UDF Açılması Gerekli Mi?

Tetkik Edilecek Birim

Madde No

ISO 9001: 2015

Madde 4.0, 4.1, 4.2, 4.3, 4.4

Madde 5.0, 5.1, 5.2, 5.3

Madde 6.0, 6.1, 6.2, 6.3

Madde 7.0, 7.1, 7.2, 7.3

Madde 8.2, 8.3, 8.4, 8.5

Madde 9.0, 9,1, 9.2, 9.3, 9.4, 9.5

Madde 10.1, 10.2, 10.3

ISO 10002:2018

Madde 5.1, 5.2, 5.3

Madde 6.1, 6.2, 6.3, 6.4

Madde 7, 7.1, 7.6, 7.9

Madde 8.1, 8.3, 8.4, 8.5, 8.6, 8.7

Standarda Uygun

Standarda Uygun Değil

Açıklama

Evet

Hayır

Üst Yönetim

Kalite

1

Üniversitenin kalite hedeflerinin belirlenmesi

2

Yönetim tarafından gözden geçirme faaliyetlerinin yapılması

3

Yönetimin gözden geçirme faaliyetleri sonrası alınan kararların paydaşlara duyurulması

4

Üniversitenin kalite politikası, misyonu ve vizyonunun kamuoyuna açılması

5

Üniversitenin kalite politikası, misyonu ve vizyonunun duyurulması

6

Üst yönetimin KYS kapsamında standart gerekliliklerini sağlayabilmesi için liderlik ve taahhüt faaliyetlerini yerine getirmesi

7

Üst Yönetim paydaş geri bildirim prosedürünün oluşturulması

Tüm Birimler

8

Üniversitenin, misyonu, vizyonu,  kalite politikası ve kalite kapsamındaki diğer politikalarının (eğitim öğretim politikası, araştırma geliştirme politikası, toplumsal katkı politikası, yönetim sistemi politikası, uzaktan eğitim politikası, uluslararasılaşma politikası, bilgi yönetimi politikası, insan kaynakları politikası, paydaş memnuniyeti yönetim sistemi politikası) ilgili personele, bilgilendirme ve duyuruların yapılması

9

Üniversitenin, misyonu, vizyonu,  kalite politikası ve kalite kapsamındaki diğer politikalarının (eğitim öğretim politikası, araştırma geliştirme politikası, toplumsal katkı politikası, yönetim sistemi politikası, uzaktan eğitim politikası, uluslararasılaşma politikası, bilgi yönetimi politikası, insan kaynakları politikası, paydaş memnuniyeti yönetim sistemi politikası) çalışanlar tarafından biliniyor olması

10

Personel görev tanımlarının oluşturulması

11

Personel görev dağılımının yapılması ve tebliğ edilmesi

12

Birim kendi iç ve dış paydaşlarını belirleyerek (Paydaş Analiz Tablosunu doldurarak) çalışanlarına ilan etmesi

13

Birimin, birime özgü (kendi) iç paydaşlarının memnuniyet ve beklentilerini (Anket, görüşme, toplantı vb. yollarla) takip etmesi

14

Birimin, birime özgü (kendi) dış paydaşlarının memnuniyet ve beklentilerini (Anket, görüşme, toplantı vb. yollarla) takip etmesi

15

Birimin, kendi iç ve dış paydaşlarının memnuniyet ve beklentilerini takip amacıyla yürüttüğü faaliyetlerden ulaştığı verileri analiz ederek değerlendirmesi

16

Üniversitemiz Paydaş Geri Bildirim Yönetimi Politikasının duyurulmuş olması

17

Şikâyetleri ele almak için gerekli kaynakların oluşturulması

18

Müşteri Memnuniyeti Yönetim Sistemi kapsamında görev yetki ve sorumlulukların belirlenmesi

19

Müşteri Memnuniyeti Yönetim Sistemi kapsamında görev yetki ve sorumlulukların biliniyor olması

