Döküman No
ÖİDB.RA.0003
Yayın Tarihi
02.10.2019
Revizyon Tarihi
Revizyon No
Hazırlayan
Birim Kalite Komisyonu
Onaylayan
Daire Başkanı

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

RİSK KAYIT FORMU

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

08.11.2019

 

 

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

13

14

 

 

 

Sıra No

Referans No

Stratejik Hedef

Birim/Alt Birim

Hedefi

Tespit Edilen Risk/Sebepler

Riske verilen cevaplar: Mevcut Kontroller

Etki

Olasılık

Risk Puanı (R)

Değişim (Riskin Yönü)

Riske verilecek cevaplar: Yeni / Ek / Kaldırılan Kontroller

Başlangıç Tarihi

Riskin Sahibi

Açıklama

 

 

1

ÖİDB

Faaliyet Giderleri

Planlanan eğitim- öğretim sürecini akademik birimlerimizl e birlikte koordinasyo nu sağlayarak düzenli olarak yürütmek, kısa sürede bilgi ve belge hizmeti sunmak

Mezuniyet işlemlerinin hatalı yapılma riski

--------------------------

1-Mezuniyeti hak etmeyen öğrencinin mezuniyet işleminin yapılması.

2- Mezuniyeti hak etmeyen öğrencinin mezuniyet işleminin yapılması sonucunda genel akademik not ortalamasının yanlış hesaplanması.

3-Mezuniyeti hak kazandığı halde öğrencinin mezun edilmemesi.

Kontrol Etmek

---------------

Önleyici Kontroller: 1 - ÖİDB ilgili personelleri tarafından; Öğrencilerin ders planlarında alması gereken kredi toplamları ile öğrenci bilgi sisteminden tamamlamış oldukları toplam kredilerin ve AKTS lerin kontrol edilmesi.

2- ÖİDB ilgili personelleri tarafından;

8

9

72

Yeni

 

----------------------------

1.1.2019

ÖİDB

Üniversitemi zde yürütülen TS EN ISO 9001:2015 Kalite Yönetim Sistemi çalışmaları kapsamında tespit edilmiş olup riskin değişim yönü bir sonraki yıl yapılacak değerlendir me sonucunda belirlenecek olup her yıl üst yönetime raporlanaca ktır.

 

 

 

 

 

 

 

 

Mezuniyet aşamasında olan öğrencilerin öğrenci bilgi sisteminden mezuniyet transkriptleri nin ve Genel Akademik Not Ortalamaları nın kontrol edilerek Üniversitemi z eğitim- öğretim yönetmelikle rine göre mezuniyet şartlarını sağlayanları n mezuniyet işleminin yapılması.

3- ÖİDB ilgili personelleri tarafından; Mezuniyet aşamasında olan (program süresini tamamlamış ) öğrencilerin durumlarını n belli aralıklarda kontrol edilerek,

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Üniversitemi z eğitim- öğretim yönetmelikle rine göre mezuniyet şartlarını sağlayanları n mezuniyet işleminin yapılması.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2

ÖİDB

Faaliyet Giderleri

Planlanan eğitim- öğretim sürecini akademik birimlerimizl e birlikte koordinasyo nu sağlayarak düzenli olarak yürütmek, kısa sürede bilgi ve belge hizmeti sunmak

Not giriş işlemlerinin hatalı yapılma riski

--------------------------

1-Not bildirim, düzeltme ve intibak işlemlerinin uzun süre geciktirilmesi

2-Not girişlerinin ve not onaylama işlemlerinin  akademik takvimde belirtilen tarihlerde yapılmaması

3-Birim kararı/ birim sınav not çizelgesi olmadan öğrenci bilgi sistemine not girişinin yapılması

4-Birim kararında / birim sınav not çizelgelerinde belirtilen notların sehven öğrenci bilgi sistemine  yanlış girilmesi

Kontrol Etmek

---------------

Önleyici Kontroller: 1 - Not bildirim, düzeltme ve intibak kararlarının akademik birimlerden Üniversitemi zin eğitim- öğretim yönetmelikle rine uygun olarak akademik takvimde belirtilen sürelere istenmesi ve girişlerinin öğrenci bilgi sistemine ÖİDB ilgili personelleri tarafından yapılması.

2- Akademik takvimde belirtilen tarihlere göre not girişi ve onaylama işlemi yapılmayan derslerin Öğrenci Bilgi Sisteminde

8

9

72

Yeni

 

----------------------------

1.1.2019

ÖİDB

Üniversitemi zde yürütülen TS EN ISO 9001:2015 Kalite Yönetim Sistemi çalışmaları kapsamında tespit edilmiş olup riskin değişim yönü bir sonraki yıl yapılacak değerlendir me sonucunda belirlenecek olup her yıl üst yönetime raporlanaca ktır.

