Döküman No
RTEÜ.PR.0001
Yayın Tarihi
26.07.2019
Revizyon Tarihi
03.10.2019
Revizyon No
2
Hazırlayan
Kalite Koordinatörü
Onaylayan
Rektör

 

 1. AMAÇ

Bu prosedürün amacı, Recep Tayyip Erdoğan Üniversitesi Kalite Yönetim Sistemi (KYS) içinde yer alan tüm dokümanların hazırlanması, onaylanması, yayını, sürdürülmesi, güncelleştirilmesi, iptali ve dağıtım esasları gibi yöntem ve sorumlulukları belirlemektir.

 

2. KAPSAM

Bu prosedür, Recep Tayyip Erdoğan Üniversitesi Kalite Yönetim Sistemi içinde yer alan tüm dokümanları kapsar.

 

3. TANIMLAR

  • Doküman: Bir faaliyeti ve o faaliyetin gereklerini tanımlayan veya belgeleyen yazılı ya da görsel araçlardır.
  • İç Kaynaklı Doküman: Recep Tayyip Erdoğan Üniversitesi tarafından oluşturulan ve faaliyetlerin gerçekleştirilmesinde kullanılan dokümanlardır.
  • Dış Kaynaklı Doküman: Recep Tayyip Erdoğan Üniversitesi tarafından hazırlanmayan ancak faaliyetlerin gerçekleştirilmesinde kullanılan dokümanlardır. (Kanunlar, Kanun Hükmünde Kararnameler, Tüzükler, Yönetmelikler, Şartnameler, Tebliğler, Standartlar, Esaslar, Kılavuzlar vb.).
  • İptal Doküman: Üzerinde değişiklik yapılan, orijinal nüshası üzerine "İptal" kaşesi basılarak arşivlenen ve eski kopyaları imha edilen dokümandır.
  • Revize Edilen Doküman: Üzerinde değişiklik yapılan dokümandır.
  • Kontrollü Doküman: Kalite Yönetim Sistemi içinde gerektiğinde güncellenmesi zorunlu olan, doğruluğu, güncelliği ve içeriği onaylanmış, yayınlanması, dağıtımı ve değişikliği sadece yetkili kişilerce yapılabilen dokümanlardır.
  • Kontrolsüz Doküman: Güncelliği garanti altına alınmamış bilgilendirme amaçlı dokümanlardır.
  • Yardımcı Doküman: Doküman türü tablosunda sayılmayan diğer tüm dokümanlardır.
  • Görev Tanımları: 2547 sayılı Yükseköğretim Kanunu, 657 sayılı Devlet Memurları Kanunu, 4857 İş Kanunu, Recep Tayyip Erdoğan Üniversitesi yönetmelikleri vb. içerisinde tanımlanmış kişilere verilmiş olan unvanları ifade eden dokümanlardır.
  • Form: Prosedür ve talimatlarda anlatılan faaliyetlere ait bilgilerin sistematik olarak kayıt edilmesini sağlayacak şekilde düzenlenmiş dokümanlardır.
  • İş Akışı: Yapılacak işlerin gerçekleştirilme adımlarını açıklayan, yukarıdan aşağıya gidişatı tanımlayan dokümanlardır.
  • Kalite El Kitabı: Üniversitemizin kalite politikasını, hedeflerini, organizasyonunu, yetki ve sorumlulukları tanımlayan, ISO 9001 standardındaki faaliyetleri tarif eden dokümandır.
  • Kılavuz: Herhangi bir alanda ve konuda bilgi veren, yol yöntem gösteren dokümanlardır.
  • Liste: Kalite Yönetim Sistemi kapsamındaki faaliyetlerin uygulanmasında oluşturulan sıralı bilgilerin yer aldığı dokümanlardır.
  • Organizasyon Şeması: En üst yönetimden itibaren kimin kime bağlı olduğunu gösteren şemadır.
  • Paydaş Analizi: Stratejik plan hazırlık çalışmaları kapsamında yapılan paydaş analizleri ve dokümanlarıdır.
  • Plan: Hedeflenen amaçlara ulaşmak için kullanılacak yöntem ve uygulanacak işlemleri gösteren dokümanlardır.
  • Prosedür: Süreçleri tanımlayan ve faaliyetlerin hangi ana kurallar çerçevesinde yürütüleceğini gösteren dokümanlardır. Bir prosedür, birden fazla süreci kapsayabilir.
  • Proses: Tanımlanan süreçlerin girdi, çıktı, kaynak, personel, iç dokümantasyon ve performans hedeflerini tek bir yapıda gösteren dokümanlardır.
  • Risk Analizi: Üniversitede sunulan hizmetlerde, karşılaşılma olasılığı olan risklerin belirlenerek önlenmesi için yapılacak faaliyetleri belirten dokümanlardır.
  • Proses İzleme Kartı: Proses performans hedeflerinin ve bu hedeflerde oluşan sapmaların altı aylık dönemlerle takip edilmesine yardımcı olan bir dokümandır.
  • Şartname: Satın alma ve kiralama işleri ile tamir, bakım ve onarım faaliyeti, vb. faaliyetlerde kullanılan teknik dokümandır.
  • Talimat: Uygulamaya yönelik olarak, faaliyetlerin nasıl yapılacağını ayrıntılı olarak açıklayan dokümanlardır.

