kullandığı alanların mevcut olması

 

17

Birim personelinin, proses kartlarıyla birimine tanımlanan hedefleri biliyor olması

 

18

Birime tanımlı hedef ve eylemlerin gerçekleştirilmesi sağlamak amacıyla aksiyon planlarının oluşturulması

 

19

Aksiyon Planlarında yer alan hedeflerin gerçekleşme düzeyi

 

20

Proses kartlarıyla birime tanımlanan hedefleri gerçekleştirmeye yönelik yeterli kaynağın mevcut olması

 

21

İlgili prosesler ve hedeflerin gerçekleştirilmesiyle ilgili risklerin belirlenmesi

 

22

Risklerin ortadan kaldırılması / minimize edilmesi ile ilgili çalışmalar yapılması

 

23

Kalite Yönetim Sisteminin ihtiyaç duyduğu prosedürlerin / dokümanların mevcut ve güncel olarak kullanımda olması

 

24

Dokümanların hazırlanması onayı dağıtımı ve kontrolünün ilgili prosedüre uygun olarak yapılması

 

25

Merkezi olarak elektronik ortama kaydedilenler (dokümantasyon sistemi, iş akış sistemi, vb.) dışında kalan dokümanların (Birim toplantı tutanakları, birim iç/dış paydaş analizleri vb.) elektronik ortamda yedeklenmesi, korunabilir ve ulaşılabilir durumda olması

 

26

Doküman veya kayıtların muhafazasının ve arşivlenmesinin ilgili prosedürlere uygun olarak yapılması

 

27

Organizasyon Şemasının mevut ve güncel olması

 

28

Birim / Bölüm Yöneticisinin sorumlu olunan yasal şartlar ve mevzuat hakkında bilgi sahibi olması.

 

29

Birim / Bölümün performansı hakkında tüm birim / bölüm çalışanlarının haberdar olması

 

30

Hizmetlerin gerçekleştirilmesi için gerekli olan yazılım ve donanımın mevcut olması.

 

31

Hizmeti gerçekleştirmek üzere gerekli olan tüm ekipman ve teçhizatın mevcut olması

 

32

Hizmet sunumunu aksatabilecek ekipmanlar / teçhizatlar için bakım planlarının yapılması ve gerçekleştirilen bakımların kayıt altına alınması

 

33

Birimde kullanılan taşınmaz malların kayıt altında olması ve ilgililere teslimin mevzuata uygun olması

 

34

Üçüncü şahıslara hizmet veren cihazlar olması durumunda kalibrasyon hizmetlerinin yapılıyor olması

 

35

Birim web sayfasının güncel olması

 

36

Birim web sayfasında birim hakkında yeterli derecede bilgi bulunması

 

37

KYS’nin etkin bir şekilde uygulanması, proseslerinin işleyişi ve kontrolü için gerekli personellerin (Kalite Sorumluları) belirlenmesi

 

38

Ortamın uygunluğu ile ilgili faktörler belirlenirken, çevre, beşeri ve fiziksel şartların dikkate alınması

 

39

Birime ait dergi vb.. sürekli yayınlar var ise bu tür yayınlara tüm paydaşların erişilebilirliğinin sağlanması

 

40

Birim faaliyet raporlarında yer alan verilerin birimdeki faaliyetleri anlatması için yeterli düzeyde olması ve yıllar itibariyle karşılaştırmalı olarak yapılıyor olması

 

41

Akademik personelin performansının ölçülmesi

 

42

İdari personelin performansının ölçülmesi

 

43

Birimde iç iletişim yöntemlerinin tanımlanması ve uygulanması (toplantı,  mail vb.)

 

44

Birimde dış iletişim yöntemlerinin tanımlanması ve uygulanması (paydaş görüşmeleri, paydaş toplantıları vb.)

 

45

İş akışlarının hazır ve güncel olması

 

46

İş akışlarının fiili uygulama ile örtüşüyor olması

 

47

Birimlerdeki tüm ofisler, ortak kullanım alanları, çalışma bölgeleri,  dosya sırtları ve demirbaşların prosedürlere uygun olarak tanımlanmış olması

 

48

Birimlerde yapılan işlerin geriye doğru izlenebilirliğinin sağlanması

 

49

İç tetkik sonucu tespit edilen uygunsuzlukların  ve açılan düzeltici faaliyetlerin takip edilmesi

 

50

İç tetkik sonucu kayıt altına alınan düzeltici faaliyetlerin uygulanması

 

51

Uygunsuzluklar için düzeltici faaliyetlerin planlanması ve uygulanması

 

52

Birimin, daha önce ortaya çıkan uygunsuzluğun tekrarını önlemek amacıyla uygunsuzlukların nedenini giderecek düzeltici faaliyetleri başlatması

 

53

Tamamlanan uygunsuzluk ve düzeltici faaliyetlerin etkinliklerinin kontrol edilmesi

 

54

Uygunsuzluk ve düzeltici faaliyetlere ilişkin kayıtların muhafaza edilmesi

 

55

İç deneticiler tarafından gerçekleştirilen İç denetim sonucu ortaya çıkan uygunsuzluklar için düzeltici faaliyetlerin planlanması

 

56

İç deneticiler tarafından gerçekleştirilen İç denetim sonucu ortaya çıkan uygunsuzluklar için düzeltici faaliyetlerin planlanması

