Döküman No
RTEÜ.PR. 0014
Yayın Tarihi
06.11.2019
Revizyon Tarihi
Revizyon No
Hazırlayan
Kalite Koordinatörü
Onaylayan
Rektör

1. AMAÇ

Bu prosedürün amacı, Recep Tayyip Erdoğan Üniversitesinin tüm eğitim – öğretim hizmetlerinin planlanması ile ilgili yöntemleri belirlemektir.

 

2. KAPSAM

Bu prosedür, Recep Tayyip Erdoğan Üniversitesi’nde yapılan tüm eğitim – öğretim hizmetlerini kapsar.

 

3. TANIMLAR

  • BİDB: Bilgi İşlem Daire Başkanlığı’nı ifade etmektedir.
  • ÖBS: Öğrenci Bilgi Sistemi’ni ifade etmektedir.
  • ÖİDB: Öğrenci İşleri Daire Başkanlığı’nı ifade etmektedir.
  • ÖSYM: Ölçme, Seçme ve Yerleştirme Merkezi’ni ifade etmektedir.
  • RTEÜ: Recep Tayyip Erdoğan Üniversitesi’ni ifade etmektedir.
  • YÖKSİS: Yükseköğretim Öğrenci Veri Sistemi’ni ifade etmektedir.

 

4. SORUMLULAR

Öğrenci İşleri Daire Başkanlığı, Enstitüler, Fakülteler, Yüksekokullar,  Meslek Yüksekokulları

 

5. UYGULAMA

Recep Tayyip Erdoğan Üniversitesi eğitim – öğretim hizmetlerinin planlanması, RTEÜ’de eğitim verilecek bölümler, bölümlerin kontenjanları, tüm birimler için akademik takvim hazırlaması, harç işlemleri, derslerin ve öğretim elemanlarının belirlenmesi, sınav programlarının hazırlanması ve öğrenci bilgi sistemi işlemlerini kapsar.

 

5.1. Akademik Takvim

Yönetmelik ve Yönergeler doğrultusunda Eğitim-Öğretim yılının başlama - bitiş, başvuru, değerlendirme, kayıt ve sınav tarihleri gibi önemli tarihleri içeren akademik takvim “ÖİDB.İA.0001 Akademik Takvimin Hazırlanması İş Akış Süreci”ne göre hazırlanır. Akademik takvimin hazırlanması süreci Öğrenci İşleri Daire Başkanlığı’nın sorumluluğundadır.

 

5.2. Yönetmelik / Yönerge / Usul ve Esaslar Hazırlama

Yönetmelik / Yönerge / Usul ve Esasların hazırlanması veya değişiklik yapılması, ilgili Kanunlara ve YÖK’ün Çerçeve Yönetmeliklerine bağlı kalınarak taslak olarak hazırlanıp Mevzuat İnceleme Komisyonunda uygun görüldükten sonra Yönetmelik taslağı Senato’ya sunulur.

 

Yönetmelik, Senato tarafından uygun görüldükten sonra Resmi Gazetede yayımlanmak üzere Senato Kararı ile birlikte Cumhurbaşkanlık Mevzuatı Geliştirme ve Yayın Genel Müdürlüğüne gönderilir. Yönetmelik Taslağı yayımlanmak için uygun değilse Cumhurbaşkanlık Mevzuatı Geliştirme ve Yayın Genel Müdürlüğü tarafından Üniversiteye bildirilir. Gerekli düzeltmeler yapıldıktan sonra yönetmelik taslağı onaylı şekilde elektronik ortamda tekrar Cumhurbaşkanlık Mevzuatı Geliştirme ve Yayın Genel Müdürlüğüne gönderilir. Resmi Gazetede yayımlanan Yönetmelik, yayımlandığı tarih itibariyle yürürlüğü girer. Yönetmeliğin Resmi Gazetede yayımlandığı ve yürürlüğe girdiği ilgili birimlere resmi yazı ile bildirilir. Yönetmelik Üniversitenin web sayfası mevzuatlar bölümünde yayınlanır.

 

Yönerge, Usul ve Esaslar, Senato tarafından kabul edildiği tarihte yürürlüğe girer. Yönerge / Usul ve Esasların yürürlüğe girdiği ilgili birimlere resmi yazı ile bildirilir. Yönerge / Usul ve Esaslar Üniversitenin web sayfası mevzuatlar bölümünde yayınlanır. RTEÜ Önlisans ve Lisans Programları İçin Uluslararası Öğrenci Başvuru Kabul ve Kayıt Yönergesi ise Senato tarafından uygun görüldükten sonra YÖK’e gönderilir ve YÖK’ün onayından sonra yürürlüğe girer.

