Döküman No
BYEM.RA.0003
Yayın Tarihi
01.10.2019
Revizyon Tarihi
Revizyon No
Hazırlayan
Birim Kalite Komisyonu
Onaylayan
Müdür

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

RİSK KAYIT FORMU

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

08.11.2019

 

 

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

13

14

 

 

 

Sıra No

Referans No

Stratejik Hedef

Birim/Alt Birim

Hedefi

Tespit Edilen Risk/Sebepler

Riske verilen cevaplar: Mevcut Kontroller

Etki

Olasılık

Risk Puanı (R)

Değişim (Riskin Yönü)

Riske verilecek cevaplar: Yeni / Ek / Kaldırılan Kontroller

Başlangıç Tarihi

Riskin Sahibi

Açıklama

 

 

 

 

1

BYEM

Faaliyet Giderleri

Birimimizin Misyon ve Vizyonuna uygun hareket ederek kişisel verilerin gizli tutulması

CİMER ve Bilgi Edinme bilgilerinin gizli tutulamaması riski

--------------------------

CİMER ve Bilgi Edinme evraklarının ilgili kişiye sümenle ulaştırılması.

Dışarıdan gelen yazılı evrakların dağıtıma çıkarılan birim tarafından görülmesi

Kaçınmak

---------------

Önleyici Kontroller: sadece ilgili kirşlerin evrakları görebileceği bir sistem yapılması gerekmekte dir.

Yönlendirici Kontroller: Evrakların açık ortamda saklanmam ası ve sumenle sunulmama sı gerekmekte dir.

10

10

100

Yeni

 

----------------------------

1.1.2019

BYEM

Bölüm ve programlar hakkında tanıtımlar yaparken birimimiz öğrencilerin bölüm ve programlara karşı direnç göstermesin i tespit etmektedir. İSO 9001:2015 Kalite Yönetim Sistemi ve İç Kontrol Risk Çalışmaları kapsamında ilk defa (Yeni) kayıt altına alınmış olup, her yıl sonunda riskin değişim yönü tespit edilecek ve üst yönetime raporlanaca ktır.

 

 

 

2

BYEM

Faaliyet Giderleri

Misyon ve vizyona uygun hareket etmek.

Kurum içerisinde yapılan faaliyetlerin ( Sempozyum, konferans, seminer vb.) program tarihleri ve saatlerinin çakışması riski.

--------------------------

Yapılan faaliyetlerin ( Sempozyum, konferans, seminer vb.) program tarihleri ve saatlerinin önceden haber verilememesi

Kontrol Etmek

---------------

Önleyici Kontroller: Birimimizde n destek istendiği sürece ilgili desteğin resmi kanallardan istenmesi gerekmekte dir. Aksi halde programlard a çatışmalar olabilmekte dir.

Yönlendirici Kontroller: Web sitesinde yayınlanma sını istedikleri her programın bilgisini önceden SKS dairesine ve Enformasyo n müdürlükleri ne iletilmesi gerekmekte dir.

10

10

100

Yeni

 

----------------------------

1.1.2019

BYEM

Bölüm ve programlar hakkında tanıtımlar yaparken birimimiz öğrencilerin bölüm ve programlara karşı direnç göstermesin i tespit etmektedir. İSO 9001:2015 Kalite Yönetim Sistemi ve İç Kontrol Risk Çalışmaları kapsamında ilk defa (Yeni) kayıt altına alınmış olup, her yıl sonunda riskin değişim yönü tespit edilecek ve üst yönetime raporlanaca ktır.

 

 

 

 

 

3

BYEM

Faaliyet Giderleri

Birimimizin misyon ve vizyonuna uygun hareket etmek.

Üniversitemizin oluşturmuş olduğu kurumsal kimlik neticesinde diğer birimlerin kurumsal kimliğe uymaması riski

--------------------------

Kurumsal kimlikler kuruluşun bir standartı olması için hazırlanmaktadır. Birimimizin yapmış olduğu çalışmalarda buna uyulmasına rağmen diğer birimlerin kendilerinin yapmış olduğu çalışmalarda buna uymadığı görülebilmektedir. Bunun sebepleri de kurumsal kimlik bilgilerinin olmadığı ya da gelişmediği

Kaçınmak

---------------

 

Yönlendirici Kontroller: Üniversite üst yönetiminin bütün birimlerin kurumsal kimliğe uyması noktasında uyarması, resmi yazı yazması gerekir. Ayrıca bu kuralı düzenli ihlal edenlere yaptırım uygulanmas ı gerekmektir.

