Döküman No
RTEÜ.LS.0001
Yayın Tarihi
25.07.2019
Revizyon Tarihi
16.11.2021
Revizyon No
4
Hazırlayan
KYS Çalışma Grubu
Onaylayan
Kalite Koordinatörü

Tetkik Tarihi:

Tetkik Edilen Birim: 

 

 

 

 

UDF Açılması Gerekli Mi?

Tetkik Edilecek Birim

Madde No

ISO 9001: 2015

Madde 4.0, 4.1, 4.2, 4.3, 4.4

Madde 5.0, 5.1, 5.2, 5.3

Madde 6.0, 6.1, 6.2, 6.3

Madde 7.0, 7.1, 7.2, 7.3

Madde 8.2, 8.3, 8.4, 8.5

Madde 9.0, 9,1, 9.2, 9.3, 9.4, 9.5

Madde 10.1, 10.2, 10.3

ISO 10002:2018

Madde 5.1, 5.2, 5.3

Madde 6.1, 6.2, 6.3, 6.4

Madde 7, 7.1, 7.6, 7.9

Madde 8.1, 8.3, 8.4, 8.5, 8.6, 8.7

Standarda Uygun

Standarda Uygun Değil

Açıklama

Evet

Hayır

Üst Yönetim

Kalite

1

Üniversitenin kalite hedeflerinin belirlenmesi

 

 

 

 

 

2

Yönetim tarafından gözden geçirme faaliyetlerinin yapılması

 

 

 

 

 

3

Yönetimin gözden geçirme faaliyetleri sonrası alınan kararların paydaşlara duyurulması

 

 

 

 

 

4

Üniversitenin kalite politikası, misyonu ve vizyonunun kamuoyuna açılması

 

 

 

 

 

5

Üniversitenin kalite politikası, misyonu ve vizyonunun duyurulması

 

 

 

 

 

6

Üst yönetimin KYS kapsamında standart gerekliliklerini sağlayabilmesi için liderlik ve taahhüt faaliyetlerini yerine getirmesi

 

 

 

 

 

7

Üst Yönetim paydaş geri bildirim prosedürünün oluşturulması

 

 

 

 

 

Tüm Birimler

8

Üniversitenin, misyonu, vizyonu,  kalite politikası ve kalite kapsamındaki diğer politikalarının (eğitim öğretim politikası, araştırma geliştirme politikası, toplumsal katkı politikası, yönetim sistemi politikası, uzaktan eğitim politikası, uluslararasılaşma politikası, bilgi yönetimi politikası, insan kaynakları politikası, paydaş memnuniyeti yönetim sistemi politikası) ilgili personele, bilgilendirme ve duyuruların yapılması

 

 

 

 

 

9

Üniversitenin, misyonu, vizyonu,  kalite politikası ve kalite kapsamındaki diğer politikalarının (eğitim öğretim politikası, araştırma geliştirme politikası, toplumsal katkı politikası, yönetim sistemi politikası, uzaktan eğitim politikası, uluslararasılaşma politikası, bilgi yönetimi politikası, insan kaynakları politikası, paydaş memnuniyeti yönetim sistemi politikası) çalışanlar tarafından biliniyor olması

 

 

 

 

 

10

Personel görev tanımlarının oluşturulması

 

 

 

 

 

11

Personel görev dağılımının yapılması ve tebliğ edilmesi

 

 

 

 

 

12

Birim kendi iç ve dış paydaşlarını belirleyerek (Paydaş Analiz Tablosu) çalışanlarına ilan etmesi

 

 

 

 

 

13

Birimin, birime özgü (kendi) iç paydaşlarının memnuniyet ve beklentilerini (Anket, görüşme, toplantı vb. yollarla) takip etmesi

 

 

 

 

 

14

Birimin, birime özgü (kendi) dış paydaşlarının memnuniyet ve beklentilerini (Anket, görüşme, toplantı vb. yollarla) takip etmesi

 

 

 

 

 

