Tetkik Edilecek Birim

Madde No

ISO 9001: 2015

Madde 4.0, 4.1, 4.2, 4.3, 4.4

Madde 5.0, 5.1, 5.2, 5.3

Madde 6.0, 6.1, 6.2, 6.3

Madde 7.0, 7.1, 7.2, 7.3

Madde 8.2, 8.3, 8.4, 8.5

Madde 9.0, 9,1, 9.2, 9.3, 9.4, 9.5

Madde 10.1, 10.2, 10.3

ISO 10002:2018

Madde 5.1, 5.2, 5.3

Madde 6.1, 6.2, 6.3, 6.4

Madde 7, 7.1, 7.6, 7.9

Madde 8.1, 8.3, 8.4, 8.5, 8.6, 8.7

Kapsam Dışı

Standarda Uygun

Standarda Uygun Değil

Gözlem

Üst Yönetim

Kalite

1

Üniversitenin kalite hedeflerinin belirlenmesi

2

Yönetim tarafından gözden geçirme faaliyetlerinin yapılması

3

Yönetimin gözden geçirme faaliyetleri sonrası alınan kararların paydaşlara duyurulması

4

Üniversitenin kalite politikası, misyonu ve vizyonunun kamuoyuna açılması

5

Üniversitenin kalite politikası, misyonu ve vizyonunun duyurulması

6

Üst yönetimin KYS kapsamında standart gerekliliklerini sağlayabilmesi için liderlik ve taahhüt faaliyetlerini yerine getirmesi

7

İdari personelin performansının ölçülmesine yönelik düzenleme yapılması ve geliştirilmesi

8

İdari personelin performansının ölçülmesi

9

Üst Yönetim paydaş geri bildirim prosedürünün oluşturulması

Tüm Birimler

10

Üniversitenin, misyonu, vizyonu ve tüm politikalarının ilgili personele, bilgilendirme ve duyuruların yapılması

11

Üniversitenin, misyonu, vizyonu ve tüm politikalarının çalışanlar tarafından biliniyor olması

12

Personel görev tanımlarının oluşturulması (Ortak görevler dışında birime özgü hususlarda oluşturulması beklenmektedir. Ortak görev tanımları RTEÜ, birim görev tanımları birim kodu ile başlar)

13

Personel görev dağılımının yapılması ve tebliğ edilmesi (Birim web sitesinde idari personel listesinin altında görevlerinin yazması ve ayrıca görevlerin imza karşılığı tebliği sorgulanır)

14

Birim kendi iç ve dış paydaşlarını belirleyerek (Paydaş Analiz Tablosunu doldurarak) çalışanlarına ilan etmesi

15

Birimin, birime özgü (kendi) iç paydaşlarının memnuniyet ve beklentilerini (Anket, görüşme, toplantı vb. yollarla) takip etmesi

16

Birimin, birime özgü (kendi) dış paydaşlarının memnuniyet ve beklentilerini (Anket, görüşme, toplantı vb. yollarla) takip etmesi

17

Birimin, kendi iç ve dış paydaşlarının memnuniyet ve beklentilerini takip amacıyla yürüttüğü faaliyetlerden ulaştığı verileri analiz ederek değerlendirmesi

18

Üniversitemiz Paydaş Geri Bildirim Yönetimi Politikasının duyurulmuş olması

19

Şikâyetleri ele almak için gerekli kaynakların oluşturulması

20

Müşteri Memnuniyeti Yönetim Sistemi kapsamında görev yetki ve sorumlulukların belirlenmesi

21

Müşteri Memnuniyeti Yönetim Sistemi kapsamında görev yetki ve sorumlulukların biliniyor olması

22

Geri bildirimin alınma ve yönetimine yönelik sürecinin biliniyor olması

23

Şikâyetler ile ilgili gelişmelerin ve sürecin takibinin sağlanması

24

Birim personelinin, proses kartlarıyla birimine tanımlanan hedefleri biliyor olması

25

Birime tanımlı hedef ve eylemlerin gerçekleştirilmesi sağlamak amacıyla aksiyon planlarının oluşturulması

26

Proses Kartında Birimlere tanımlanan hedeflerin gerçekleşme düzeyinin takip edilmesi

27

Proses kartlarıyla birime tanımlanan hedefleri gerçekleştirmeye yönelik yeterli kaynağın mevcut olması

28

İlgili prosesler ve hedeflerin gerçekleştirilmesiyle ilgili risklerin belirlenmesi

29

Risklerin ortadan kaldırılması / minimize edilmesi ile ilgili çalışmalar yapılması

30

Kalite Yönetim Sisteminin ihtiyaç duyduğu prosedürlerin / dokümanların mevcut ve güncel olarak kullanımda olması

31

Dokümanların hazırlanması onayı dağıtımı ve kontrolünün ilgili prosedüre uygun olarak yapılması (Doküman kodu alınmamış bir dokümanın kullanılıp kullanılmadığı sorgulanır)