 

Yukarıda belirtilen işlemler “ÖİDB.İA.0102 Yönetmelik, Yönerge, Usul ve Esaslar Hazırlama İş Akış Süreci”ne göre yapılır.

 

5.3. Üniversite Yönetim Kurulu / Senato Kararları İşlemleri

Genel Sekreterlik makamı tarafından alınan Üniversite Yönetim Kurulu / Senato Kararları ÖİDB’ye gönderilir. Kararların ÖİDB tarafından gereği ve akademik birimlere gönderimi yapılır. “ÖİDB.İA.0061 Üniversite Yönetim Kurulu / Senato Kararları İşlemleri İş Akış Süreci”ne göre yürütülür.

 

5.4. ÖSYM Kontenjanlarının Belirlenmesi

ÖSYM Başkanlığının resmi yazısı ile akademik birimlerin kurul kararlarıyla belirlenen ÖSYM kontenjan ve koşul önerileri Senato Kararı doğrultusunda online olarak “http://osyskilavuz.osym.gov.tr/” sayfasına girilir. ÖSYM Başkanlığının kontenjanları yayınlamasıyla kontrolleri yapılarak eksiklik, hata, düzeltme talepleri varsa ÖSYM Başkanlığına mail ve telefon ile bilgi verilir. ÖSYM kontenjanlarının belirlenmesi süreci Öğrenci İşleri Daire Başkanlığı’nın sorumluluğunda olup, “ÖİDB.İA.0047 ÖSYM Kontenjanlarının Belirlenmesi İş Akış Süreci”ne göre yapılır.

 

5.5. Uluslararası Öğrenci Kontenjanlarının Belirlenmesi

YÖK Başkanlığının resmi yazısı ile Akademik birimlerin Kurul Kararlarıyla belirlenen uluslararası öğrenci kontenjan ve koşul önerileri Senato Kararı doğrultusunda online olarak YÖKSİS’e girilir. YÖK Başkanlığının kontenjanları yayımlamasıyla kontrolleri yapılarak eksiklik, hata, düzeltme talepleri varsa YÖK Başkanlığına mail ve telefon ile bilgi verilir. Bu İşlem Öğrenci İşleri Daire Başkanlığı’nın sorumluluğunda olup,  “ÖİDB.İA.0059 Uluslararası Öğrenci Kontenjanlarının Belirlenmesi İş Akış Süreci”ne göre yapılır.

 

5.6. Yatay Geçiş (Kurum İçi - Kurumlar arası Yatay Geçiş) Kontenjanlarının Belirlenmesi

“Yükseköğretim Kurumlarında Önlisans ve Lisans Düzeyindeki Programlar Arasında Geçiş, Çift Anadal, Yandal ile Kurumlar Arası Kredi Transferi Yapılması Esaslarına İlişkin Yönetmelik” maddelerine ve “RTEÜ Önlisans ve Lisans Düzeyindeki Programlar Arası Geçiş Senato Esasları”na göre; Kurum İçi - Kurumlar arası Yatay Geçiş kontenjanları ve hangi bölümlerden / programlardan hangi bölümlere / programlara öğrenci kabul edileceği ilgili yönetim kurullarının önerisi ile Senato tarafından belirlenir ve YÖKSİS’e işlenir. Kontenjanlar ve başvuru takvimi web sayfasında yayınlanır. Kurumlar arası yatay geçiş kontenjanları ile başvuru ve değerlendirme işlemleri, Senato tarafından kabul edilen takvime göre yapılır.

 

Önlisans-lisans programları Yatay Geçiş öğrenci kontenjanları “ÖİDB.İA.0065 Yatay Geçiş Kontenjanlarının Belirlenmesi İş Akış Süreci”ne göre yapılır.