15

Birimin, kendi iç ve dış paydaşlarının memnuniyet ve beklentilerini takip amacıyla yürüttüğü faaliyetlerden ulaştığı verileri analiz ederek değerlendirmesi

 

 

 

 

 

16

Üniversitemiz müşteri memnuniyeti politikasının duyurulması

 

 

 

 

 

17

Şikâyetleri ele almak için gerekli kaynakların oluşturulması

 

 

 

 

 

18

Müşteri Memnuniyeti Yönetim Sistemi kapsamında görev yetki ve sorumlulukların belirlenmesi

 

 

 

 

 

19

Müşteri Memnuniyeti Yönetim Sistemi kapsamında görev yetki ve sorumlulukların biliniyor olması

 

 

 

 

 

20

Geri bildirimin alınma sürecinin biliniyor olması

 

 

 

 

 

21

Geri bildirimin yönetimine yönelik sürecin biliniyor olması

 

 

 

 

 

22

Şikâyetler ile ilgili gelişmelerin ve sürecin takibinin sağlanması

 

 

 

 

 

23

Birimin tetkik raporları ve veri analizi sonucu (anketler vb.) elde ettiği bilgileri paydaş memnuniyetinin artırılmasına yönelik kullandığı alanların mevcut olması

 

 

 

 

 

24

Birim personelinin, proses kartlarıyla birimine tanımlanan hedefleri biliyor olması

 

 

 

 

 

25

Birime tanımlı hedef ve eylemlerin gerçekleştirilmesi sağlamak amacıyla aksiyon planlarının oluşturulması

 

 

 

 

 

26

Aksiyon Planlarında yer alan hedeflerin gerçekleşme düzeyi

 

 

 

 

 

27

Proses kartlarıyla birime tanımlanan hedefleri gerçekleştirmeye yönelik yeterli kaynağın mevcut olması

 

 

 

 

 

28

İlgili prosesler ve hedeflerin gerçekleştirilmesiyle ilgili risklerin belirlenmesi

 

 

 

 

 

29

Risklerin ortadan kaldırılması / minimize edilmesi ile ilgili çalışmalar yapılması

 

 

 

 

 

30

Kalite Yönetim Sisteminin ihtiyaç duyduğu prosedürlerin / dokümanların mevcut ve güncel olarak kullanımda olması

 

 

 

 

 

31

Dokümanların hazırlanması onayı dağıtımı ve kontrolünün ilgili prosedüre uygun olarak yapılması

 

 

 

 

 

32

Merkezi olarak elektronik ortama kaydedilenler (dokümantasyon sistemi, iş akış sistemi, vb.) dışında kalan dokümanların (Birim toplantı tutanakları, birim iç/dış paydaş analizleri vb.) elektronik ortamda yedeklenmesi, korunabilir ve ulaşılabilir durumda olması

 

 

 

 

 

33

Doküman veya kayıtların muhafazasının ve arşivlenmesinin ilgili prosedürlere uygun olarak yapılması

 

 

 

 

 

34

Organizasyon Şemasının mevut ve güncel olması

 

 

 

 

 

35

Birim / Bölüm Yöneticisinin sorumlu olunan yasal şartlar ve mevzuat hakkında bilgi sahibi olması.

 

 

 

 

 

36

Birim / Bölümün performansı hakkında tüm birim / bölüm çalışanlarının haberdar olması

 

 

 

 

 

37

Hizmetlerin gerçekleştirilmesi için gerekli olan yazılım ve donanımın mevcut olması.

 

 

 

 

 

38

Hizmeti gerçekleştirmek üzere gerekli olan tüm ekipman ve teçhizatın mevcut olması

 

 

 

 

 

39

Hizmet sunumunu aksatabilecek ekipmanlar / teçhizatlar için bakım planlarının yapılması ve gerçekleştirilen bakımların kayıt altına alınması.