 

4. SORUMLULAR

Bu prosedürün hazırlanması, güncelleştirilmesi, iptali, kontrollü, dağıtılması ve arşivlenmesinden Kalite Koordinatörlüğü, uygulanmasından Üniversite bünyesinde görev yapan tüm personel sorumludur.

 

5. UYGULAMA

5.1. Yeni Dokümanların Hazırlanması ve Yürürlüğe Alınması

Doküman ihtiyacı; ilgili mevzuat ve standart şartları ile üniversite kalite yönetim sistemi şartları gözetilerek Kalite Yönetim Sistemi Çalışma Grubu veya Birim Kalite Temsilcileri tarafından belirlenir ve Kalite Koordinatörlüğüne iletilir. Bununla birlikte tüm paydaşlar ihtiyaç duyulan bir dokümanın hazırlanmasını önerebilir. Aşağıdaki koşullardan biri veya birkaçının aynı zamanda oluşması durumunda doküman hazırlama gereksinimi ortaya çıkar.

 

  • Kalite Yönetim Sisteminin yeni bir sistem standardının gereklerine göre yeniden düzenlenmesi, optimize edilmesi veya entegrasyonu.
  • Mevcut faaliyetlerde değişim ve yeni bir faaliyetin tanımlanması.
  • Doküman ile uygulama arasında ortaya çıkabilecek farklılıkların oluşması

 

Yeni dokümanların hazırlanması “RTEÜ.İA.0018 Yeni Doküman Hazırlama İş Akışı”na göre yapılır.  Doküman hazırlanması talepler, “RTEÜ.FR.0010 Doküman Talep Formu” kullanılarak gerçekleştirilir. Kalite Koordinatörlüğü tarafından hazırlanan dokümanlarda, Doküman Talep Formu şartı aranmaz.

 

5.2. Dokümanların Yapısı

Dokümanlar, eğer yapısı uygun ise “RTEÜ.FR.0011 Genel Doküman Formu”na yazılırlar. Yapısı gereği bir formun kullanılmasının mümkün olmadığı dokümanlarda farklı formatlar kullanılabilir. Ancak bu prosedürde aksi belirtilmedikçe, kullanılan tüm formatlar aşağıda belirtilen temel doküman bilgilerini içermelidir.

Bu bilgiler;

  • Recep Tayyip Erdoğan Üniversitesi Amblemi: 
  • Doküman Adı: Dokümanın ilişkili olduğu konuyu ifade eder.
  • Doküman No: Dokümanın izlenebilirliğini sağlayan, kurum tarafından doküman yönetim sisteminde belirlenen kurallara uygun olarak oluşturulan tanımlama sistemini ifade eder.
  • Yayın Tarihi: Dokümanın onaylandığı tarihi ifade eder.
  • Revizyon Tarihi: Dokümanın en son güncellendiği tarihi ifade eder.
  • Revizyon No: Dokümanın kaç kez güncellendiğini ifade eder.
  • Sayfa No: Dokümanın kaç sayfadan oluştuğunu ifade eder.
  • Hazırlayan/Onaylayan:  Dokümanın kim tarafından hazırlandığını ve onaylandığını ifade eder.

 

Dış kaynaklı dokümanlar için format şartı aranmamaktadır. Dış kaynaklı dokümanlar orijinal formatında ve güncel haliyle kullanıcıların erişimine sunulmaktadır.

 

5.2.1.Başlık

Hazırlanan tüm dokümanların her sayfasında Başlık Bilgileri (Örnek 1) bulunur. Birimlerin hazırladığı dokümanların başlıklarında birim adı da (Örnek 2) bulunur.

 

Örnek 1:

 

 

DOKÜMANLARIN KONTROLÜ PROSEDÜRÜ

 

Doküman No

RTEÜ.PR.0001

Yayın Tarihi

00.00.0000

Revizyon Tarihi

00.00.0000

Revizyon No

00

Sayfa

1/7

 

 

 

 

 

 

 

 

5.2.2.Onay

Dokümanlarda Hazırlayan ve Onaylayan bilgileri; kişi ya da kişilerin, unvan ve imzalarını içerir. Hazırlayan - Onaylayan bilgileri dokümanın son sayfasında veya en son sayfanın arka sayfasında yer alır. WEB ’de yayımlanan dokümanlar üzerinde Hazırlayan ve Onaylayan kısımlarda imza olmasına gerek yoktur.

 

Örnek 1:

 

HAZIRLAYAN

ONAYLAYAN

......./......./...........

......../......./...........

Adı Soyadı

Unvanı

Adı Soyadı

Unvanı

İmza

İmza

 

5.2.3. Sayfa Yapısı (A4/A5 Formatı)

Word belgesi olarak hazırlanan dokümanların standart aynı yapıda olması amacı ile aşağıda belirlenen ölçülerde sayfa kenar boşlukları belirlenir ve yazılar iki yana yaslanır. (Not: Sayfa yapısı, formlarda ve planlarda değişebilir. Farklı yazı tipi ve karakter puntosu kullanılabilir.)