 

5.7. Merkezi Yerleştirme Puanı ile (Ek Madde-1) Yatay Geçiş

Yükseköğretim kurumlarında Ön Lisans ve Lisans Düzeyindeki Programlar Arasında Geçiş, Çift Anadal, Yandal ile Kurumlar arası Kredi Transferi Yapılması Esaslarına İlişkin Yönetmeliğin Ek Madde-1 uyarınca ve yatay geçiş işlemlerinde güz/bahar dönemi için yükseköğretim kurumları tarafından yürütülecek işlemlere ilişkin usul ve esaslara göre Merkezi Yerleştirme Puanı ile (Ek Madde-1) yatay geçiş kontenjanları, başvuru şekli, gerekli belgeler, başvuru-değerlendirme takvimi ve başvuru koşulları Üniversite Senatosu tarafından belirlenir. Merkezi Yerleştirme Puanı ile (Ek Madde-1) yatay geçiş  “ÖİDB.İA.0032 Merkezi Yerleştirme Puanı ile (Ek Madde-1) Yatay Geçiş İş Akış Süreci”ne göre yapılır.

 

5.8. Çift Anadal / Yandal  Programı Açılması

Aynı yükseköğretim kurumunda yürütülen Önlisans/Lisans diploma programları arasında “Yükseköğretim Kurumlarında Önlisans ve Lisans Düzeyindeki Programlar Arasında Geçiş, Çift Anadal, Yandal ile Kurumlar Arası Kredi Transferi Yapılması Esaslarına İlişkin Yönetmelik” hükümlerine göre ilgili bölümlerin ve birim kurullarının önerisi üzerine senatonun onayı ile çift anadal / yandal programları açılabilir. Bu işlem ÖİDB’nın sorumluluğunda olup “ÖİDB.İA.0105 Çift Anadal-Yandal Programı İşlemleri İş Akış Süreci”ne göre yürütülür.

 

5.9. Yükseköğretim Bilgi Sistemi (YÖKSİS) İşlemleri

Öğrenci bilgi sistemine kayıt edilen öğrencilerin kayıt, mezuniyet, ayrılma, kayıt dondurma vb. durumları Yükseköğretim Bilgi Sistemine (YÖKSİS) aktarılır. Tüm veriler YÖKSİS'e günlük olarak gönderilip, her gün teyitleşme işlemi yapılır. YÖKSİS işlemleri Öğrenci İşleri Daire Başkanlığı ile Bilgi İşlem Daire Başkanlığı tarafından yürütülür. “ÖİDB.İA.0067 YÖKSİS İşlemleri İş Akış Süreci”ne göre yapılır.

 

5.10. Katkı Payı / Öğrenim Ücretlerinin Belirlenmesi

Katkı Payı / Öğrenim Ücretleri, her yıl Ağustos ayı içerisinde  Resmi Gazetede yayımlanan Eğitim-Öğretim Yılında Yükseköğretim Kurumlarında Cari Hizmet Maliyetlerine Öğrenci Katkısı Olarak Alınacak Katkı Payları Ve Öğrenim Ücretlerinin Tespitine Dair  Bakanlar Kurulu Kararı uyarınca Üniversite Yönetim Kurulu tarafından belirlenmesi “ÖİDB.İA.0085 Öğrenci Katkı Payı / Öğrenim Ücretlerinin Belirlenmesi İş Akış Süreci”ne göre yapılır.

 

5.11. Dönem Derslerinin Açılması ve Kayıt Yenileme İşlemleri

Her eğitim-öğretim döneminde okutulacak dersler ÖİDB tarafından akademik birimlerden talep edilir. Akademik birimlerin Yönetim Kurulu Kararları doğrultusunda ilgili dönem için açılması istenen dersler ÖİDB tarafından Öğrenci Bilgi Sisteminde açılır. Açılan derslere öğretim elemanı tanımlama, dersleri gruplandırma, seçmeli derslere kontenjan tanımlama işlemi bölüm / anabilim dalı başkanları tarafından yapılır. Derslerin açılmasında Öğrenci İşleri Daire Başkanlığı ve Akademik Birimler koordineli olarak çalışır. Bu işlem “ÖİDB.İA.0091 Dönem Derslerinin Açılması ve Kayıt Yenileme İşlemleri İş Akış Süreci”ne göre yapılır.

