1. AMAÇ

Personelinin eğitim çalışmalarının planlanması, yürütülmesi ve değerlendirilmesine yönelik usul ve esasları belirlemektedir.

 

2. KAPSAM

Bu prosedür, Recep Tayyip Erdoğan Üniversitesi Enerji Yönetim Sistemi kapsamındaki eğitim işleri ile  ilgili tüm dokümanları ve süreçleri kapsar.

 

3. TANIMLAR

Planlı Eğitim: Eğitim süreci araçları vasıtasıyla, ihtiyacı önceden ortaya çıkarılmış ve ilgili planlarda yer verilmiş eğitimlerdir.

Plansız Eğitim: İhtiyacı önceden belirlenmemiş ve ilgili planlarda yer verilmemiş, sektörel ve yasal gelişmeler doğrultusunda tahmin edilemeyen sürelerde de ortaya çıkabilen eğitimlerdir.

 

4. SORUMLULAR

Bu prosedürün hazırlanması, güncelleştirilmesi, iptali, kontrollü, dağıtılması ve arşivlenmesinden Enerji Yönetim Komisyonu, uygulanmasından Üniversite bünyesinde görev yapan tüm personel sorumludur.

 

5. UYGULAMA

5.1 Oryantasyon ve İşbaşı Eğitimi

Yeni göreve başlayan personel ile kurum içerisinde görevi ve görev yeri değişen personel için işin gerektirdiği tutum ve bilgileri edinmeleri, düşünsel ve/veya bedensel becerileri kazanmaları, kuruma/birime aidiyet hissinin oluşması, işe ve kuruma/birime uyumlarının sağlanması için yapılan uyum eğitimidir. Oryantasyon eğitimi İnsan Kaynakları Birimi tarafından planlanır ve uygulanır. YİTDB.FR.0031 Oryantasyon ve İşe Giriş Eğitim Formu ile kayıt altına alınır.

 

İşe yeni başlayan personele İnsan Kaynakları Birim Yöneticisi tarafından oryantasyon eğitimi verilir. Bu eğitim işe yeni başlayan veya kurum içinde yerleri değişen çalışanların iş yerine uyumunu sağlamak, çalışma düzeni hakkında bilgilendirmek, işyeri kuralları ve prosedürlerinden haberdar etmek, motivasyonun ve verimliliğin arttırılması için planlanır.

 

İşbaşı eğitimi işe yeni başlayan veya kurum içerisinde yerleri değişen çalışanların mesleki deneyim ve tecrübe edinmeleri, yerinde uygulamayı görmeleri ve çalışma ortamına uyumunun sağlanması amacıyla düzenlenir. İş başı eğitimleri personelin ilk amiri / üstü tarafından verilir.

 

5.2 Eğitim İhtiyacının Belirlenmesi

Eğitim ihtiyacı aşağıda yer alan faaliyetler ile belirlenir;

• Yasal şartlar, diğer şartlar ve düzenlemelerdeki değişiklikler,

• Enerji Yönetim Sistemindeki değişiklikler,

• Teknolojik gelişmeler sonucu ortaya çıkan ihtiyaçlar,

• Dokümantasyon değişiklikleri,

• İş süreçlerindeki değişiklikler,

• Risk değerlendirme faaliyetleri,

• Yeni personel varlığı,

• İç ve dış tetkikler,

• Önceki eğitimlerin sonuçlarının değerlendirilmesi,

• Düzeltici faaliyet olarak belirlenen eğitimler,

• Kurumda uygulanan projeler,

• YGG toplantısı ve diğer periyodik toplantılarda alınan kararlar,

• Bakanlıklar, diğer resmi kurum ve kuruluşlar tarafından gelen taleplerdir.

 

5.3 Planlı Eğitimlerin Uygulanması

ISO 50001 Enerji Yönetim Sistemleri Standardı kapsamında ilgili standardın şartlarını ve kurumun dokümantasyon sistemini kapsayan eğitimlerin, her yıl periyodik olarak en az bir kez düzenlenmesi benimsenmiştir. Ayrıca Enerji Yönetim Sistemi uygulamalarını destekleyici ve özellikle kurum kültürünü destekleyen eğitimlere yıllık eğitim planlarında periyodik olarak yer verilir.

 

İnsan Kaynakları Birimi tarafından personelden gelen eğitim talepleri ve ihtiyaçlar doğrultusunda her yılın Aralık ayı içerisinde YİTDB.PL.0006 Enerji Yönetim Sistemi Yıllık Eğitim Planı oluşturulur ve Genel Koordinatörün onayına sunulur. Yıllık Eğitim Planı bir sonraki yıl içerinde gerçekleştirilir.

 

Belirlenmiş eğitim tarihlerinden 15 gün önce eğitimi sağlayacak olan kişi, kurum veya kuruluşla görüşülerek eğitim hakkında teyit alınır. Herhangi bir aksaklık durumunda eğitim plan ve programları revize edilir.

 

İnsan Kaynakları Birimi ve BT Birimi iç eğitimlerin verileceği ortamın hazırlanmasından ve eksikliklerin tamamlanmasından sorumludur. Eğitimi verecek kişi veya kişiler ile iş birliği yapılarak gereken eğitim materyalleri (bilgisayar, tepegöz, slâyt, vb.) tespit edilir ve eğitim öncesi eğitimin verileceği yerde bulunması sağlanır. Eğitimci tarafından hazırlanan eğitim notları varsa, notlar eğitimi verecek kişi veya kurumdan elde edilip, eğitime katılacaklara önceden dağıtılır.

 

Eğitimlerin kayıt altına alınması için YİTDB.FR.0033 Enerji Yönetim Sistemi Eğitim Katılım Formu kullanılır. Temel eğitim konuları için, (Bilgilendirme eğitimlerinde katılım formları yeterlidir) bu eğitimlere katılan personele katılım belgesi / sertifika düzenlenebilir.

 

Eğitim programının tamamına katılan personel için Katılım Belgesi düzenlenir. Herhangi bir şekilde planlı eğitimlere katılamayan, mazeret sebebi ile izinli olan personellerin uygun bir zamanda eğitim eksiklikleri giderilir.

 

5.4 Eğitimin İptali/Ertelenmesi

Eğitim planlamasında (eğitimi veren kişi, eğitimin günü, yeri vb.) yer alan hususların değişmesi ya da eğitimin iptali durumunda, yeni bir üst yazı ile birimlere bilgi verilir. Yıl içerisinde iptal edilen eğitimler daha sonraki bir tarihte yeniden yapılır.

 

5.5 Eğitimlerin Etkinliğinin Değerlendirilmesi

Eğitim faaliyetlerinin değerlendirilmesi yapılan eğitimlerin etkinliğini değerlendirmek, katılımcıların görüş ve önerilerini almak ve bir sonraki yılın eğitim planının hazırlanmasında yararlanılmak amacıyla yapılır.

5.6 Kayıtlar

Eğitimlere ait kayıtlar ve eğer düzenlendi ise katılım belgesi / sertifika örnekleri İnsan Kaynakları Birimi tarafından muhafaza edilir. Personelin katıldığı eğitimler katılım belgelerinin /sertifikaların birer örneği personel özlük dosyalarına konur.