Tetkik Edilen Birim:
Tetkik Tarihi ve Saati:
Tetkik Edilecek Birim |
Madde No |
ISO 9001: 2015 Madde 4.0, 4.1, 4.2, 4.3, 4.4 Madde 5.0, 5.1, 5.2, 5.3 Madde 6.0, 6.1, 6.2, 6.3 Madde 7.0, 7.1, 7.2, 7.3 Madde 8.2, 8.3, 8.4, 8.5 Madde 9.0, 9,1, 9.2, 9.3, 9.4, 9.5 Madde 10.1, 10.2, 10.3 |
ISO 10002:2018 Madde 5.1, 5.2, 5.3 Madde 6.1, 6.2, 6.3, 6.4 Madde 7, 7.1, 7.6, 7.9 Madde 8.1, 8.3, 8.4, 8.5, 8.6, 8.7 |
Kapsam Dışı |
Standarda Uygun |
Standarda Uygun Değil |
Gözlem |
||
Üst Yönetim Kalite |
1 |
Üniversitenin kalite hedeflerinin belirlenmesi |
|
|
|
|
|||
2 |
Yönetim tarafından gözden geçirme faaliyetlerinin yapılması |
|
|
|
|
||||
3 |
Yönetimin gözden geçirme faaliyetleri sonrası alınan kararların paydaşlara duyurulması |
|
|
|
|
||||
4 |
Üniversitenin kalite politikası, misyonu ve vizyonunun kamuoyuna açılması |
|
|
|
|
||||
5 |
Üniversitenin kalite politikası, misyonu ve vizyonunun duyurulması |
|
|
|
|
||||
6 |
Üst yönetimin KYS kapsamında standart gerekliliklerini sağlayabilmesi için liderlik ve taahhüt faaliyetlerini yerine getirmesi |
|
|
|
|
||||
7 |
İdari personelin performansının ölçülmesine yönelik düzenleme yapılması ve geliştirilmesi |
|
|
|
|
||||
8 |
İdari personelin performansının ölçülmesi |
|
|
|
|
||||
9 |
Üst Yönetim paydaş geri bildirim prosedürünün oluşturulması |
|
|
|
|
||||
Tüm Birimler |
10 |
Üniversitenin, misyonu, vizyonu ve tüm politikalarının ilgili personele, bilgilendirme ve duyuruların yapılması |
|
|
|
|
|||
11 |
Üniversitenin, misyonu, vizyonu ve tüm politikalarının çalışanlar tarafından biliniyor olması |
|
|
|
|
||||
12 |
Personel görev tanımlarının oluşturulması (Ortak görevler dışında birime özgü hususlarda oluşturulması beklenmektedir. Ortak görev tanımları RTEÜ, birim görev tanımları birim kodu ile başlar) |
|
|
|
|
||||
13 |
Personel görev dağılımının yapılması ve tebliğ edilmesi (Birim web sitesinde idari personel listesinin altında görevlerinin yazması ve ayrıca görevlerin imza karşılığı tebliği sorgulanır) |
|
|
|
|
||||
14 |
|
|
|
|
|||||
15 |
Birimin, birime özgü (kendi) iç paydaşlarının memnuniyet ve beklentilerini (Anket, görüşme, toplantı vb. yollarla) takip etmesi |
|
|
|
|
||||
16 |
Birimin, birime özgü (kendi) dış paydaşlarının memnuniyet ve beklentilerini (Anket, görüşme, toplantı vb. yollarla) takip etmesi |
|
|
|
|
||||
17 |
Birimin, kendi iç ve dış paydaşlarının memnuniyet ve beklentilerini takip amacıyla yürüttüğü faaliyetlerden ulaştığı verileri analiz ederek değerlendirmesi |
|
|
|
|
||||
18 |
Üniversitemiz Paydaş Geri Bildirim Yönetimi Politikasının duyurulmuş olması |
|
|
|
|
||||
19 |
Şikâyetleri ele almak için gerekli kaynakların oluşturulması |
|
|
|
|
||||
20 |
Müşteri Memnuniyeti Yönetim Sistemi kapsamında görev yetki ve sorumlulukların belirlenmesi |
|
|
|
|
||||
21 |
Müşteri Memnuniyeti Yönetim Sistemi kapsamında görev yetki ve sorumlulukların biliniyor olması |
|
|
|
|
||||
22 |
Geri bildirimin alınma ve yönetimine yönelik sürecinin biliniyor olması |
|
|
|
|
||||
23 |
Şikâyetler ile ilgili gelişmelerin ve sürecin takibinin sağlanması |
|
|
|
|
||||
24 |
Birim personelinin, proses kartlarıyla birimine tanımlanan hedefleri biliyor olması |
|
|
|
|
||||
25 |
Birime tanımlı hedef ve eylemlerin gerçekleştirilmesi sağlamak amacıyla aksiyon planlarının oluşturulması |