 

5.12. Üniversite Ortak Seçmeli Derslerin Açılması

Lisans programları için her öğretim döneminde okutulacak Üniversite Ortak Seçmeli Dersler ÖİDB tarafından akademik birimlerden istenir. Akademik birim Yönetim Kurulu Kararlarıyla ilgili dönem için açılması istenen dersler Üniversite Seçmeli Dersler Koordinatörlüğünün değerlendirilmesi ile Üniversite Yönetim Kurulu tarafından karara bağlanır.  Üniversite seçmeli derslerin açılması, gruplandırılması,  kontenjanların belirlenmesi, derslerin yapılacağı gün ve mekânların belirlenmesi noktasında Öğrenci İşleri Daire Başkanlığı ve Üniversite Seçmeli Dersler Koordinatörlüğü koordineli olarak çalışır. Bu işlem “ÖİDB.İA.0060 Üniversite Ortak Seçmeli Derslerin Açılması İşlemleri İş Akış Süreci”ne göre yapılır.

 

5.13. İkinci Öğretimde % 10’a Giren Öğrencilerin Belirlenmesi

Eğitim-Öğretim yılının Güz ve Bahar yarıyılları sonunda ÖBİS’nde ikinci öğretim programlarına kayıtlı öğrencilerin yarıyıl akademik ortalamaları incelenerek, öğrenci sayılarına göre her sınıf için belirlenen kontenjanlar dahilinde Yükseköğretim Genel Kurulu’nun % 10'a giren öğrenciler hakkında almış olduğu ilke kararları çerçevesinde % 10'a giren öğrenciler belirlenir. Başarı sıralamasında  % 10'a giren öğrencilerin harç bilgileri ÖBİS’nde düzenlenerek işlem tamamlanır. Bu işlem ÖİDB tarafından “ÖİDB.İA.0078 İkinci Öğretimde % 10’a Giren Öğrencilerin Belirlenmesi İş Akış Süreci”ne göre yapılır.

 

5.14. Öğrenci Kimlik İşlemleri

Üniversitemize kayıt yaptıran öğrencilerin kimlik bilgileri ÖBS’ne tanımlandıktan sonra Bilgi İşlem Daire Başkanlığı tarafından basımı yapılan kimlikler akademik birimlere iletilir. Yeni kayıt yaptıran öğrencilerin ve öğrenci kimliğini kaybeden veya yenilemek isteyen  öğrencilerin kimlik basım işlemleri “ÖİDB.İA.0086 Öğrenci Kimlik İşlemleri İş Akış Süreci”ne göre yapılır.

 

5.15. Öğrenci Konsey Seçimleri

Yükseköğretim Kurulu Başkanlığı’nın belirleyeceği tarih aralığına göre Rektörlük tarafından belirlenen seçim takvimi ÖİDB tarafından akademik birimlere gönderilir. Akademik birimler tarafından seçim takvimine uyularak Recep Tayyip Erdoğan Üniversitesi Öğrenci Konseyi Yönergesi hükümlerine göre seçim gerçekleştirilir. “ÖİDB.İA.0042 Öğrenci Konsey Seçimleri İş Akış Süreci”ne göre yapılır.

 

5.16. Sınav Programlarının Hazırlanması

Akademik takvime uygun olarak ara sınav, mazeret sınavı, yarıyıl sonu sınavı, bütünleme sınavı, tek ders sınavı, ek sınavlar ve diğer sınavların programları akademik birimler tarafından hazırlanır ve öğrencilere duyurulur. Rektörlüğe bağlı bölüm başkanlıkları tarafından yürütülen derslerin ortak yapılan sınavları akademik birimlerle koordineli şekilde planlanır. Bu işlem  “ÖİDB.İA.0003 Ara Sınav, Yarıyıl Sonu / Bütünleme Sınavlarının Hazırlanması İş Akış Süreci”ne göre yürütülür.

 

5.17. ÖBS Üzerinde İhtiyaç Duyulan Ekranların Ekleme, Çıkarma ve Güncellenmesi

Öğrenci Bilgi Sisteminde; değişen mevzuatlara, kullanıcıların taleplerine göre,  işleyişsel bir değişiklik veya bir yenilik olduğunda,  ÖBS’nde ihtiyaç duyulan ekran yapısı belirlenerek ÖİDB tarafından BİDB’na bildirilir. BİDB tarafından gerekli düzenlemeler yapılır. Bu işlem “ÖİDB.İA.0039 Öğrenci Bilgi Sistemi Üzerinde İhtiyaç Duyulan Ekranların Ekleme, Çıkarma ve Güncellenmesi İş Akış Süreci”ne göre yapılır.

