Döküman No
SGDB.GT.0002
Yayın Tarihi
19.08.2019
Revizyon Tarihi
Revizyon No
Hazırlayan
Birim Kalite Komisyonu
Onaylayan
Daire Başkanı

1. Birimi

SGDB Destek Hizmetleri Birimi

2. Kadro Unvanı

Mali Hizmetler Uzmanı / Mali Hizmetler Uzman Yardımcısı / Şef / Bilgisayar İşletmeni / V.H.K.İ. / Memur / Sekreter

3. Görev Unvanı

Birim Görevlisi

4. Bağlı Bulunduğu Amir

Şube Müdürü / Daire Başkanı

 

 

5. Görev, Yetki ve Sorumlulukları

 

 

  1. Başkanlığa gelen ve giden evrakları veya EBYS Sistemi üzerinden gelen ve giden evrakları teslim alarak kaydetmek ve beklemeksizin havale edilmek üzere daire başkanlığına sunmak.
  2. Posta, iç ve dış zimmet defterlerini tutmak ve takip etmek. Evrakların postalama işlemlerini gerçekleştirmek.
  3. Evrak işlerini evrak çıkana kadar izlemek ve sevke hazır duruma getirmek.
  4. Başkanlığın yayımladığı genelge, yönerge vs. fotokopilerini muhafaza etmek ve Başkanlıkta çalışan diğer personellerin bilgi sahibi olmaları açısından e-mail adreslerine mail ortamında göndermek.
  5. Sayıştay Başkanlığından gelen sorgu ve ilamlarla ilgili, Teftiş ve denetleme raporlarının topluca sonuçlandırılmasını sağlamak ve gerekli yazışma işlemlerini gerçekleştirmek.
  6. Mal beyanlarının 3628 sayılı Mal Bildirimi Kanununa göre alınması, gizlenmesi ve ilgili yerlere gönderilmesinin sağlanması ile diğer beyan ve bildirimlerin gönderilmesini sağlamak
  7. İlgili evrakları “Standart Dosya Planı” genelge dosya esaslarına göre dosyalamak.
  8. Sene sonunda birimde yer alan dosyaların tasnif edip, arşiv sistemine uygun olarak arşive kaldırmak.
  9. İzin ve hastalık raporlarına ilişkin iş ve işlemleri yürütmek.
  10. Personel bilgi ve özlük dosyalarını tutmak.
  11. Daire Başkanlığına ait personelin Maaş işlemlerini yapmak.
  12. Başkanlık personellerinin SGK Kesenek bildirgelerini ve işe giriş-ayrılış işlemlerin süresi  içerisinde vermek.
  13. Başkanlığımızın Taşınır Kayıt Kontrol Görevi işlemlerini yürütmek, Başkanlığımızın taşınırlarının kayıtlarını tutmak ve işlemlerini yapmak.
  14. Daire Başkanlığının malzeme ihtiyaç planlamasını yapmak.
  15. Kayıtlarını tuttuğu taşınırların yönetim hesabını hazırlamak ve harcama yetkilisine sunmak.
  16. Taşınırlarla ilgili zimmet ve Demirbaş iş ve işlemlerini yaparak birimlerde asılmasını sağlamak ve gerekli kontrolleri yapmak.
  17. Taşınmaz Malların envanterini çıkarmak ve takibini yapmak.
  18. Birimlerin desimal ( Yazışma ) Kodlarını güncel olarak tutmak.
  19. Üniversitenin telefon rehberindeki başkanlığımıza ait bilgileri güncellemek.
  20. Başkanlığımıza ait satınalma iş ve işlemlerini gerçekleştirmek.
  21. Başkanlığımıza ait tahakkuk iş ve işlemlerini gerçekleştirmek. ( Yolluk, Telefon, Maaş, Satınalma vb.)
  22. Başkanlığımız tarafından düzenlenecek olan eğitimlerin koordinasyonunu yapmak.
  23. Başkanlığımızın internet sitesini güncel tutmak.
  24. Başkanlığımız birim faaliyet raporunu hazırlamak.
  25. Üniversitemizin çeşitli birimleri tarafından kiraya verilen taşınmazların kira gelirlerinin dosyalar oluşturarak takibini yapmak.
  26. EBYS sisteminde görev alanıyla ilgili yazışmaları takip etmek ve sonuçlandırmak.
  27. Evrakları yükseköğretim üst kuruluşları ve yükseköğretim kurumları saklama süreli standart dosya planına uygun olarak arşivlemek.
  28. Birim içi ve birim dışı yazışmalarını “Resmi Yazışmalarda Uyulacak Esas ve Usuller Hakkındaki Yönetmelik” ve “Bilecik Şeyh Edebali Üniversitesi İmza Yetkileri Yönergesi” ne uygun olarak düzenlemek, imzaya çıkacak yazıları hazırlamak, ilgili yerlere ulaşmasını sağlamak. Yazışmaların kısa, öz, anlaşılır, hatasız ve uygun karakterlerle yazılmasına özen göstermek.
  29. Görev Dağılım Çizelgesi Formu’na göre yerine vekalet edeceği personele ait işleri yapmak.
  30. Görevini ilgili mevzuatlar, kalite yönetim sistem politika hedefleri ve prosedürlerine ve iç kontrol sisteminin tanım ve politikalarına uygun olarak yürütür. Kalite ve iç kontrol yönetim sistemi dokümanlarında belirtilen ilave görev ve sorumlulukları yerine getirmek ve İş güvenliği ile ilgili uyarı ve talimatlara uymak.
  31. Yöneticiler tarafından yazılı ve sözlü verilen diğer iş ve işlemleri yapmak.