Örnek:1

Üst: 2,5-1,5 cm           Alt: 2,5-1,5 cm

Sağ: 2,5-,1,5cm          Sol: 2,5-1,5 cm

 

Alt Bilgi: D.No:RTEÜ.PR.01,  - Y.T.: 00.00.0000 -  R.N.:00, - R.T. 00.00.0000, - S.No/Sayısı ½

 (Alt Bilgi; “İtalik” olarak “9” puntoda yazılır ve Dokümanın tüm sayfalarında (tek sayfa olanlarda dahil) tercihen bulunur.

 

5.2.4.Yazım Düzeni

Kalite Yönetim Sistemine bağlı olarak hazırlanan dokümanların yazı tipi “Times New Roman”, boyutu “12” veya “11” punto, satır aralığı değeri “1,0” dir. Başlık ve alt başlıklar arasında 1 satır aralığı boşluk bırakılır. Madde imi kullanılması gerekiyor ise “·” örnek simge kullanılır. Sıralama yapılması gerekiyorsa madde işaretleri olarak “a. – b. ...” kullanılır.

Ana başlıklar kalın ve büyük harfle yazılır, başlıktan önce 1 satır boşluk bırakılır, başlıktan sonra satır atlanmaz. Alt başlıklar ve ara başlıklar; kelime başlıkları büyük olacak şekilde kalın yazılır. Başlık öncesinde ve başlık sonrasında boşluk bırakılmaz satır başından devam edilir.

 

Örnek 1:

  1. “1. AMAÇ, - 2. KAPSAM, - 3. TANIMLAR, ...vb.” (Ana Başlık Örneği)
  2. “1.1. Gerekçe, 1.2. Kavram, 3.1. Prosedür, 3.2. Talimat.. vb.” (Alt Başlık Örneği)
  3. “1.1.1. Sonuç, 1.2.1. ....” 2.2.1. vb. (Ara Başlık Örneği)
  4.  ·Adı, Kodu,... vb. (Madde imi örneği)
  5.  “a.” ....., “b.”.... vb.     (Madde İşareti Örneği)

 

     5.2.5. Başlıkların Numaralandırılması

Hazırlanan dokümanların başlık numaralandırılması başlıkların önüne getirilerek aşağıdaki gibi yapılır.

  • Ana başlıklarda;  Örnek: “1. - 2. - 3.” vb.
  • Alt başlıklarda ;  Örnek: “1.1 - 1.2,..- ,2.1-2.2,” vb.
  • Ara başlıklarda;   Örnek: ”1.1.1 - 1.1.2 - 1.2.1 - 2.2 - 2.1.1 -2.1.2…” vb.

                           

5.2.6. Dokümanların Numaralandırılması

Hazırlanan tüm dokümanlara, dokümanların takibini kolaylaştırmak, ortak bir dil oluşturmak ve tanınırlığını sağlamak açısından birer dokuman numarası verilir. Numaralandırma sistemi, ilgili birim kodu ve doküman türü kısaltmasının belirli bir sistematik içerisinde dizilmesi ve sonuna sıra numarasının eklenmesi esasına dayanır.

 

Kalite Yönetim Sistemi kapsamındaki dokümanlar, aşağıda belirtilen numaralandırma şekline uygun olarak, doküman numarası ile numaralandırılır. Doküman numarası, Kalite Koordinatörlüğü tarafından verilir.

Doküman numarası, bölüm kodu, doküman türü kısaltması ve bu doküman için verilen numaradan oluşur. Sıra numaraları arasında ayıraç olarak nokta “.” işareti kullanılır. Kalite Yönetim Sistemi kapsamındaki dokümanlar aşağıda açıklanan yöntemle numaralandırılır.

 

 

Örnek 1: Doküman Numarası

XXXX.YY.ZZZ: Dokümanın birim kodu. Dokümanın türünü açıklayan kod kısaltması. Dokümanın sıra numarası.

 

5.2.6.1.Dokümanın Birim Kodu (XXXX)

İç kaynaklı dokümanın hangi birime ait olduğunu gösterir. Dokümanlarda kullanılacak olan birim kodları en fazla beş karakter olacak şekilde belirlenir ve Ek 1’de belirtilen şekliyle kullanılır.

 

5.2.6.2. Doküman Türü (YY)

Dokümanın cinsini tanımlayan kod kısaltmasını temsil eder. İki haneden oluşur. Recep Tayyip Erdoğan Üniversitesi’nde tanımlanan dokümanlar ve kısaltmaları Ek 2’de belirtilmektedir.

 

5.2.6.3. Doküman Sıra Numarası (ZZZ)

Aynı türdeki dokümanlara “001” den başlayarak “RTEÜ.LS.0002 Ana Doküman Listesi” üzerinden Kalite Koordinatörlüğü tarafından sırayla verilen numarayı ifade eder. Doküman sayısının fazla olması halinde dört basamaklı kodlama sistemi kullanılır.

 

5.3. Doküman Türleri

5.3.1. Prosedür ve Talimatlar

Süreçlere ve yürütülen faaliyetlere ilişkin genel esaslar ve kurallar prosedürlerde açıklanır. İhtiyaç duyulması halinde prosedürlerde genel olarak tanımlanan faaliyetlerin detaylarının açıklanması veya genel bir konuya ilişkin esaslar ve kurallar için talimatlar hazırlanır. (Örneğin; ekipman kullanım / bakım talimatları gibi)  Prosedür ve Talimatlar; “RTEÜ.FR.0011 Genel Doküman Formu” kullanılarak oluşturulur.