20

Geri bildirimin alınma sürecinin biliniyor olması

21

Geri bildirimin yönetimine yönelik sürecin biliniyor olması

22

Şikâyetler ile ilgili gelişmelerin ve sürecin takibinin sağlanması

23

Birimin tetkik raporları ve veri analizi sonucu (anketler vb.) elde ettiği bilgileri paydaş memnuniyetinin artırılmasına yönelik kullandığı alanların mevcut olması

24

Birim personelinin, proses kartlarıyla birimine tanımlanan hedefleri biliyor olması

25

Birime tanımlı hedef ve eylemlerin gerçekleştirilmesi sağlamak amacıyla aksiyon planlarının oluşturulması

26

Proses Kartında Birimlere tanımlanan hedeflerin gerçekleşme düzeyinin takip edilmesi

27

Proses kartlarıyla birime tanımlanan hedefleri gerçekleştirmeye yönelik yeterli kaynağın mevcut olması

28

İlgili prosesler ve hedeflerin gerçekleştirilmesiyle ilgili risklerin belirlenmesi

29

Risklerin ortadan kaldırılması / minimize edilmesi ile ilgili çalışmalar yapılması

30

Kalite Yönetim Sisteminin ihtiyaç duyduğu prosedürlerin / dokümanların mevcut ve güncel olarak kullanımda olması

31

Dokümanların hazırlanması onayı dağıtımı ve kontrolünün ilgili prosedüre uygun olarak yapılması

32

Merkezi olarak elektronik ortama kaydedilenler (dokümantasyon sistemi, iş akış sistemi, vb.) dışında kalan dokümanların (Birim toplantı tutanakları, birim iç/dış paydaş analizleri vb.) elektronik ortamda yedeklenmesi, korunabilir ve ulaşılabilir durumda olması

33

Doküman veya kayıtların muhafazasının ve arşivlenmesinin ilgili prosedürlere uygun olarak yapılması

34

Organizasyon Şemasının mevut ve güncel olması

35

Birim / Bölüm Yöneticisinin sorumlu olunan yasal şartlar ve mevzuat hakkında bilgi sahibi olması.

36

Birim / Bölümün performansı hakkında tüm birim / bölüm çalışanlarının haberdar olması

37

Hizmetlerin gerçekleştirilmesi için gerekli olan yazılım ve donanımın mevcut olması.

38

Hizmeti gerçekleştirmek üzere gerekli olan tüm ekipman ve teçhizatın mevcut olması

39

Hizmet sunumunu aksatabilecek ekipmanlar / teçhizatlar için bakım planlarının yapılması ve gerçekleştirilen bakımların kayıt altına alınması.

40

Birimde kullanıla taşınır malların kayıt altında olması ve ilgililere teslimin mevzuata uygun olması

41

Üçüncü şahıslara hizmet veren cihazlar olması durumunda kalibrasyon hizmetlerinin yapılıyor olması

42

Birim web sayfasının güncel olması (Duyurular, etkinlik paylaşımları, web sayfası içerisindeki linklerin çalışıyor olması, iletişim bilgilerinin güncelliği vb.

43

Birim web sayfasında birim hakkında yeterli derecede bilgi bulunması

44

Kalite Yönetim Sisteminin etkin bir şekilde uygulanması, proseslerinin işleyişi ve kontrolü için gerekli Kalite Sorumlularının (akademik ve idari birimlerde: birim kalite temsilcisi, birim kalite komisyonu; akademik birimlerde ayrıca:  birim öğrenci kalite temsilcisi, birim öğrenci kalite komisyonu, birim bölüm/program akreditasyon temsilcileri)  belirlenmesi

45

Ortamın uygunluğu ile ilgili faktörler belirlenirken, çevre, beşeri ve fiziksel şartların dikkate alınması

46

Birime ait dergi vb.. sürekli yayınlar var ise bu tür yayınlara tüm paydaşların erişilebilirliğinin sağlanması

47

Birim faaliyet raporlarında yer alan verilerin birimdeki faaliyetleri anlatması için yeterli düzeyde olması ve yıllar itibariyle karşılaştırmalı olarak yapılıyor olması

48

Akademik personelin performansının ölçülmesi

49

İdari personelin performansının ölçülmesi

50

Birimde iç iletişim yöntemlerinin tanımlanması ve uygulanması (toplantı,  mail vb.)