|
|
|
|
||||
26 |
Proses Kartında Birimlere tanımlanan hedeflerin gerçekleşme düzeyinin takip edilmesi |
|
|
|
|
||||
27 |
Proses kartlarıyla birime tanımlanan hedefleri gerçekleştirmeye yönelik yeterli kaynağın mevcut olması |
|
|
|
|
||||
28 |
İlgili prosesler ve hedeflerin gerçekleştirilmesiyle ilgili risklerin belirlenmesi |
|
|
|
|
||||
29 |
Risklerin ortadan kaldırılması / minimize edilmesi ile ilgili çalışmalar yapılması |
|
|
|
|
||||
30 |
Kalite Yönetim Sisteminin ihtiyaç duyduğu prosedürlerin / dokümanların mevcut ve güncel olarak kullanımda olması |
|
|
|
|
||||
31 |
Dokümanların hazırlanması onayı dağıtımı ve kontrolünün ilgili prosedüre uygun olarak yapılması (Doküman kodu alınmamış bir dokümanın kullanılıp kullanılmadığı sorgulanır) |
|
|
|
|
||||
32 |
Merkezi olarak elektronik ortama kaydedilenler (dokümantasyon sistemi, iş akış sistemi, vb.) dışında kalan dokümanların (Birim toplantı tutanakları, birim iç/dış paydaş analizleri vb.) elektronik ortamda yedeklenmesi, korunabilir ve ulaşılabilir durumda olması |
|
|
|
|
||||
33 |
Doküman veya kayıtların muhafazasının ve arşivlenmesinin ilgili prosedürlere uygun olarak yapılması |
|
|
|
|
||||
34 |
Organizasyon Şemasının mevcut ve güncel olması |
|
|
|
|
||||
35 |
Birim / Bölüm Yöneticisinin sorumlu olunan yasal şartlar ve mevzuat hakkında bilgi sahibi olması |
|
|
|
|
||||
36 |
Birim / Bölümün performansı hakkında tüm birim / bölüm çalışanlarının haberdar olması |
|
|
|
|
||||
37 |
Hizmetlerin gerçekleştirilmesi için gerekli olan yazılım ve donanımın mevcut olması. |
|
|
|
|
||||
38 |
Hizmeti gerçekleştirmek üzere gerekli olan tüm ekipman ve teçhizatın mevcut olması |
|
|
|
|
||||
39 |
Hizmet sunumunu aksatabilecek ekipmanlar / teçhizatlar için bakım planlarının yapılması ve gerçekleştirilen bakımların kayıt altına alınması. |
|
|
|
|
||||
40 |
Birimde kullanılan taşınır malların kayıt altında olması ve ilgililere teslimin mevzuata uygun olması |
|
|
|
|
||||
41 |
Üçüncü şahıslara hizmet veren cihazlar olması durumunda kalibrasyon hizmetlerinin yapılıyor olması |
|
|
|
|
||||
42 |
Birim web sayfasının güncel olması (Duyurular, etkinlik paylaşımları, web sayfası içerisindeki linklerin çalışıyor olması, son beş yıla ilişkin duyuruların erişilebilir olması. iletişim bilgilerinin güncelliği vb. |
|
|
|
|
||||
43 |
Birim web sayfasının yabancı dilde güncel olması (duyuru, etkinlik paylaşımları vb.) |
|
|
|
|
||||
44 |
Birim web sayfasında birim hakkında yeterli derecede bilgi bulunması |
|
|
|
|
||||
45 |
Kalite Yönetim Sisteminin etkin bir şekilde uygulanması, proseslerinin işleyişi ve kontrolü için gerekli Kalite Sorumlularının (akademik ve idari birimlerde: birim kalite temsilcisi, birim kalite komisyonu; akademik birimlerde ayrıca: birim öğrenci kalite temsilcisi) belirlenmesi |
|
|
|
|
||||
46 |
Birimde iç iletişim yöntemlerinin tanımlanması ve uygulanması (toplantı, mail vb.) |
|
|
|
|
||||
47 |
Birimde dış iletişim yöntemlerinin tanımlanması ve uygulanması (paydaş görüşmeleri, paydaş toplantıları vb.) |
|
|
|
|
||||
48 |
İş akışlarının hazır, güncel ve fiili olarak uygulanıyor olması |
|
|
|
|
||||
49 |
Hassas görev tespit formu ve envanter formunun oluşturulmuş olması |
|
|
|
|
||||
50 |