 

 

 

 

 

40

Birimde kullanıla taşınır malların kayıt altında olması ve ilgililere teslimin mevzuata uygun olması

 

 

 

 

 

41

Üçüncü şahıslara hizmet veren cihazlar olması durumunda kalibrasyon hizmetlerinin yapılıyor olması

 

 

 

 

 

42

Birim web sayfasının güncel olması

 

 

 

 

 

43

Birim web sayfasında birim hakkında yeterli derecede bilgi bulunması

 

 

 

 

 

44

KYS’nin etkin bir şekilde uygulanması, proseslerinin işleyişi ve kontrolü için gerekli Kalite Sorumlularının (akademik ve idari birimlerde: birim kalite temsilcisi, birim kalite komisyonu; akademik birimlerde ayrıca:  birim öğrenci kalite temsilcisi, birim öğrenci kalite komisyonu, birim bölüm/program akreditasyon temsilcileri)  belirlenmesi

 

 

 

 

 

45

Ortamın uygunluğu ile ilgili faktörler belirlenirken, çevre, beşeri ve fiziksel şartların dikkate alınması

 

 

 

 

 

46

Birime ait dergi vb.. sürekli yayınlar var ise bu tür yayınlara tüm paydaşların erişilebilirliğinin sağlanması

 

 

 

 

 

47

Birim faaliyet raporlarında yer alan verilerin birimdeki faaliyetleri anlatması için yeterli düzeyde olması ve yıllar itibariyle karşılaştırmalı olarak yapılıyor olması

 

 

 

 

 

48

Akademik personelin performansının ölçülmesi

 

 

 

 

 

49

İdari personelin performansının ölçülmesi

 

 

 

 

 

50

Birimde iç iletişim yöntemlerinin tanımlanması ve uygulanması (toplantı,  mail vb.)

 

 

 

 

 

51

Birimde dış iletişim yöntemlerinin tanımlanması ve uygulanması (paydaş görüşmeleri, paydaş toplantıları vb.)

 

 

 

 

 

52

İş akışlarının hazır ve güncel olması

 

 

 

 

 

53

İş akışlarının fiili uygulama ile örtüşüyor olması

 

 

 

 

 

54

Hassas görev tespit formu ve envanter formunun oluşturulmuş olması

 

 

 

 

 

55

İdari personel veya idari görevi bulunan akademik personel görevden ayrıldığında "görev devir formu"nun imzalatılmış olması

 

 

 

 

 

56

Birimlerdeki tüm ofisler, ortak kullanım alanları, çalışma bölgeleri,  dosya sırtları ve demirbaşların prosedürlere uygun olarak tanımlanmış olması

 

 

 

 

 

57

Birimlerde yapılan işlerin geriye doğru izlenebilirliğinin sağlanması

 

 

 

 

 

58

İç tetkik sonucu tespit edilen uygunsuzlukların ve açılan düzeltici faaliyetlerin takip edilmesi

 

 

 

 

 

59

İç tetkik sonucu kayıt altına alınan düzeltici faaliyetlerin uygulanması

 

 

 

 

 

60

Uygunsuzluklar için düzeltici faaliyetlerin planlanması ve uygulanması

 

 

 

 

 

61

Birimin, daha önce ortaya çıkan uygunsuzluğun tekrarını önlemek amacıyla uygunsuzlukların nedenini giderecek düzeltici faaliyetleri başlatması

 

 

 

 

 

62

Tamamlanan uygunsuzluk ve düzeltici faaliyetlerin etkinliklerinin kontrol edilmesi

 

 

 

 

 

63

Uygunsuzluk ve düzeltici faaliyetlere ilişkin kayıtların muhafaza edilmesi

 

 

 

 

 

64

İç deneticiler tarafından gerçekleştirilen İç denetim sonucu ortaya çıkan uygunsuzluklar için düzeltici faaliyetlerin planlanması

 

 

 

 

 

Kalite Koordinatörlüğü

65

Kalite Yönetim Sisteminde kapsam dışı tutulan maddelerin gerekçeleri ile birlikte dokümante edilmesi