32

Merkezi olarak elektronik ortama kaydedilenler (dokümantasyon sistemi, iş akış sistemi, vb.) dışında kalan dokümanların (Birim toplantı tutanakları, birim iç/dış paydaş analizleri vb.) elektronik ortamda yedeklenmesi, korunabilir ve ulaşılabilir durumda olması

33

Doküman veya kayıtların muhafazasının ve arşivlenmesinin ilgili prosedürlere uygun olarak yapılması

34

Organizasyon Şemasının mevcut ve güncel olması

35

Birim / Bölüm Yöneticisinin sorumlu olunan yasal şartlar ve mevzuat hakkında bilgi sahibi olması

36

Birim / Bölümün performansı hakkında tüm birim / bölüm çalışanlarının haberdar olması

37

Hizmetlerin gerçekleştirilmesi için gerekli olan yazılım ve donanımın mevcut olması.

38

Hizmeti gerçekleştirmek üzere gerekli olan tüm ekipman ve teçhizatın mevcut olması

39

Hizmet sunumunu aksatabilecek ekipmanlar / teçhizatlar için bakım planlarının yapılması ve gerçekleştirilen bakımların kayıt altına alınması.

40

Birimde kullanılan taşınır malların kayıt altında olması ve ilgililere teslimin mevzuata uygun olması

41

Üçüncü şahıslara hizmet veren cihazlar olması durumunda kalibrasyon hizmetlerinin yapılıyor olması

42

Birim web sayfasının güncel olması (Duyurular, etkinlik paylaşımları, web sayfası içerisindeki linklerin çalışıyor olması, son beş yıla ilişkin duyuruların erişilebilir olması. iletişim bilgilerinin güncelliği vb.

43

Birim web sayfasının yabancı dilde güncel olması (duyuru, etkinlik paylaşımları vb.)

44

Birim web sayfasında birim hakkında yeterli derecede bilgi bulunması

45

Kalite Yönetim Sisteminin etkin bir şekilde uygulanması, proseslerinin işleyişi ve kontrolü için gerekli Kalite Sorumlularının (akademik ve idari birimlerde: birim kalite temsilcisi, birim kalite komisyonu; akademik birimlerde ayrıca:  birim öğrenci kalite temsilcisi)  belirlenmesi

46

Birimde iç iletişim yöntemlerinin tanımlanması ve uygulanması (toplantı,  mail vb.)

47

Birimde dış iletişim yöntemlerinin tanımlanması ve uygulanması (paydaş görüşmeleri, paydaş toplantıları vb.)

48

İş akışlarının hazır, güncel ve fiili olarak uygulanıyor olması

49

Hassas görev tespit formu ve envanter formunun oluşturulmuş olması

50

İdari personel veya idari görevi bulunan akademik personel görevden ayrıldığında "görev devir formu"nun imzalatılmış olması

51

Birimlerdeki tüm ofisler, ortak kullanım alanları, çalışma bölgeleri, dosya sırtları ve demirbaşların prosedürlere uygun olarak tanımlanmış olması

52

Birimlerde yapılan işlerin geriye doğru izlenebilirliğinin sağlanması (Süreçlerin kayıtlı bir şekilde yönetiliyor olması)

53

İç tetkik sonucu tespit edilen uygunsuzlukların ve açılan düzeltici faaliyetlerin takip edilmesi

54

İç tetkik sonucu kayıt altına alınan düzeltici faaliyetlerin planlanması ve uygulanması

55

Birimin, daha önce ortaya çıkan uygunsuzluğun tekrarını önlemek amacıyla uygunsuzlukların nedenini giderecek düzeltici faaliyetleri başlatması

56

Tamamlanan uygunsuzluk ve düzeltici faaliyetlerin etkinliklerinin kontrol edilmesi

57

İç deneticiler tarafından gerçekleştirilen İç denetim sonucu ortaya çıkan uygunsuzluklar için düzeltici faaliyetlerin planlanması

Kalite Koordinatörlüğü

58

Kalite Yönetim Sistemi kapsamında yürütülen faaliyetlere ilişkin oluşturulan dokümanların ilgili birimlere dağıtımının yapılarak sorumlu personellerin bilgilendirilmesi

59

İç hususlar, dış hususlar, kuruluş bağlamı ve paydaşların belirlenmesi

60

Dokümanların hazırlanması onayı dağıtımı ve kontrolünün dokümanların kontrol prosedürüne uygun olarak yapılması

61

Kalite Yönetim Sisteminde kapsam dışı tutulan maddelerin gerekçeleri ile birlikte dokümante edilmesi  

62

Uygunsuzluk ve düzeltici faaliyetler ile ilgili dokümante edilmiş prosedür oluşturulması ve uygulanıyor olması