 

Kalite Koordinatörlüğü

57

Kalite Yönetim Sisteminde kapsam dışı tutulan maddelerin gerekçeleri ile birlikte dokümante edilmesi

 

58

Kalite Yönetim Sistemi kapsamında yürütülen faaliyetlere ilişkin oluşturulan dokümanların ilgili birimlere dağıtımının yapılarak sorumlu personellerin bilgilendirilmesi

 

59

İç hususlar, dış hususlar, kuruluş bağlamı ve paydaşların belirlenmesi

 

60

Dokümanların hazırlanması onayı dağıtımı ve kontrolünün dokümanların kontrol prosedürüne uygun olarak yapılması

 

61

Dokümanların elektronik ortamda yedeklenmesi, korunabilir ve ulaşılabilir durumda olması

 

62

Uygunsuzluk ve düzeltici faaliyetler ile ilgili dokümante edilmiş prosedür oluşturulması ve uygulanıyor olması

 

63

Proseslerin oluşturulması

 

64

Kaynakların doğru tanımlanmış olması ve tanımlanan kaynakların mevcut olması

 

65

Prosesler sonucunda ortaya konulan girdilerin çıktılarının mevcut olması

 

66

Proses sorumlularının belirlenmesi

 

67

Proseslerin ve hedeflerin izlenmesi

 

68

Dış kaynaklı dokümanların tanımlanması

 

69

Dış kaynaklı dokümanların güncel tutulması,  güncelleme yönteminin tanımlanması

 

70

Kalite El Kitabının mevcut ve güncel olması, erişilebilir durumda olması

 

71

İç ve dış hususlarla ilgili tarafların ihtiyaç ve beklentilerini göz önüne alarak risk ve fırsatların belirlenmesi

 

72

Risk ve fırsatlar için yöntem belirlenmesi ve uygulanması

 

73

Risk ve fırsatlara yönelik faaliyetlerin belirlenmesi

 

74

Risk ve fırsatlara yönelik belirlenen faaliyetlerin KYS sürecine entegre edilmiş olması

 

75

KYS kapsamı ve uygulanmasına yönelik olarak çalışanlara eğitim verilmesi ve bilgilendirme toplantıları yapılması

 

76

KYS kapsamında verilen eğitimlerle ilgili eğitim kayıtlarının oluşturulması

 

77

KYS’nin oluşturulması, uygulanması, sürdürülmesi ve sürekli iyileştirilmesi için gerekli olan kaynakların belirlenmiş ve sağlanmış olması

 

78

KYS’nin etkin bir şekilde uygulanması için gerekli alt yapının belirlenmiş, sağlanmış ve sürdürülmekte olması

 

79

KYS’nin kapsamının belirlenmesi ve dokümante edilmesi

 

80

KYS kapsamında izlenmesi ve ölçülmesi gereken verilerin belirlenmesi

 

81

İzleme ve ölçme işleminin uygulanmasının, sonuçlarının analiz edilmesi ve değerlendirmesine yönelik zaman planlanmasının yapılması

 

82

Verilerin hangi istatistiksel yöntemler ile analiz edileceği belirlenemsi

 

83

İç tetkikçilerin yeterli kalifikasyona (sertifika vb.) sahip olması

 

84

İç tetkik soru listelerinin mevcut olması

 

85

İç tetkikin planlanması, gerçekleştirilmesi, sonuçların rapor edilmesi ve kayıtların muhafaza edilmesi için sorumluluklar ve şartların dokümante edilmiş bir prosedürde tanımlanması

 

86

İç tetkikin planlamaya uygun olarak yapılması

 

87

Her bir tetkikin tetkik kriterleri ve kapsamının tanımlanması

 

88

Tetkik programı ve geçmiş tetkiklerin sonuçları da dahil olmak üzere, tetkik edilecek alanların ve proseslerin önem ve durumları dikkate alınarak planlanması

 

89

İç tetkik raporunun hazırlanması

 

90

İç tetkik sonucu dokümante edilen bilgi ve belgelerin ilgili prosedürlere uygun olarak saklanması

 

91

Düzenli periyotlarda Yönetimin Gözden Geçirme (YGG) toplantısı yapılması

 

92

YGG toplantı sunumlarının yapılması

 

93

YGG toplantı tutanağının oluşturulması

 

94

YGG gündeminin standarda uygun olarak belirlenmesi

 

95

Bir önceki YGG’ de alınan kararlar gerçekleştirilmesi

 

96

YGG’de alınan kararların sorumlu ve terminlerinin belirlenmesi

 

97

Bir önceki seneye ait YGG toplantı kaydının kayıt altında olması

 

Personel Dairesi Başkanlığı

98

Yeni başlayan personele yönelik oryantasyon eğitimlerinin planlanması ve uygulanması

 

99

Periyodik hizmet içi eğitim planına ulaşılabilmesi

 

100

Eğitim kayıtlarının tutulması

 

101

Eğitim sonrası memnuniyet/kazanımların ölçülmesi

 

102

İdari personelin performansının ölçülmesine yönelik düzenleme yapılması ve geliştirilmesi

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Adı Soyadı

İmza

Baş Tetkikçi

 

 

Tetkikçi

 

 

Tetkikçi

 

 

Tetkikçi