 

 

 

 

 

 

 

 

n ÖİDB ilgili personelleri tarafından kontrolünün yapılarak tespit edilmesi ve not girişi yapılan derslerin onaylama işleminin yapılması.

3- Öğrenci bilgi sistemine not girişlerinin (not düzeltme, not bildirimi, muaf notlar vb) akademik birimlerin kararlarına uygun olarak ÖİDB ilgili personelleri tarafından yapılması. Not giriş işlemleri yapıldıktan sonra tekrar kontrol edilmesi.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

3

ÖİDB

Faaliyet Giderleri

Planlanan eğitim- öğretim sürecini akademik birimlerimizl e birlikte koordinasyo nu sağlayarak, düzenli olarak yürütmek.

Kontenjan işlemlerinin yanlış yapılma riski

--------------------------

1-Üniversite/birim kararlarında öğrenci alacak programlara kontenjan verilmemesi.

2-Üniversite/birim kararlarında öğrenci alımı durdurulan programlara kontenjan verilmesi.

3-Belirlenen kontenjanların ÖSYM sayfasına yanlış girilmesi

Kontrol Etmek

---------------

Önleyici Kontroller: 1 -Akademik birimlerin öğrenci kontenjan tekliflerinin aktif-pasif programlara göre ÖİDB yazı işleri personeli, şube müdürleri ve daire başkanı tarafından kontrol edilmesi.

2- Üniversite yönetim kurulu kararı ile onaylanan kontenjanlar ın akademik birimlerin teklifleri ile karşılaştırm a yapılarak ÖİDB yazı işleri personeli, şube müdürleri ve daire başkanı tarafından kontrol edilmesi.

8

8

64

Yeni

 

----------------------------

1.1.2019

ÖİDB

Üniversitemi zde yürütülen TS EN ISO 9001:2015 Kalite Yönetim Sistemi çalışmaları kapsamında tespit edilmiş olup riskin değişim yönü bir sonraki yıl yapılacak değerlendir me sonucunda belirlenecek olup her yıl üst yönetime raporlanaca ktır.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

3- ÖİDB yazı işleri personeli tarafından ÖSYM sistemine girilen kontenjanlar ın birim- üniversite yönetim kurulu kararlarına göre şube müdürleri ve daire başkanı tarafından kontrol edilmesi.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

4

ÖİDB

Faaliyet Giderleri

Planlanan eğitim- öğretim sürecini akademik birimlerimizl e birlikte koordinasyo nu sağlayarak, düzenli olarak yürütmek.

Akademik takvim hazırlanırken tarihlerin yanlış belirlenmesi riski

--------------------------

1- Akademik takvimde yer alması gereken eğitim-öğretim faaliyetlerinden birinin unutulması.

2- Akademik takvimin resmi tatillere, ÖSYM sınavlarına ve önemli etkinliklere dikkat edilmeden hazırlanması.

3- Akademik takvimin ders-sınav hafta sayılarının eksik-fazla olarak hazırlanması.

4- Akademik takvimde yer alan eğitim- öğretim faaliyetlerinin tarihlerinin yanlış hazırlanması.

Kontrol Etmek

---------------

Önleyici Kontroller: 1 -Akademik takvimde belirlenen tarihlerin Üniversitemi zin eğitim- öğretim yönetmelikle rine /yönerg elerine uygunluğun un şube müdürü, daire başkanınca kontrol edilmesi.

2- Akademik takvimde belirlenen tarihlerin resmi tatillere, ÖSYM sınav takvimine göre başvuru, kabul, kayıt tarihlerine dikkat edilmesi ve şube müdürü, daire başkanı tarafından kontrol edilmesi.

3- Geçmiş

7

8

56

Yeni

 

----------------------------

1.1.2019

ÖİDB

Üniversitemi zde yürütülen TS EN ISO 9001:2015 Kalite Yönetim Sistemi çalışmaları kapsamında tespit edilmiş olup riskin değişim yönü bir sonraki yıl yapılacak değerlendir me sonucunda belirlenecek olup her yıl üst yönetime raporlanaca ktır.

 

 

 

 

 

 

 

 

yılın akademik takvimi ile karşılaştırm a yapılarak, eklenecek- çıkarılacak eğitim öğretim faaliyetlerini n belirlenmesi .