9

9

81

Yeni

 

----------------------------

1.1.2019

BYEM

Bölüm ve programlar hakkında tanıtımlar yaparken birimimiz öğrencilerin bölüm ve programlara karşı direnç göstermesin i tespit etmektedir. İSO 9001:2015 Kalite Yönetim Sistemi ve İç Kontrol Risk Çalışmaları kapsamında ilk defa (Yeni) kayıt altına alınmış olup, her yıl sonunda riskin değişim yönü tespit edilecek ve üst yönetime raporlanaca ktır.

 

 

 

 

 

4

BYEM

Faaliyet Giderleri

Birimimizin Misyon ve Vizyonuna uygun hareket ederek Protokol kurallarına uyulması

Protokol gerektiren yerlerde protokol kurallarına uyulmaması riski.

--------------------------

Protokol gerektiren yerlerde ilgili kişilerin protokol kurallarına uymaması

Devretmek

---------------

Önleyici Kontroller: Protokol gerektiren yerlerde kişilere program öncesinde oturması gereken yerin bilgisinin verilmesi gerekmekte dir. Bunun yapılabilmes i için bütün programlar LCW uygulaması ile davet edilmeli. Bu kuralları düzenli ihlal edenlere yaptırımlar yapılmalıdır.

Yönlendirici Kontroller: Protokol kurallarının valilik düzeyinde bütün il kurumlarına ve protokol gerektiren unsurlara tebliğ edilmesi, eğitim verilmesi gerekmektedir.

7

7

49

Yeni

 

----------------------------

1.1.2019

BYEM

Bölüm ve programlar hakkında tanıtımlar yaparken birimimiz öğrencilerin bölüm ve programlara karşı direnç göstermesin i tespit etmektedir. İSO 9001:2015 Kalite Yönetim Sistemi ve İç Kontrol Risk Çalışmaları kapsamında ilk defa (Yeni) kayıt altına alınmış olup, her yıl sonunda riskin değişim yönü tespit edilecek ve üst yönetime raporlanaca ktır.

 

 

 

 

 

 

5

BYEM

Faaliyet Giderleri

Birimimizin Misyon ve Vizyonuna uygun hareket ederek İletişim bilgi ve adresleri başta olmak üzere diğer veri kaynaklarını n hatalı olmaması ve güncel olması.

Birimimizin bünyesinde olması gereken her bilginin güncel olmaması riski.

--------------------------

Birimimizin sahip olması gereken veriler, kişilerden alınan bilgiler üzerine oluşturulmaktadır. Çalışanlarımızın vermiş olduğu her bilgi doğru ve güncel kabul edilmektedir.

Kontrol Etmek

---------------

 

Yönlendirici Kontroller: Bireylerin aktif kullandığı iletişim araçlarının güncel olanını ve diğer bilgilerin en son halini birimimize vermesi ve değişmesi durumunda birimimize haber vermesi gerekmekte dir.

7

7

49

Yeni

 

----------------------------

1.1.2019

BYEM

Bölüm ve programlar hakkında tanıtımlar yaparken birimimiz öğrencilerin bölüm ve programlara karşı direnç göstermesin i tespit etmektedir. İSO 9001:2015 Kalite Yönetim Sistemi ve İç Kontrol Risk Çalışmaları kapsamında ilk defa (Yeni) kayıt altına alınmış olup, her yıl sonunda riskin değişim yönü tespit edilecek ve üst yönetime raporlanaca ktır.

 

 

 

 

 

6

BYEM

Faaliyet Giderleri

Birimimizin Misyon ve Vizyonuna uygun hareket etmek.