İdari personel veya idari görevi bulunan akademik personel görevden ayrıldığında "görev devir formu"nun imzalatılmış olması |
|
|
|
|
||||
51 |
Birimlerdeki tüm ofisler, ortak kullanım alanları, çalışma bölgeleri, dosya sırtları ve demirbaşların prosedürlere uygun olarak tanımlanmış olması |
|
|
|
|
||||
52 |
Birimlerde yapılan işlerin geriye doğru izlenebilirliğinin sağlanması (Süreçlerin kayıtlı bir şekilde yönetiliyor olması) |
|
|
|
|
||||
53 |
İç tetkik sonucu tespit edilen uygunsuzlukların ve açılan düzeltici faaliyetlerin takip edilmesi |
|
|
|
|
||||
54 |
İç tetkik sonucu kayıt altına alınan düzeltici faaliyetlerin planlanması ve uygulanması |
|
|
|
|
||||
55 |
Birimin, daha önce ortaya çıkan uygunsuzluğun tekrarını önlemek amacıyla uygunsuzlukların nedenini giderecek düzeltici faaliyetleri başlatması |
|
|
|
|
||||
56 |
Tamamlanan uygunsuzluk ve düzeltici faaliyetlerin etkinliklerinin kontrol edilmesi |
|
|
|
|
||||
57 |
İç deneticiler tarafından gerçekleştirilen İç denetim sonucu ortaya çıkan uygunsuzluklar için düzeltici faaliyetlerin planlanması |
|
|
|
|
||||
Kalite Koordinatörlüğü |
58 |
Kalite Yönetim Sistemi kapsamında yürütülen faaliyetlere ilişkin oluşturulan dokümanların ilgili birimlere dağıtımının yapılarak sorumlu personellerin bilgilendirilmesi |
|
|
|
|
|||
59 |
İç hususlar, dış hususlar, kuruluş bağlamı ve paydaşların belirlenmesi |
|
|
|
|
||||
60 |
Dokümanların hazırlanması onayı dağıtımı ve kontrolünün dokümanların kontrol prosedürüne uygun olarak yapılması |
|
|
|
|
||||
61 |
Kalite Yönetim Sisteminde kapsam dışı tutulan maddelerin gerekçeleri ile birlikte dokümante edilmesi |
|
|
|
|
||||
62 |
Uygunsuzluk ve düzeltici faaliyetler ile ilgili dokümante edilmiş prosedür oluşturulması ve uygulanıyor olması |
|
|
|
|
||||
63 |
Proseslerin oluşturulması |
|
|
|
|
||||
64 |
Kaynakların doğru tanımlanmış olması ve tanımlanan kaynakların mevcut olması |
|
|
|
|
||||
65 |
Prosesler sonucunda ortaya konulan girdilerin çıktılarının mevcut olması |
|
|
|
|
||||
66 |
Proses sorumlularının belirlenmesi |
|
|
|
|
||||
67 |
Proseslerin ve hedeflerin izlenmesi |
|
|
|
|
||||
68 |
Geri bildirim sürecinin yönetimi için gerekli bilgilerin alınması |
|
|
|
|
||||
69 |
Geri bildirimlerle ilgili hedeflerde, performans kriterlerinin belirlenmesi ve belirli aralıklarla gözden geçirilmesi |
|
|
|
|
||||
70 |
Geri bildirim sahibinin ve diğer ilgililerin süreç hakkında bilgilendirilmesinin sağlanması |
|
|
|
|
||||
71 |
YGG toplantılarında geri bildirim süreçlerinin değerlendirilmesi |
|
|
|
|
||||
72 |
Müşteri memnuniyeti politikasının oluşturulması |
|
|
|
|
||||
73 |
Müşteri memnuniyeti politikasının diğer politikalar ile uyumlu olması |
|
|
|
|
||||
74 |
Müşteri memnuniyeti politikası oluşturulurken paydaş beklenti ve ihtiyaçlarının gözetilmesi |
|
|
|
|
||||
75 |
Geri bildirimleri ele alma prosesinin diğer proseslerle uyumluluğu olması |
|
|
|
|
||||
76 |
Paydaş geri bildirim süreci ile ilgili personele gerekli eğitimlerin verilmesi |
|
|
|
|
||||
77 |
Müşteri Memnuniyeti Yönetim sisteminde bilgi güvenliğinin sağlanması |
|
|
|
|
||||
78 |
Dış kaynaklı dokümanların tanımlanması |
|
|
|
|
||||
79 |
Dış kaynaklı dokümanların güncel tutulması, güncelleme yönteminin tanımlanması |
|
|
|
|
||||
80 |
Kalite El Kitabının mevcut ve güncel olması, erişilebilir durumda olması |