 

Prosedürler, aşağıda belirtilen ana başlıkları içerecek şekilde hazırlanır.

1.

Amaç  

: Bu kısımda erişilmek istenen konular açıklanır.

2.

Kapsam

: Bu prosedürün hangi birim ve kişileri ilgilendirdiği belirtilir.

3.

Tanımlar

: Dokümanda yer alan terimlerin açıklamasıdır.

4.

Sorumlular

: Bu kısımda dokümanın uygulamasından kimin/kimlerin sorumlu

   olduğu açıklanır.

5.

Uygulama

: Bu kısımda dokümanın amacına uygun olarak, uygulamasının

   nasıl yapılacağı açıklanır.

6.

İlgili Dokümanlar

: Dokümanla ilişkili diğer dokümanları ifade eder.

 

Talimatlar ise; Aşağıda belirtilen şekilde hazırlanır.

1.

Sorumlular

: Bu kısımda dokümanın uygulamasından kimin/kimlerin sorumlu

   olduğu açıklanır.

2.

Uygulama

: İşlem basamakları ayrıntılı olarak yazılır.

 

Bu ana başlıklara ek başlık eklenemez. Eklenmesine ihtiyaç duyulan başlıklar uygulama aşamasına alt başlık olarak tanımlanmalıdır. Prosedür ve talimatların hazırlanmasında içerik olarak bu prosedür (RTEÜ.PR.0001 Dokümanların Kontrolü Prosedürü) örnek alınır. Ancak, ihtiyaç duyulması halinde talimatlar, farklı formatlarda (cihaz kullanımlarının akış diyagramı şeklinde gösterilmesi gibi) hazırlanabilir. Prosedürler Kalite Koordinatörlüğünün, talimatlar ilgili birim yöneticisinin onayı ile yürürlüğe girer.

 

5.3.2. Kalite El Kitabı

Kalite El Kitabı, kalite yönetim sistemi süreçlerini ve temel uygulama esaslarını belirleyen ana doküman olarak Kalite Koordinatörlüğü ve Kalite Yönetim Sistemi Çalışma Grubu tarafından “RTEÜ.FR.0011 Genel Doküman Formu” kullanılarak oluşturulur.

 

Kalite El Kitabı hazırlanırken, ISO 9001:2015 standardı maddeleri referans alınır ve standart ile uyumu sağlanır. Tüm birim yöneticileri, Kalite El Kitabının, birim içerisindeki tüm personele iletilmesinden, anlaşılmasının sağlanmasından ve etkili olarak uygulanmasından sorumludur.

 

5.3.3. İş Akışları

Kalite Yönetim Sistemi’nin gerektirdiği süreçler için İş Akış Şemaları “RTEÜ.FR.0060 İş Akışı Formuna” göre hazırlanır. Birim iş akış şemaları Birim Kalite Temsilcisi koordinatörlüğünde Birim Kalite Komisyonunca hazırlanır ve Komisyon adına Birim Kalite Temsilcisi tarafından imzalanarak birim yöneticisi tarafından onaylanır. Üniversitede bulunan ortak süreçlerle ilgili iş akışları Kalite Yönetim Sistemi Çalışma Grubu tarafından hazırlanır, çalışma grubu adına Kalite Koordinatörü tarafından imzalanır, Rektör tarafından onaylanır ve birimler tarafından aynen uygulanır.

 

İş akış şemalarında kullanılan süreç adımları ve sembolleri Ek 3’te belirtilmiştir. Gerekli olması halinde farklı semboller de eklenebilir;

 

5.3.4. Formlar

Formlar, kayıtların oluşturulması amacıyla kullanılır. Bağımsız veya herhangi bir dokümana (prosedür, talimat, iş akış süreci vb.) bağlı olarak hazırlanır. Formlar, kullanılacakları yere ve kullanım şartlarına göre kağıt ortamında veya elektronik ortamda kullanıma uygun olarak tasarlanabilirler.

 

Formların hazırlanması özel bir şekle tabi değildir. İhtiyaç doğrultusunda uygun bir formatta oluşturulabilirler. Bununla birlikte tüm formların uygun bir yerine Recep Tayyip Erdoğan Üniversitesi amblemi, form adı, doküman numarası (form numarası), revizyon tarihi ve revizyon numarasının yazılması gerekmektedir.

 

5.3.5. Liste ve Planlar

Listelerin ve planların hazırlanması özel bir şekle tabi değildir. İhtiyaç doğrultusunda uygun bir formatta oluşturulabilirler. Bununla birlikte tüm liste ve planlar madde 5.1 ve 5.2’de belirtilen temel doküman bilgilerini içermelidir. Tüm liste ve planlar bir form kullanılarak oluşturulur. Liste ve planlar ilgili birim yöneticisi tarafından onaylanarak yürürlüğe girer.

 

5.3.6. Kılavuzlar

Kılavuzların hazırlanması özel bir şekle tabi değildir. Detayını anlattığı işlerin açıkça belirtilmesi esastır. Kılavuzların içerisinde Recep Tayyip Erdoğan Üniversitesi amblemi, kılavuz adı, doküman numarası, revizyon tarihi ve revizyon numarasının yazılması gerekmektedir.