 

 

 

 

 

66

Kalite Yönetim Sistemi kapsamında yürütülen faaliyetlere ilişkin oluşturulan dokümanların ilgili birimlere dağıtımının yapılarak sorumlu personellerin bilgilendirilmesi

 

 

 

 

 

67

İç hususlar, dış hususlar, kuruluş bağlamı ve paydaşların belirlenmesi

 

 

 

 

 

68

Dokümanların hazırlanması onayı dağıtımı ve kontrolünün dokümanların kontrol prosedürüne uygun olarak yapılması

 

 

 

 

 

69

Dokümanların elektronik ortamda yedeklenmesi, korunabilir ve ulaşılabilir durumda olması

 

 

 

 

 

70

Uygunsuzluk ve düzeltici faaliyetler ile ilgili dokümante edilmiş prosedür oluşturulması ve uygulanıyor olması

 

 

 

 

 

71

Proseslerin oluşturulması

 

 

 

 

 

72

Kaynakların doğru tanımlanmış olması ve tanımlanan kaynakların mevcut olması

 

 

 

 

 

73

Prosesler sonucunda ortaya konulan girdilerin çıktılarının mevcut olması

 

 

 

 

 

74

Proses sorumlularının belirlenmesi

 

 

 

 

 

75

Proseslerin ve hedeflerin izlenmesi

 

 

 

 

 

76

Geri bildirim sürecinin yönetimi için gerekli bilgilerin alınması

 

 

 

 

 

77

Geri bildirimlerle ilgili hedeflerde, performans kriterlerinin belirlenmesi ve belirli aralıklarla gözden geçirilmesi

 

 

 

 

 

78

Geri bildirim sahibinin ve diğer ilgililerin süreç hakkında bilgilendirilmesinin sağlanması

 

 

 

 

 

79

YGG toplantılarında geri bildirim süreçlerinin değerlendirilmesi

 

 

 

 

 

80

Müşteri memnuniyeti politikasının oluşturulması

 

 

 

 

 

81

Müşteri memnuniyeti politikasının diğer politikalar ile uyumlu olması

 

 

 

 

 

82

Müşteri memnuniyeti politikası oluşturulurken paydaş beklenti ve ihtiyaçlarının gözetilmesi

 

 

 

 

 

83

Geri bildirimleri ele alma prosesinin diğer proseslerle uyumluluğu olması

 

 

 

 

 

84

Paydaş geri bildirim süreci ile ilgili personele gerekli eğitimlerin verilmesi

 

 

 

 

 

85

Müşteri Memnuniyeti Yönetim sisteminde bilgi güvenliğinin sağlanması

 

 

 

 

 

86

Dış kaynaklı dokümanların tanımlanması

 

 

 

 

 

87

Dış kaynaklı dokümanların güncel tutulması,  güncelleme yönteminin tanımlanması

 

 

 

 

 

88

Kalite El Kitabının mevcut ve güncel olması, erişilebilir durumda olması

 

 

 

 

 

89

İç ve dış hususlarla ilgili tarafların ihtiyaç ve beklentilerini göz önüne alarak risk ve fırsatların belirlenmesi

 

 

 

 

 

90

Risk ve fırsatlar için yöntem belirlenmesi ve uygulanması

 

 

 

 

 

91

Risk ve fırsatlara yönelik faaliyetlerin belirlenmesi

 

 

 

 

 

92

Risk ve fırsatlara yönelik belirlenen faaliyetlerin Kalite Yönetim Sistemi ve Müşteri Memnuniyeti Yönetim Sistemi sürecine entegre edilmiş olması

 

 

 

 

 

93

Kalite Yönetim Sistemi ve Müşteri Memnuniyeti Yönetim Sistemi kapsamı ve uygulanmasına yönelik olarak çalışanlara eğitim verilmesi ve bilgilendirme toplantıları yapılması

 

 

 

 

 