Bölüm ve program tanıtımları yaparken tanıtım yaptığımız bölümlerin ve programların  iş olanakları ile ilgili mevcut  hukuki şartların öğrencilerin mezun olmadan ya da mezun olduktan sonra değişmesi riski

--------------------------

1-Tercih dönemlerinde öğrenciler bölüm ve program seçimi yaparken mevcut şartlara göre tercihlerini yapmaktadır. Fakat, zaman zaman sektörle ilgili olanaklar ve hukuki şartlar değişebilmektedir. Örneğin; imza yetkisi, bazı programların imza yetkisi genişken zamanla daha da daraltılabilmektedir.

Kontrol Etmek

---------------

Önleyici Kontroller: Meslekle ilgili gelişmeler ve değişiklikler öğrenciler tercih döneminden önce öğrencilerin duyabileceği bir şekilde kitle iletişim araçlarıyla sunulmalıdır .

Yönlendirici Kontroller: Bu riskin ortaya çıkması ile ilgili durum birimimize ait değildir. Ülkemizin eğitim politikaları ile ilgili bir durumdur.

6

6

36

Yeni

 

----------------------------

1.1.2019

BYEM

Bölüm ve programlar hakkında tanıtımlar yaparken birimimiz öğrencilerin bölüm ve programlara karşı direnç göstermesin i tespit etmektedir. İSO 9001:2015 Kalite Yönetim Sistemi ve İç Kontrol Risk Çalışmaları kapsamında ilk defa (Yeni) kayıt altına alınmış olup, her yıl sonunda riskin değişim yönü tespit edilecek ve üst yönetime raporlanaca ktır.

 

 

 

7

BYEM

Faaliyet Giderleri

Birimimizin Misyon ve Vizyonuna uygun hareket ederek ilgililere ulaştırdığımı z her bilginin doğru olması gerekir. Çünkü yanlış veya eksik bilgi gönderildikt en sonra her ne kadar düzeltme şansı olsa da kamuoyuna açık hale gelmiştir. Bu aksaklıkları minimize etmek gerekir.

Üniversitemiz web sayfasında kullanılan görsel materyallerin ve ilgililere atılan sms ve maillerin zaman zaman hatalı olabilmesi riski.

--------------------------

Kullanılan veriler gerek bilgiyi temin ettiğimiz yerdeki aksaklıklar gerekse bilginin yayın anından sonra tekrar revize edilmesi durumunda yaşayabildiğimiz aksaklıklardır.

Kontrol Etmek

---------------

 

Yönlendirici Kontroller: Hazırlanan bilginin birim içinde onaya tabi olması gerekir. Ayrıca atılan sms'nin hatalı olması durumunda karşı taraftan okunmadığı sürece silinebilir bir özelliğin mümkün hale getirebilmes i gerekir.

6

6

36

Yeni

 

----------------------------

1.1.2019

BYEM

Bölüm ve programlar hakkında tanıtımlar yaparken birimimiz öğrencilerin bölüm ve programlara karşı direnç göstermesin i tespit etmektedir. İSO 9001:2015 Kalite Yönetim Sistemi ve İç Kontrol Risk Çalışmaları kapsamında ilk defa (Yeni) kayıt altına alınmış olup, her yıl sonunda riskin değişim yönü tespit edilecek ve üst yönetime raporlanaca ktır.

 

 

 

 

 

8

BYEM

Faaliyet Giderleri

Birimimizin misyon ve vizyonuna uygun hareket ederek duyuru, sms, mail, haber verilerinin sisteme girerken otokontrole dikkat etmek

Duyuru, sms, mail, haber verilerinin sisteme doğru ve eksiksiz girilmesi riski

--------------------------

Bilgilerin eksik ve zamansız ulaştırılması

Kontrol Etmek

---------------

 

Yönlendirici Kontroller: İlgili bilgilerin eksiksiz bir şekilde birimimize verilmesi gerekmekte dir.

6

6

36

Yeni

 

----------------------------

1.1.2019

BYEM

Bölüm ve programlar hakkında tanıtımlar yaparken birimimiz öğrencilerin bölüm ve programlara karşı direnç göstermesin i tespit etmektedir. İSO 9001:2015 Kalite Yönetim Sistemi ve İç Kontrol Risk Çalışmaları kapsamında ilk defa (Yeni) kayıt altına alınmış olup, her yıl sonunda riskin değişim yönü tespit edilecek ve üst yönetime raporlanaca ktır.