 

6. İLGİLİ DOKÜMANLAR

  • ÖİDB.İA.0001 Akademik Takvimin Hazırlanması İş Akış Süreci
  • ÖİDB.İA.0003 Ara Sınav, Yarıyıl Sonu/Bütünleme Sınavlarının Hazırlanması İş Akış Süreci
  • ÖİDB.İA.0032 Merkezi Yerleştirme Puanı ile (Ek Madde-1) Yatay Geçiş İş Akış Süreci
  • ÖİDB.İA.0039 Öğrenci Bilgi Sistemi Üzerinde İhtiyaç Duyulan Ekranların Ekleme, Çıkarma ve Güncellenmesi İş Akış Süreci
  • ÖİDB.İA.0042 Öğrenci Konsey Seçimleri İş Akış Süreci
  • ÖİDB.İA.0047 ÖSYM Kontenjanlarının Belirlenmesi İş Akış Süreci
  • ÖİDB.İA.0059 Uluslararası Öğrenci Kontenjanlarının Belirlenmesi İş Akış Süreci
  • ÖİDB.İA.0060 Üniversite Ortak Seçmeli Derslerin Açılması İşlemleri İş Akış Süreci
  • ÖİDB.İA.0061 Üniversite Yönetim Kurulu/Senato Kararları İşlemleri İş Akış Süreci
  • ÖİDB.İA.0065 Yatay Geçiş Kontenjanlarının Belirlenmesi İş Akış Süreci
  • ÖİDB.İA.0067 ÖKSİS İşlemleri İş Akış Süreci
  • ÖİDB.İA.0078 İkinci Öğretimde % 10’a Giren Öğrencilerin Belirlenmesi İş Akış Süreci
  • ÖİDB.İA.0085 Öğrenci Katkı Payı/Öğrenim Ücretlerinin Belirlenmesi İş Akış Süreci
  • ÖİDB.İA.0086 Öğrenci Kimlik İşlemleri İş Akış Süreci
  • ÖİDB.İA.0091 Dönem Derslerinin Açılması ve Kayıt Yenileme İşlemleri İş Akış Süreci
  • ÖİDB.İA.0102 Yönetmelik, Yönerge, Usul ve Esaslar Hazırlama İş Akış Süreci
  • ÖİDB.İA.0105 Çift Anadal -Yandal Programı İşlemleri İş Akış Süreci
  • Üniversite Seçmeli Dersler Uygulama Esasları
  • Ön Lisans ve Lisans Düzeyinde Yatay Geçiş Senato Esasları
  • Yükseköğretim Kanunu (2547)
  • Lisansüstü Eğitim ve Öğretim Yönetmeliği
  • Yükseköğretim Kurumlarında Önlisans ve Lisans Düzeyindeki Programlar Arasında Geçiş, Çift Anadal, Yan Dal ile Kurumlar Arası Kredi Transferi Yapılması Esaslarına İlişkin Yönetmelik
  • Yükseköğretim Kurumları Öğrenci Konseyleri ve Yükseköğretim Kurumları Ulusal Öğrenci Konseyi Yönetmeliği
  • YÖK Yurtdışından Öğrenci Kabulüne İlişkin Esaslar
  • YÖK Ek Madde 1 Uygulama Esasları
  • YÖK Yüzde On Başarı Durumu Belirleme İlkeleri
  • Recep Tayyip Erdoğan Üniversitesi Ön Lisans ve Lisans Eğitim-Öğretim ve Sınav Yönetmeliği
  • Recep Tayyip Erdoğan Üniversitesi Tıp Fakültesi Eğitim-Öğretim ve Sınav Yönetmeliği
  • Recep Tayyip Erdoğan Üniversitesi Diş Hekimliği Fakültesi Eğitim-Öğretim ve Sınav Yönetmeliği
  • Recep Tayyip Erdoğan Üniversitesi Lisansüstü Eğitim ve Öğretim Yönetmeliği
  • Recep Tayyip Erdoğan Üniversitesi Yabancı Dil Hazırlık Eğitim-Öğretim ve Sınav Yönetmeliği
  • Recep Tayyip Erdoğan Üniversitesi Uzaktan Eğitim Uygulama ve Araştırma Merkezi Yönetmeliği
  • Recep Tayyip Erdoğan Üniversitesi Önlisans ve Lisans Programları İçin Uluslararası Öğrenci Başvuru Kabul ve Kayıt Yönergesi
  • Recep Tayyip Erdoğan Üniversitesi Öğrenci Konseyi Yönergesi
  • Sınav Uygulama Esasları