 

5.3.7. Yardımcı Doküman

Yardımcı Dokümanlar yukarıda belirtilen (Madde 5.1, 5.2) format şartlarına uygun olarak hazırlanır.

 

5.3.8. Dış Kaynaklı Doküman

Dış kaynaklı dokümanlar için format şartı aranmamaktadır. Dış kaynaklı dokümanlar orijinal formatında ve güncel haliyle kullanıcıların erişimine sunulur.

 

5.3.9. İç Kaynaklı Doküman (Yönetmelik, Yönerge, Usul ve Esaslar vb.)

Yönetmelik, Yönerge, Usul ve Esaslar vb. iç kaynaklı dokümanlar “Recep Tayyip Erdoğan Üniversitesi Mevzuat Hazırlama Usul Ve Esasları Hakkında Yönerge” esaslarına uygun olarak hazırlanır, Mevzuat İnceleme ve Değerlendirme Komisyonunun uygun görüşü ve Senatonun onayı ile yürürlüğe girer.

 

5.4. Dokümanların Onayı ve Yayımı

Hazırlanan tüm dokümanlar aşağıdaki tabloya uygun olarak, yayınlanmadan önce yeterlilik ve uygunluk açısından Kalite Koordinatörlüğü adına Kalite Yönetim Sistemi Çalışma Grubu tarafından gözden geçirilir ve onaylanarak yayımlanır. Doküman hazırlama, onaylama ve yayımlama ile ilgili yetkililer Ek 4’te gösterilmiştir.

Hazırlanan tüm dokümanların orijinalleri üzerinde, hazırlayanların ve onaylayanların ıslak imzaları bulunur. Onaylanan dokümanlar, Kalite Koordinatörlüğü tarafından “RTEÜ.LS.0002 Ana Doküman Listesi”ne kaydedilir. Kalite Koordinatörlüğü tarafından değiştirilemez formata çevrilerek ortak kullanıma açık Üniversite WEB sitesinde yayınlanır. Birim kalite temsilcileri WEB sitesinde yayımlanan güncel dokümanların takibini yapar ve uygular. İlk kez yayımlanan ya da revizyon gören dokümanlar, Kalite Koordinatörlüğü tarafından iç yazışma ve/veya mail ile ilgililere duyurulur. Islak imzalı tüm orijinal dokümanlar kalite koordinatörlüğünde muhafaza edilir. Tüm birimlerin Birim Kalite Temsilcileri tarafından her yıl Aralık ayı sonunda, kullanılan dokümanların güncel olup olmadığı;

  • RTEÜ.LS.0002 Ana Doküman Listesi
  • RTEÜ.LS.0003 Doküman Revizyonu Takip Listesi  üzerinden takip edilir.

 

5.5. Dokümanların Gözden Geçirilmesi

Tüm personel, kullandığı dokümanları yaptığı işe uygunluk açısından düzenli olarak gözden geçirir. Zaman içerisinde faaliyetlerdeki değişiklikler veya gelişmeler nedeniyle doküman ile uygulama arasında farklılıkların ortaya çıkması halinde revizyon süreci başlatılır.

 

Birim Kalite Temsilcileri her yıl Aralık ayında, uyguladıkları dokümanları gözden geçirerek revizyon gerekip gerekmediği konusunda değerlendirme yaparlar. Gözden geçirme tarihi “RTEÜ.LS.0002 Ana Doküman Listesi”ne  yazılır. İlgili birimler revizyon gerektiren dokümanları kalite koordinatörlüğüne bildirirler. Uygun görülmesi durumunda revizyon süreci Kalite Koordinatörlüğü tarafından başlatılır.

 

Kalite Yönetim Sistemini etkileyebilecek büyük değişiklikler olması durumunda (örneğin, standardın revize edilmesi, kurum yapısı ile ilgili büyük değişiklikler vb.) Kalite Koordinatörü ilgili tüm dokümantasyonun gözden geçirilmesini ve gerekli ise revizyon sürecinin başlatılmasını sağlar.

 

5.6. Dokümanların Revizyonu

Dokümanların revizyonu “RTEÜ.İA.0017 Doküman Revizyonu İş Akışı”nda tanımlanmış olup, tüm personel, revizyon taleplerini “RTEÜ.FR.0010 Doküman Talep Formu”nu kullanılarak ilgili Birimin Kalite Temsilcisine yapar Birim Kalite Temsilcisi revizyon talebini değerlendirir, gerekli gördüğünde ilgili kişilerin de görüşünü alır ve kendi görüşüyle birlikte birim yöneticisinin onayı ile revizyon talebini Kalite Koordinatörlüğüne gönderir. Kalite koordinatörünün uygun gördüğü revizyon talepleri  “Ek 4 Dokümanın Onayı ve Yayımı Tablosu”na göre işlem görür.

 

Listelerin içerik revizyonu için “RTEÜ.FR.0010 Doküman Talep Formu” kullanılmaz ve revizyon numarası yenilenmez. Listelerin güncellik sorumlusu, bu dokümanları daima güncel tutar. Bununla birlikte dokümanda yapısal bir format değişikliği yapılması durumunda, bu bir revizyon olarak değerlendirilir. Bu gibi değişikliklerde “RTEÜ.FR.0010 Doküman Talep Formu” kullanılır ve yeni revizyon numarası verilir.