51

Birimde dış iletişim yöntemlerinin tanımlanması ve uygulanması (paydaş görüşmeleri, paydaş toplantıları vb.)

52

İş akışlarının hazır ve güncel olması

53

İş akışlarının fiili uygulama ile örtüşüyor olması

54

Hassas görev tespit formu ve envanter formunun oluşturulmuş olması

55

İdari personel veya idari görevi bulunan akademik personel görevden ayrıldığında "görev devir formu"nun imzalatılmış olması

56

Birimlerdeki tüm ofisler, ortak kullanım alanları, çalışma bölgeleri, dosya sırtları ve demirbaşların prosedürlere uygun olarak tanımlanmış olması

57

Birimlerde yapılan işlerin geriye doğru izlenebilirliğinin sağlanması (Süreçlerin kayıtlı bir şekilde yönetiliyor olması)

58

İç tetkik sonucu tespit edilen uygunsuzlukların ve açılan düzeltici faaliyetlerin takip edilmesi

59

İç tetkik sonucu kayıt altına alınan düzeltici faaliyetlerin uygulanması

60

Uygunsuzluklar için düzeltici faaliyetlerin planlanması ve uygulanması

61

Birimin, daha önce ortaya çıkan uygunsuzluğun tekrarını önlemek amacıyla uygunsuzlukların nedenini giderecek düzeltici faaliyetleri başlatması

62

Tamamlanan uygunsuzluk ve düzeltici faaliyetlerin etkinliklerinin kontrol edilmesi

63

Uygunsuzluk ve düzeltici faaliyetlere ilişkin kayıtların muhafaza edilmesi

64

İç deneticiler tarafından gerçekleştirilen İç denetim sonucu ortaya çıkan uygunsuzluklar için düzeltici faaliyetlerin planlanması

Kalite Koordinatörlüğü

65

Kalite Yönetim Sisteminde kapsam dışı tutulan maddelerin gerekçeleri ile birlikte dokümante edilmesi

66

Kalite Yönetim Sistemi kapsamında yürütülen faaliyetlere ilişkin oluşturulan dokümanların ilgili birimlere dağıtımının yapılarak sorumlu personellerin bilgilendirilmesi

67

İç hususlar, dış hususlar, kuruluş bağlamı ve paydaşların belirlenmesi

68

Dokümanların hazırlanması onayı dağıtımı ve kontrolünün dokümanların kontrol prosedürüne uygun olarak yapılması

69

Dokümanların elektronik ortamda yedeklenmesi, korunabilir ve ulaşılabilir durumda olması

70

Uygunsuzluk ve düzeltici faaliyetler ile ilgili dokümante edilmiş prosedür oluşturulması ve uygulanıyor olması

71

Proseslerin oluşturulması

72

Kaynakların doğru tanımlanmış olması ve tanımlanan kaynakların mevcut olması

73

Prosesler sonucunda ortaya konulan girdilerin çıktılarının mevcut olması

74

Proses sorumlularının belirlenmesi

75

Proseslerin ve hedeflerin izlenmesi

76

Geri bildirim sürecinin yönetimi için gerekli bilgilerin alınması

77

Geri bildirimlerle ilgili hedeflerde, performans kriterlerinin belirlenmesi ve belirli aralıklarla gözden geçirilmesi

78

Geri bildirim sahibinin ve diğer ilgililerin süreç hakkında bilgilendirilmesinin sağlanması

79

YGG toplantılarında geri bildirim süreçlerinin değerlendirilmesi

80

Müşteri memnuniyeti politikasının oluşturulması

81

Müşteri memnuniyeti politikasının diğer politikalar ile uyumlu olması

82

Müşteri memnuniyeti politikası oluşturulurken paydaş beklenti ve ihtiyaçlarının gözetilmesi