|
|
|
|
||||
81 |
İç ve dış hususlarla ilgili tarafların ihtiyaç ve beklentilerini göz önüne alarak risk ve fırsatların belirlenmesi |
|
|
|
|
||||
82 |
Risk ve fırsatlara yönelik faaliyetlerin belirlenmesi ve uygulanması |
|
|
|
|
||||
83 |
Risk ve fırsatlara yönelik belirlenen faaliyetlerin Kalite Yönetim Sistemi ve Müşteri Memnuniyeti Yönetim Sistemi sürecine entegre edilmiş olması |
|
|
|
|
||||
84 |
Kalite Yönetim Sistemi ve Müşteri Memnuniyeti Yönetim Sistemi kapsamı ve uygulanmasına yönelik olarak çalışanlara eğitim verilmesi ve bilgilendirme toplantıları yapılması |
|
|
|
|
||||
85 |
Kalite Yönetim Sistemi ve Müşteri Memnuniyeti Yönetim Sistemi kapsamında verilen eğitimlerle ilgili eğitim kayıtlarının oluşturulması |
|
|
|
|
||||
86 |
Kalite Yönetim Sistemi ve Müşteri Memnuniyeti Yönetim Sisteminin oluşturulması, uygulanması, sürdürülmesi ve sürekli iyileştirilmesi için gerekli olan kaynakların belirlenmiş ve sağlanmış olması |
|
|
|
|
||||
87 |
Kalite Yönetim Sistemi ve Müşteri Memnuniyeti Yönetim Sisteminin etkin bir şekilde uygulanması için gerekli alt yapının belirlenmiş, sağlanmış ve sürdürülmekte olması |
|
|
|
|
||||
88 |
Kalite Yönetim Sistemi ve Müşteri Memnuniyeti Yönetim Sisteminin kapsamının belirlenmesi ve dokümante edilmesi |
|
|
|
|
||||
89 |
Kalite Yönetim Sistemi ve Müşteri Memnuniyeti Yönetim Sistemi kapsamında izlenmesi ve ölçülmesi gereken verilerin belirlenmesi |
|
|
|
|
||||
90 |
İzleme ve ölçme işleminin uygulanmasının, sonuçlarının analiz edilmesi ve değerlendirmesine yönelik zaman planlanmasının yapılması |
|
|
|
|
||||
91 |
İç tetkikçilerin yeterli kalifikasyona (sertifika vb.) sahip olması |
|
|
|
|
||||
92 |
İç tetkik soru listelerinin mevcut olması |
|
|
|
|
||||
93 |
İç tetkikin planlanması, gerçekleştirilmesi, sonuçların rapor edilmesi ve kayıtların muhafaza edilmesi için sorumluluklar ve şartların dokümante edilmiş bir prosedürde tanımlanması |
|
|
|
|
||||
94 |
İç tetkikin planlamaya uygun olarak yapılması |
|
|
|
|
||||
95 |
Tetkik programı ve geçmiş tetkiklerin sonuçları da dahil olmak üzere, tetkik edilecek alanların ve proseslerin önem ve durumları dikkate alınarak planlanması |
|
|
|
|
||||
96 |
İç tetkik raporunun hazırlanması |
|
|
|
|
||||
97 |
Düzenli periyotlarda Yönetimin Gözden Geçirme (YGG) toplantısı yapılması |
|
|
|
|
||||
98 |
YGG toplantı sunumlarının yapılması |
|
|
|
|
||||
99 |
YGG toplantı tutanağının oluşturulması |
|
|
|
|
||||
100 |
YGG gündeminin standarda uygun olarak belirlenmesi |
|
|
|
|
||||
101 |
Bir önceki YGG’ de alınan kararlar gerçekleştirilmesi |
|
|
|
|
||||
102 |
YGG’de alınan kararların sorumlu ve terminlerinin belirlenmesi |
|
|
|
|
||||
103 |
Bir önceki seneye ait YGG toplantı kaydının kayıt altında olması |
|
|
|
|
||||
Personel Daire Başkanlığı |
104 |
Yeni başlayan personele yönelik oryantasyon eğitimlerinin planlanması ve uygulanması |
|
|
|
|
|||
105 |
Periyodik hizmet içi eğitim planına ulaşılabilmesi |
|
|
|
|
||||
106 |
Eğitim kayıtlarının tutulması |
|
|
|
|
||||
107 |
Eğitim sonrası memnuniyet/kazanımların ölçülmesi |
|
|
|
|
||||
|
|
|
|
|
|
|
|
||
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Adı Soyadı |
İmza |
Baş Tetkikçi |
|
|
Tetkikçi |
|
|
Gönüllü Üye |
|
|
Gönüllü Üye |
|
|