 

Bir doküman için revizyon kararı verildiğinde, prensipte yeni bir doküman yazılıyormuş gibi tüm aşamalar (madde 5.1, 5.2) yeniden takip edilir.

 

Prosedürlerdeki ve prosedür şeklinde yazılan talimatlardaki değişiklikler Revizyon Takip Tablosu ile takip edilir. Bu tabloda, değişiklik yapılan bölüm, tarih ve revizyon numarası gibi bilgilere ulaşmak mümkündür. Revizyon Takip Tablosu Tablo 1’de belirtilen şekilde yazılır.

 

Tablo 1:  Revizyon takip tablosu

Revizyon Takip Tablosu

Revizyon No

Tarih

Açıklama

     

 

 

 

 

Revizyon Takip Tablosu, dokümanın sonuna eklenir. İlk kez yayınlanan dokümanların revizyon no’su “00”dır. Her revizyonda bu numara birer arttırılır. Tüm dokümanların son revizyonlarını göstermek amacıyla “RTEÜ.LS.0002 Ana Doküman Listesi” kullanılır.

 

Revizyon talep eden birim dışındaki birimlerin işleyişini de etkileyen doküman revizyonları Kalite Koordinatörlüğünün web sitesinde ilan edilir ve e-mail ile ilgili birim kalite temsilcilerine bildirilir. Birim kalite temsilcileri kendi birimlerini ilgilendiren revizyonları e-mail ile ilgili personele duyurur.

 

5.7. Dokümanların İptali

Tüm personel iptal talebini “RTEÜ.FR.0010 Doküman Talep Formu” ile ilgili birimin kalite temsilcisine yapar. Birim kalite temsilcisi iptal talebini değerlendirir, gerekli gördüğünde ilgili kişilerin de görüşünü alır. Birim yöneticisinin olurunu aldıktan sonra iptal talebi Kalite Koordinatörlüğüne iletilir. İptal konusunda karar verme yetkisi Kalite Koordinatörü/Üst Yöneticidedir. Dokümanların iptali “RTEÜ.İA.0016 Doküman İptali İş Akışı”na göre yapılır.

 

5.8. Dokümanların Arşivlenmesi

İptal edilen dokümanlarla revize edilen dokümanların güncelliğini yitirmiş olan suretlerinin saklanmasından ve web sitesinden kaldırılmasından Kalite Koordinatörlüğü sorumludur. Güncelliğini yitirmiş olan bu dokümanlar Kalite Koordinatörlüğü tarafından dosya ve bilgisayar ortamında arşivlenir.

 

5.9. Dış Kaynaklı Dokümanlar

Tüm birimler, ilgili tüm faaliyetlerini dış kaynaklı dokümanların (resmi gazeteler, standartlar, genelge, genel yazılar, diğer kamu kurum ve kuruluşlarından gelen yazılar) güncel revizyonlarında tanımlanan kurallara uygun olarak yürütürler. Dış kaynaklı dokümanlar Cumhurbaşkanlığı tarafından www.mevzuat.gov.tr  adresinden güncel olarak yayımlanmaktadır.

Kalite Koordinatörlüğü tarafından ise dış kaynaklı dokümanlar “RTEÜ.LS.0002 Ana Doküman Listesi” kullanılarak tanımlanır. Bu dokümanların revizyon takibi resmi gazeteler, Kamu Kurum ve Kuruluşlarından gelen resmi yazılar vb. ile takip edilir. Dış kaynaklı dokümanlarda değişiklik olması durumunda birim kalite temsilcisi Kalite Koordinatörlüğüne bildirir. Kalite Koordinatörlüğü tarafından “RTEÜ.LS.0002 Ana Doküman Listesi” güncellenir.

 

5.10. Dokümanların Dağıtımı ve Kayıtların Kontrolü

Kalite yönetim sistemi için gerekli olan tüm iç ve dış kaynaklı dokümanlar, kalite.idari.erdogan.edu.tr üzerinden yayınlanır.

 

Tüm birimler kalite web sitesine, kalite.idari.erdogan.edu.tr adresinden erişerek ihtiyaç duydukları dokümanlara ulaşır, kullanır ve güncelliğini sürekli takip eder. Kalite web sitesinin içeriği, Kalite Koordinatörlüğü tarafından belirlenir. Sitenin tasarımı, kodlanması ve yayımlanması, güvenliğinin sağlanması Bilgi İşlem Daire Başkanlığının sorumluluğundadır.

 

Dokümanların en güncel hali web sitesinde mevcut olan dokümanlardır. Güncel dokümanların kullanımının güvence altına alınabilmesi için dokümanların daima web sitesi üzerinden kullanımı esastır. Tüm birimler, kendi birimlerini ilgilendiren dokümanları, birim web sayfalarında link vermek (Kalite Koordinatörlüğünün web sayfasındaki orijinal dokümana) suretiyle yayınlarlar. Güncel dokümanların takibinden ve dağıtımından birim kalite temsilcisi ve birim yöneticisi sorumludur.

 

Kurum dışına verilecek dokümanlar Üst Yönetimin izin alındıktan sonra orijinal kopyalar üzerinden fotokopi ile çoğaltılmak suretiyle verilir. Kurum dışına verilen dokümanlar ve belgelendirme kuruluşlarınca talep edilen dokümanların üzerine kırmızı renkli “Kontrollü Doküman” kaşesi basılarak dağıtımı yapılır.