83

Geri bildirimleri ele alma prosesinin diğer proseslerle uyumluluğu olması

84

Paydaş geri bildirim süreci ile ilgili personele gerekli eğitimlerin verilmesi

85

Müşteri Memnuniyeti Yönetim sisteminde bilgi güvenliğinin sağlanması

86

Dış kaynaklı dokümanların tanımlanması

87

Dış kaynaklı dokümanların güncel tutulması,  güncelleme yönteminin tanımlanması

88

Kalite El Kitabının mevcut ve güncel olması, erişilebilir durumda olması

89

İç ve dış hususlarla ilgili tarafların ihtiyaç ve beklentilerini göz önüne alarak risk ve fırsatların belirlenmesi

90

Risk ve fırsatlar için yöntem belirlenmesi ve uygulanması

91

Risk ve fırsatlara yönelik faaliyetlerin belirlenmesi

92

Risk ve fırsatlara yönelik belirlenen faaliyetlerin Kalite Yönetim Sistemi ve Müşteri Memnuniyeti Yönetim Sistemi sürecine entegre edilmiş olması

93

Kalite Yönetim Sistemi ve Müşteri Memnuniyeti Yönetim Sistemi kapsamı ve uygulanmasına yönelik olarak çalışanlara eğitim verilmesi ve bilgilendirme toplantıları yapılması

94

Kalite Yönetim Sistemi ve Müşteri Memnuniyeti Yönetim Sistemi kapsamında verilen eğitimlerle ilgili eğitim kayıtlarının oluşturulması

95

Kalite Yönetim Sistemi ve Müşteri Memnuniyeti Yönetim Sisteminin oluşturulması, uygulanması, sürdürülmesi ve sürekli iyileştirilmesi için gerekli olan kaynakların belirlenmiş ve sağlanmış olması

96

Kalite Yönetim Sistemi ve Müşteri Memnuniyeti Yönetim Sisteminin etkin bir şekilde uygulanması için gerekli alt yapının belirlenmiş, sağlanmış ve sürdürülmekte olması

97

Kalite Yönetim Sistemi ve Müşteri Memnuniyeti Yönetim Sisteminin kapsamının belirlenmesi ve dokümante edilmesi

98

Kalite Yönetim Sistemi ve Müşteri Memnuniyeti Yönetim Sistemi kapsamında izlenmesi ve ölçülmesi gereken verilerin belirlenmesi

99

İzleme ve ölçme işleminin uygulanmasının, sonuçlarının analiz edilmesi ve değerlendirmesine yönelik zaman planlanmasının yapılması

100

İç tetkikçilerin yeterli kalifikasyona (sertifika vb.) sahip olması

101

İç tetkik soru listelerinin mevcut olması

102

İç tetkikin planlanması, gerçekleştirilmesi, sonuçların rapor edilmesi ve kayıtların muhafaza edilmesi için sorumluluklar ve şartların dokümante edilmiş bir prosedürde tanımlanması

103

İç tetkikin planlamaya uygun olarak yapılması

104

Tetkik programı ve geçmiş tetkiklerin sonuçları da dahil olmak üzere, tetkik edilecek alanların ve proseslerin önem ve durumları dikkate alınarak planlanması

105

İç tetkik raporunun hazırlanması

106

Düzenli periyotlarda Yönetimin Gözden Geçirme (YGG) toplantısı yapılması

107

YGG toplantı sunumlarının yapılması

108

YGG toplantı tutanağının oluşturulması

109

YGG gündeminin standarda uygun olarak belirlenmesi

110

Bir önceki YGG’ de alınan kararlar gerçekleştirilmesi

111

YGG’de alınan kararların sorumlu ve terminlerinin belirlenmesi

112

Bir önceki seneye ait YGG toplantı kaydının kayıt altında olması

113

Yeni başlayan personele yönelik oryantasyon eğitimlerinin planlanması ve uygulanması

Personel Daire Başkanlığı

117

Periyodik hizmet içi eğitim planına ulaşılabilmesi

118

Eğitim kayıtlarının tutulması

119

Eğitim sonrası memnuniyet/kazanımların ölçülmesi

120

İdari personelin performansının ölçülmesine yönelik düzenleme yapılması ve geliştirilmesi