63

Proseslerin oluşturulması

64

Kaynakların doğru tanımlanmış olması ve tanımlanan kaynakların mevcut olması

65

Prosesler sonucunda ortaya konulan girdilerin çıktılarının mevcut olması

66

Proses sorumlularının belirlenmesi

67

Proseslerin ve hedeflerin izlenmesi

68

Geri bildirim sürecinin yönetimi için gerekli bilgilerin alınması

69

Geri bildirimlerle ilgili hedeflerde, performans kriterlerinin belirlenmesi ve belirli aralıklarla gözden geçirilmesi

70

Geri bildirim sahibinin ve diğer ilgililerin süreç hakkında bilgilendirilmesinin sağlanması

71

YGG toplantılarında geri bildirim süreçlerinin değerlendirilmesi

72

Müşteri memnuniyeti politikasının oluşturulması

73

Müşteri memnuniyeti politikasının diğer politikalar ile uyumlu olması

74

Müşteri memnuniyeti politikası oluşturulurken paydaş beklenti ve ihtiyaçlarının gözetilmesi

75

Geri bildirimleri ele alma prosesinin diğer proseslerle uyumluluğu olması

76

Paydaş geri bildirim süreci ile ilgili personele gerekli eğitimlerin verilmesi

77

Müşteri Memnuniyeti Yönetim sisteminde bilgi güvenliğinin sağlanması

78

Dış kaynaklı dokümanların tanımlanması

79

Dış kaynaklı dokümanların güncel tutulması,  güncelleme yönteminin tanımlanması

80

Kalite El Kitabının mevcut ve güncel olması, erişilebilir durumda olması

81

İç ve dış hususlarla ilgili tarafların ihtiyaç ve beklentilerini göz önüne alarak risk ve fırsatların belirlenmesi

82

Risk ve fırsatlara yönelik faaliyetlerin belirlenmesi ve uygulanması

83

Risk ve fırsatlara yönelik belirlenen faaliyetlerin Kalite Yönetim Sistemi ve Müşteri Memnuniyeti Yönetim Sistemi sürecine entegre edilmiş olması

84

Kalite Yönetim Sistemi ve Müşteri Memnuniyeti Yönetim Sistemi kapsamı ve uygulanmasına yönelik olarak çalışanlara eğitim verilmesi ve bilgilendirme toplantıları yapılması

85

Kalite Yönetim Sistemi ve Müşteri Memnuniyeti Yönetim Sistemi kapsamında verilen eğitimlerle ilgili eğitim kayıtlarının oluşturulması

86

Kalite Yönetim Sistemi ve Müşteri Memnuniyeti Yönetim Sisteminin oluşturulması, uygulanması, sürdürülmesi ve sürekli iyileştirilmesi için gerekli olan kaynakların belirlenmiş ve sağlanmış olması

87

Kalite Yönetim Sistemi ve Müşteri Memnuniyeti Yönetim Sisteminin etkin bir şekilde uygulanması için gerekli alt yapının belirlenmiş, sağlanmış ve sürdürülmekte olması

88

Kalite Yönetim Sistemi ve Müşteri Memnuniyeti Yönetim Sisteminin kapsamının belirlenmesi ve dokümante edilmesi

89

Kalite Yönetim Sistemi ve Müşteri Memnuniyeti Yönetim Sistemi kapsamında izlenmesi ve ölçülmesi gereken verilerin belirlenmesi

90

İzleme ve ölçme işleminin uygulanmasının, sonuçlarının analiz edilmesi ve değerlendirmesine yönelik zaman planlanmasının yapılması

91

İç tetkikçilerin yeterli kalifikasyona (sertifika vb.) sahip olması

92

İç tetkik soru listelerinin mevcut olması

93

İç tetkikin planlanması, gerçekleştirilmesi, sonuçların rapor edilmesi ve kayıtların muhafaza edilmesi için sorumluluklar ve şartların dokümante edilmiş bir prosedürde tanımlanması

94

İç tetkikin planlamaya uygun olarak yapılması

95

Tetkik programı ve geçmiş tetkiklerin sonuçları da dahil olmak üzere, tetkik edilecek alanların ve proseslerin önem ve durumları dikkate alınarak planlanması

96

İç tetkik raporunun hazırlanması

97

Düzenli periyotlarda Yönetimin Gözden Geçirme (YGG) toplantısı yapılması

98

YGG toplantı sunumlarının yapılması

99

YGG toplantı tutanağının oluşturulması

100

YGG gündeminin standarda uygun olarak belirlenmesi

101

Bir önceki YGG’ de alınan kararlar gerçekleştirilmesi

102

YGG’de alınan kararların sorumlu ve terminlerinin belirlenmesi

103

Bir önceki seneye ait YGG toplantı kaydının kayıt altında olması

Personel Daire Başkanlığı

104

Yeni başlayan personele yönelik oryantasyon eğitimlerinin planlanması ve uygulanması

105

Periyodik hizmet içi eğitim planına ulaşılabilmesi

106

Eğitim kayıtlarının tutulması

107

Eğitim sonrası memnuniyet/kazanımların ölçülmesi