 

Herhangi bir nedenle (daha rahat okuma vb.) çıktısı alınan dokümanların üzerinde “Kontrolsüz Kopya” filigranı çıkar. Kâğıt ortamında el ile doldurulması gereken formların ihtiyaç miktarı kadar çıktısı alınır ancak daha sonra kullanılmak üzere boş form saklanmaz.

 

Kalite Koordinatörlüğü nezdinde tüm birim yöneticileri, kullanılan dokümanların bu prosedürde tanımlanan kurallara uygun olarak yönetiminden sorumludur. Tüm birim yöneticileri, birimlerde kullanılan fakat bu prosedüre uygun olarak hazırlanmamış dokümanların “RTEÜ.PR.0002 Uygunsuzluk ve Düzeltici Faaliyetler Prosedürü”ne göre revize edilmesini ve tüm personel tarafından kullanılmasını sağlarlar. Tüm personel faaliyetlerini dokümanlarda tanımlanan kurallara uygun olarak yürütürler.

 

6. İLGİLİ DOKÜMANLAR

  • RTEÜ.FR.0010 Doküman Talep Formu
  • RTEÜ.FR.0011 Genel Doküman Formu
  • RTEÜ.FR.0061 İş Akışı Formu
  • RTEÜ.İA.0016 Doküman İptali İş Akışı
  • RTEÜ.İA.0017 Doküman Revizyonu İş Akışı
  • RTEÜ.İA.0018 Yeni Doküman Hazırlama İş Akışı
  • RTEÜ.LS.0002 Ana Doküman Listesi
  • RTEÜ.PR.0002 Uygunsuzluk ve Düzeltici Faaliyetler Prosedürü
  • ISO 9001: 2015 KYS Standardı

 

Revizyon Takip Tablosu

Revizyon No

Tarih

Açıklama

02

03.10.2019

Doküman numaralarında düzeltme yapıldı.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