 

 

 

 

 

9

BYEM

Faaliyet Giderleri

Üniversitemi zi tanıtıcı dergi, broşür, kitapçık, katalog vb. materyalleri n güncel olması.

Dergi, broşür, kitapçık, katalog v.b. materyaller için görsel malzemelerin ve verilerin sürekli değişmesi riski.

--------------------------

Birimimizin Misyon ve Vizyonuna uygun hareket ederek üniversitemiz her geçen gün geliştiği için değişen birçok unsur ortaya çıkmaktadır. Dolayısıyla dergi, broşür, kitapçık, katalog vb. materyaller için hazırlana görsel malzemelerin ve verilerin sürekli değişmesi gerekmektedir. Bu da ek bir zaman ve maliyet gerektirmektedir.

Kabul Etmek

---------------

Önleyici Kontroller: Baskılarda verilen alındığı tarihin yazılması gerekir.

Yönlendirici Kontroller: Baskıların yeter sayıda yapılması gerekmekte dir. Ayrıca baskıdan önce tüm verilerin tekrar güncellenm esi gerekmekte dir.

5

5

25

Yeni

 

----------------------------

1.1.2019

BYEM

Bölüm ve programlar hakkında tanıtımlar yaparken birimimiz öğrencilerin bölüm ve programlara karşı direnç göstermesin i tespit etmektedir. İSO 9001:2015 Kalite Yönetim Sistemi ve İç Kontrol Risk Çalışmaları kapsamında ilk defa (Yeni) kayıt altına alınmış olup, her yıl sonunda riskin değişim yönü tespit edilecek ve üst yönetime raporlanaca ktır.

 

 

 

 

 

10

BYEM

Faaliyet Giderleri

Birimimizin misyon ve vizyonuna uygun hareket etmek.

Medya takip sistemlerinin kurumumuzla ilgili haberleri arşivlememesi riski.

--------------------------

Anlaşma yapmış olduğumuz medya takip sistemleri kendi özel nedenleri ile kurumumuza ait haberleri arşivleyemediği durumlar söz konusu olabilmektedir

Kabul Etmek

---------------

Önleyici Kontroller: Tespit edilen risk üniversitemi zce belirlenen risk iştah puanının altında olduğundan Müdürlüğüm üzce bu risk'le ilgili herhangi bir eylem gerçekleştiril meyecektir.

3

3

9

Yeni

 

----------------------------

1.1.2019

BYEM

Bölüm ve programlar hakkında tanıtımlar yaparken birimimiz öğrencilerin bölüm ve programlara karşı direnç göstermesin i tespit etmektedir. İSO 9001:2015 Kalite Yönetim Sistemi ve İç Kontrol Risk Çalışmaları kapsamında ilk defa (Yeni) kayıt altına alınmış olup, her yıl sonunda riskin değişim yönü tespit edilecek ve üst yönetime raporlanaca ktır.

 

 

 

 

 

11

BYEM

Faaliyet Giderleri

Misyon ve vizyonumuz a uygun hareket etmek

Tanıtım Faaliyetleriyle ilgili bütçe olmaması riski

--------------------------

Müdürlüğümüzün istediğimiz faaliyetleri gerçekleştirebilmesi için bütçeye ihtiyaç duyulması

Kabul Etmek

---------------

Önleyici Kontroller: Tespit edilen risk üniversitemi zce belirlenen risk iştah puanının altında olduğundan Müdürlüğüm üzce bu risk'le ilgili herhangi bir eylem gerçekleştiril meyecektir.

Yönlendirici Kontroller:

3

3

9

Yeni

 

----------------------------

1.1.2019

BYEM

Bölüm ve programlar hakkında tanıtımlar yaparken birimimiz öğrencilerin bölüm ve programlara karşı direnç göstermesin i tespit etmektedir. İSO 9001:2015 Kalite Yönetim Sistemi ve İç Kontrol Risk Çalışmaları kapsamında ilk defa (Yeni) kayıt altına alınmış olup, her yıl sonunda riskin değişim yönü tespit edilecek ve üst yönetime raporlanaca ktır.