94

Kalite Yönetim Sistemi ve Müşteri Memnuniyeti Yönetim Sistemi kapsamında verilen eğitimlerle ilgili eğitim kayıtlarının oluşturulması

 

 

 

 

 

95

Kalite Yönetim Sistemi ve Müşteri Memnuniyeti Yönetim Sisteminin oluşturulması, uygulanması, sürdürülmesi ve sürekli iyileştirilmesi için gerekli olan kaynakların belirlenmiş ve sağlanmış olması

 

 

 

 

 

96

Kalite Yönetim Sistemi ve Müşteri Memnuniyeti Yönetim Sisteminin etkin bir şekilde uygulanması için gerekli alt yapının belirlenmiş, sağlanmış ve sürdürülmekte olması

 

 

 

 

 

97

Kalite Yönetim Sistemi ve Müşteri Memnuniyeti Yönetim Sisteminin kapsamının belirlenmesi ve dokümante edilmesi

 

 

 

 

 

98

Kalite Yönetim Sistemi ve Müşteri Memnuniyeti Yönetim Sistemi kapsamında izlenmesi ve ölçülmesi gereken verilerin belirlenmesi

 

 

 

 

 

99

İzleme ve ölçme işleminin uygulanmasının, sonuçlarının analiz edilmesi ve değerlendirmesine yönelik zaman planlanmasının yapılması

 

 

 

 

 

100

Verilerin hangi istatistiksel yöntemler ile analiz edileceğinin belirlenmesi

 

 

 

 

 

101

İç tetkikçilerin yeterli kalifikasyona (sertifika vb.) sahip olması

 

 

 

 

 

102

İç tetkik soru listelerinin mevcut olması

 

 

 

 

 

103

İç tetkikin planlanması, gerçekleştirilmesi, sonuçların rapor edilmesi ve kayıtların muhafaza edilmesi için sorumluluklar ve şartların dokümante edilmiş bir prosedürde tanımlanması

 

 

 

 

 

104

İç tetkikin planlamaya uygun olarak yapılması

 

 

 

 

 

105

Her bir tetkikin tetkik kriterleri ve kapsamının tanımlanması

 

 

 

 

 

106

Tetkik programı ve geçmiş tetkiklerin sonuçları da dahil olmak üzere, tetkik edilecek alanların ve proseslerin önem ve durumları dikkate alınarak planlanması

 

 

 

 

 

107

İç tetkik raporunun hazırlanması

 

 

 

 

 

108

İç tetkik sonucu dokümante edilen bilgi ve belgelerin ilgili prosedürlere uygun olarak saklanması

 

 

 

 

 

109

Düzenli periyotlarda Yönetimin Gözden Geçirme (YGG) toplantısı yapılması

 

 

 

 

 

110

YGG toplantı sunumlarının yapılması

 

 

 

 

 

111

YGG toplantı tutanağının oluşturulması

 

 

 

 

 

112

YGG gündeminin standarda uygun olarak belirlenmesi

 

 

 

 

 

113

Bir önceki YGG’ de alınan kararlar gerçekleştirilmesi

 

 

 

 

 

114

YGG’de alınan kararların sorumlu ve terminlerinin belirlenmesi

 

 

 

 

 

115

Bir önceki seneye ait YGG toplantı kaydının kayıt altında olması

 

 

 

 

 

116

Yeni başlayan personele yönelik oryantasyon eğitimlerinin planlanması ve uygulanması

 

 

 

 

 

Personel Daire Başkanlığı

117

Periyodik hizmet içi eğitim planına ulaşılabilmesi

 

 

 

 

 

118

Eğitim kayıtlarının tutulması

 

 

 

 

 

119

Eğitim sonrası memnuniyet/kazanımların ölçülmesi

 

 

 

 

 

120

İdari personelin performansının ölçülmesine yönelik düzenleme yapılması ve geliştirilmesi

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Adı Soyadı

İmza

Baş Tetkikçi

 

 

Tetkikçi

 

 

Tetkikçi

 

 

Tetkikçi