EKLER

Ek 1: Recep Tayyip Erdoğan Üniversitesi tarafından tanımlanmış birim kodları

BİRİM ADI

BİRİM KODU

BİRİM ADI

BİRİM KODU

Ortak Dokümanlar İçin

RTEÜ

Karadeniz Stratejik Uygulama ve Araştırma Merkezi

KSMER

Adalet Meslek Yüksekokulu

ADMYO

Kariyer Geliştirme Uygulama ve Araştırma Merkezi

KAGEM

Aile ve Kadın Sorunları Uygulama ve Araştırma Merkezi

AKSMR

Kütüphane ve Dokümantasyon Daire Başkanlığı

KDDB

Ardeşen Meslek Yüksekokulu

ARMYO

Maviyemiş Uygulama ve Araştırma Merkezi

MYMER

Ardeşen Turizm Fakültesi

ATF

Merkezi Araştırma Laboratuvarı Uygulama ve Araştırma Merkezi

MRLAB

Basın-Yayın Enformasyon ve Halkla İlişkiler Müdürlüğü

BYEM

Mühendislik Fakültesi

MF

Beden Eğitimi ve Spor Yüksekokulu

BESYO

Öğrenci İşleri Daire Başkanlığı

ÖİDB

Bilgi İşlem Daire Başkanlığı

BİDB

Ölçme ve Değerlendirme Uygulama ve Araştırma Merkezi

ÖDUMR

Bilimsel Araştırma Projeleri Koordinatörlüğü

BAP

Pazar Meslek Yüksekokulu

PMYO

Bitki ve Toprak Uygulama ve Araştırma Merkezi

BTMER

Personel Daire Başkanlığı

PDB

Çay ve Çay Ürünleri Uygulama ve Araştırma Merkezi

ÇÇÜMR

Rehberlik ve Psikolojik Danışma Uygulama ve Araştırma Merkezi

PDRMR

Deney Hayvanları Uygulama ve Araştırma Merkezi

DHMER

Sağlık Bilimleri Enstitüsü

SABE

Dış İlişkiler Ofisi

DİOF

Sağlık Hizmetleri Meslek Yüksekokulu

SHMYO

Diş Hekimliği Fakültesi

DHF

Sağlık Uygulama ve Araştırma Merkezi

SĞMER

Eczacılık Fakültesi

ECZF

Sağlık Yüksekokulu

SYO

Eğitim Fakültesi

EĞTFK

Sağlık, Kültür ve Spor Daire Başkanlığı

SKS

Elektromanyetik Uygulama ve Araştırma Merkezi

EMER

Sosyal Bilimler Enstitüsü

SBE

Fen Bilimleri Enstitüsü

FBE

Sosyal Bilimler Meslek Yüksekokulu

SBMYO

Fen Edebiyat Fakültesi

FEF

Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı

SGDB

Fındıklı Uygulamalı Bilimler Yüksekokulu

FUBYO

Su Ürünleri Fakültesi

SÜFAK

Genel Sekreterlik

GS

Su Ürünleri Uygulama ve Araştırma Merkezi

SÜMER

Güneysu Fizik Tedavi ve Rehabilitasyon Yüksekokulu

FTRYO

Sürekli Eğitim, Araştırma ve Uygulama Merkezi

SEMER

Güzel Sanatlar, Tasarım ve Mimarlık Fakültesi

GSTMF

Teknik Bilimler Meslek Yüksekokulu

TBMYO

Hukuk Fakültesi

HF

Teknoloji Transfer Ofisi

TTO

Hukuk Müşavirliği

HM

Tıp Fakültesi

TIPF

İç Denetim Birimi Başkanlığı

İDB

Turgut Kıran Denizcilik Fakültesi

TKDF

İdari ve Mali İşler Daire Başkanlığı

İMİD

Türkçe Öğretimi Uygulama ve Araştırma Merkezi

TÖMER

İktisadi İşletme Müdürlüğü

İİM

Uzaktan Eğitim Uygulama ve Araştırma Merkezi

UZEM

İktisadi ve İdari Bilimler Fakültesi

İİBF

Yabancı Diller Yüksekokulu

YDYO

İlahiyat Fakültesi

İLHF

Yapı İşleri ve Teknik Daire Başkanlığı

YİTDB

Kalite Koordinatörlüğü

KK

Ziraat ve Doğa Bilimleri Fakültesi

ZDBF

 

Ek 2: Recep Tayyip Erdoğan Üniversitesi tarafından tanımlanmış doküman kodları

DOKUMAN ADI

DOKÜMAN KODU

DOKÜMAN ADI

DOKUMAN KODU

Diğer Doküman

DD

Plan

PL

Form

FR

Politika

PT

Görev Tanımı

GT

Prosedür

PR

İç ve Dış Hususlar

İD

Proses İzleme Kartı

İK

İhtiyaç ve Beklentiler

İB

Proses Kartı

PK

İş Akışı

İA

Risk Analizi

RA

Kalite El Kitabı

KK

Sözleşme

Kılavuz

KL

Talimat

TL

Liste

LS

Yardımcı Doküman

YR

Misyon-Vizyon

MV

Yönetim Dokümanı

YD

Organizasyon Şeması

Plan

PL

Paydaş Analizi

PA

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Ek 3: İş akış şemalarında kullanılan süreç adımları ve sembolleri

Süreç No

İş Akış Süreci

(Süreç Adımları)

İşlem Şeması

Dönülecek Süreç / İşlem Adımı

Sorumlular

İlgili Mevzuat (Yasa, Yönetmelik, Doküman Vb.)

Evet

Hayır

1

ödeme yapılmak üzere birimlerden gelen evraklar teslim tutanağı ile teslim alındı mı?

 

 

 

İlgili birim / ilgili memur

6245 Sayılı Harcırah kanunu

2

Yurtiçi geçici görev yolluğu ödeme evraklarında bulunması gereken evraklar kontrol edildi mi? Evraklar tamam mı?

-Görevlendirme yazısı ve harcama talimatı

-Yurtiçi geçici görev yolluğu bildirimi

-Yatacak yer temini için ödenen ücretlere ilişkin fatura

-Üniversite Yönetim Kurulu kararı veya görevlendirme onayı

 

 

Ödeme evrakları eksiklikleri belirtilerek birime iade formu ile iade edilir.

İlgili memur

Harcama belgeleri Yönetmeliği

 

 

Ek 4: Dokümanların onayı ve yayımı tablosu

Doküman Adı

Hazırlayan

Onaylayan

Yayımlayan

RTEÜ Misyon/Vizyon

Stratejik Plan Hazırlama Komisyonu

Rektör

SGDB

RTEÜ Politikaları

Kalite Komisyonu

Rektör

Kalite Koordinatörlüğü

RTEÜ Stratejik Plan

Stratejik Plan Hazırlama Komisyonu

Rektör

SGDB

Kalite El Kitabı

KYS Çalışma Grubu

Kalite Koordinatörü

Kalite Koordinatörlüğü

KYS Prosedürleri

KYS Çalışma Grubu

Rektör

Kalite Koordinatörlüğü

Kalite İç Tetkik Planı

KYS Çalışma Grubu

Rektör

Kalite Koordinatörlüğü

Birim Organizasyon Şeması

Birim Kalite Komisyonu

Birim Yöneticisi

İlgili Birim

Birime Özgü Görev Tanımları

KYS Çalışma Grubu

Birim Yöneticisi

İlgili Birim

Ortak Görev Tanımları

KYS Çalışma Grubu

Kalite Koordinatörü

Kalite Koordinatörlüğü

Birim Doküman Listesi

Birim Kalite Komisyonu

Birim Yöneticisi

İlgili Birim

Birim Süreç Prosedürleri

Birim Kalite Komisyonu

Kalite Koordinatörü

İlgili Birim

Birim Süreç Talimatları

Birim Kalite Komisyonu

Kalite Koordinatörü

İlgili Birim

Listeler/Formlar

Birim Kalite Komisyonu

Birim Yöneticisi

İlgili Birim

Birim Doküman Listesi

Birim Kalite Komisyonu

Birim Yöneticisi

İlgili Birim

Birime Özgü İş Akışları

Birim Kalite Komisyonu

Birim Yöneticisi

İlgili Birim

Ortak İş Akışları

KYS Çalışma Grubu

Kalite Koordinatörü

Kalite Koordinatörlüğü

Şartnameler

İlgili Birim

Birim Yöneticisi

İlgili Birim