Döküman No
RTEÜ.PR.0003
Yayın Tarihi
05.08.2019
Revizyon Tarihi
27.08.2019
Revizyon No
1
Hazırlayan
Kalite Koordinatörü
Onaylayan
Rektör

1.AMAÇ

Bu prosedürün amacı Recep Tayyip Erdoğan Üniversitesinde kalite ile ilgili faaliyetlerin ve bu faaliyetlerin sonuçlarının Kalite Yönetim Sistemi şartlarına ve planlanan düzenlemelere uygunluğunu doğrulamak; Kalite Yönetim Sistemi’nin etkinliğini izlemek ve sürekliliğini sağlamak amacıyla değerlendirme yapabilmek için belirli aralıklarla iç tetkiklerin planlanması, yerine getirilmesi, raporlanması ve takibinin yapılmasında yöntem ve sorumlulukların belirlenmesidir.

 

      2. KAPSAM

Bu prosedür Recep Tayyip Erdoğan Üniversitesi bünyesindeki Kalite Yönetim Sistemi kapsamında bulunan tüm süreçleri kapsar.

 

 3. TANIMLAR

  • Tetkik Kriterleri: Referans olarak kullanılan politikalar, prosedürler ya da şartlar takımıdır.
  • Tetkik Delili: Tetkik kriterleri ile ilgili ve doğrulanabilen kayıtlar, durum beyanları ya da diğer bilgilerdir.
  • Tetkik Bulguları: Toplanan tetkik delillerinin, tetkik kriterlerine göre değerlendirme sonucudur.
  • Uygunluk: Bir şartın yerine getirilmesidir.
  • Uygunsuzluk: Bir iş veya hizmette farkına varılan ve onun yerine getirilmesini, performansını olumsuz yönde etkileyen bir eksiklik, ihmal ya da yetersizlik. Bir şartın yerine getirilmemesidir

   

        4. SORUMLULAR

Bu prosedürün uygulanmasından tüm çalışanlar sorumludur.

 

  5. UYGULAMA

İç tetkikler, Kalite Yönetim Sistemi Standartları ve tüm süreçler kapsamında gerçekleştirilir.

 

 5.1. İç Tetkikin Planlanması

  • Recep Tayyip Erdoğan Üniversitesinde İç Kalite Tetkiki “RTEÜ.PR.0006 Yönetimin Gözden Geçirmesi Prosedürü ”ne uygun olarak yılda bir defa yapılır. “İç Tetkik Planı” Kalite Koordinatörü ve Kalite Komisyonu tarafından, faaliyetlerin durumu, önemi ve bir önceki tetkik sonucu dikkate alınarak oluşturulur.
  • Kalite Koordinatörü ve Kalite Komisyonu tarafından hazırlanan “İç Tetkik Planı” Rektöre onaylatılır. Bu planda, tetkik edilecek birimler, tetkikçiler, tetkik tarihleri, tetkikte referans standart maddeleri ve ilgili dokümanlar yer alır.

 

 5.2. İç Tetkikçilerin Seçimi

  • Tetkikçiler, Kalite Koordinatörü ve Kalite Komisyonu tarafından, iç tetkik eğitimi almış personel içinden, en az iki kişi olacak şekilde, kendi faaliyetlerini tetkik etmeyecek şekilde seçilir.
  • Kalite Koordinatörü, denetimleri gerçekleştirmek için seçilen personelin yeterli olduğunu kontrol etmek ve onaylamakla sorumludur.

 

5.3. İç Tetkikin Duyurulması 

  • Hazırlanan “İç Tetkik Planı”, tüm birimlere resmi yazı ile veya diğer yollarla (e-posta, faks vb.)  gönderilir.
  • Herhangi bir plan değişikliği (tetkikçi ve tarih) isteği durumunda “Recep Tayyip Erdoğan Üniversitesi İç Tetkik Planı’nda” revizyon yapılır ve İç Tetkik Planı, Rektörün onayı ile yeniden yayınlanır ve birim sorumlularına aynı şekilde gönderilir.

 

 5.4. İç Tetkik Soru Listesinin Oluşturulması

  • Kalite Komisyonu ve / veya Kalite Koordinatörlüğü tarafından Kalite Yönetim Sistemi süreçleri,  ISO 9001-2015 ve diğer standart şartları ve ilgili bölüm dokümanları gibi tetkik kriterleri dikkate alınarak “İç Tetkik Soru Listesi” oluşturulur

 

5.5. İç Tetkikin Gerçekleştirilmesi

  • Tetkikçiler, “İç Tetkik Planı’nda belirtilen tarihlerden en az bir hafta önce tetkik edilecek birimin sorumlusu ile tetkik tarihleri üzerinde teyit sağlarlar.
  • Tetkikçiler, tetkikten önce “RTEÜ.FR.0008 İç Tetkik Rapor Formu”nu ve “RTEÜ.LS.0001 İç Tetkik Soru Listesi”ni Kalite Komisyonu / Kalite Koordinatörlüğü’nden temin ederler.
  • Tetkikçiler, ilgili birim sorumluları ile açılış toplantısı yaparak tetkikin nasıl yürütüleceği ve raporlanacağı ile ilgili bilgiyi paylaşırlar. 
  • Tetkikler, ilgili birim sorumlusunun rehberliğinde, işi yapan personel ile yüz yüze görüşülerek, tetkik delillerine bakılarak, süreç ve çalışma ortamı gözlemlenerek yürütülür.
  • “RTEÜ.FR.0008 İç Tetkik Rapor Formu”na ilgili bölümlerin tetkik bulguları yazılır. Eğer tetkik raporu sonucuna yansımış bir uygunsuzluk varsa, bu uygunsuzluk “RTEÜ.PR.0002 Uygunsuzluk ve Düzeltici Faaliyetler Prosedürü”ne uygun olarak “RTEÜ.FR.0004 Uygunsuzluk ve Düzeltici Faaliyet Formu”na kanıtı ile birlikte yazılır. Yapılacak olan düzeltici faaliyetin tahmini bitirilme zamanı belirtilir. Zaman geçirmeden düzeltici faaliyetlerin gerçekleştirilmesi sağlanır.
  • “RTEÜ.FR.0008  İç Tetkik Rapor Formu” ve “RTEÜ.FR.0004 Uygunsuzluk ve Düzeltici Faaliyet Formu” karşılıklı olarak imzalanır ve bir nüshası ilgili bölüme verildikten sonra kapanış konuşması yapılır.

 

5.6. İç Tetkikin Raporlanması

  • RTEÜ.FR.0008 İç Tetkik Rapor Formu” ve düzenlenmiş ise “RTEÜ.FR.0004 Uygunsuzluk ve Düzeltici Faaliyet Formu”nun bir nüshası Kalite Koordinatörlüğüne verilir. Tüm tetkik sonuçlarını içeren bir rapor Kalite Koordinatörü tarafından Kalite Komisyonuna sunulur.

 

6. İLGİLİ DOKÜMANLAR

  • RTEÜ.FR.0004 Uygunsuzluk ve Düzeltici Faaliyet Formu
  • RTEÜ.FR.0008 İç Tetkik Rapor Formu
  • RTEÜ.LS.0001 İç Tetkik Soru Listesi
  • RTEÜ.PL.0001 İç Tetkik Planı
  • RTEÜ.PR.0006 Yönetimin Gözden Geçirilmesi Prosedürü
  • ISO 9001-2015 KYS Standardı

 

Revizyon Takip Tablosu

Revizyon No

Tarih

Açıklama

01

27.08.2019

Doküman numaralarında düzeltme yapıldı.