1. AMAÇ

Recep Tayyip Erdoğan Üniversitesi’nde gerçekleştirilecek bir değişiklik ve yenilik çalışmaları veya sözleşme gereklerine istinaden yapılabilecek yeni hizmet tasarımı, mevcut sistemler üzerinde sürüm çalışmaları ve değişiklik isteklerindeki çalışmaları tanımlamak ve tasarım süreci çalışmalarının belli bir sistematiğe göre yürütülmesini sağlamaktır.

 

2. KAPSAM

Bu prosedür, Recep Tayyip Erdoğan Üniversitesi Enerji Yönetim Sistemi kapsamındaki yeni ürün/hizmetlerin oraya çıkış sürecinin projelendirilmesi ile ilgili tüm dokümanları ve süreçleri kapsar.

 

3. TANIMLAR

Tasarım: Yeni bir ürün/ hizmet ortaya çıkarma sürecinin projelendirilmesidir.

 

4. SORUMLULAR

Bu prosedürün hazırlanması, güncelleştirilmesi, iptali, kontrollü, dağıtılması ve arşivlenmesinden Enerji Yönetim Komisyonu, uygulanmasından Üniversite bünyesinde görev yapan tüm personel sorumludur.

 

5. UYGULAMA

5.1 Tasarım ve Geliştirme Planlaması

Recep Tayyip Erdoğan Üniversitesi’nde mevzuatlar gereği veya üst yönetimin /çalışanların önerileri doğrultusunda tasarım ve geliştirme faaliyetleri yürütülür. Tasarım ve geliştirme çalışmalarının bir plan altında yapılması ve ihtiyaçları karşılayabilmesi gerekli ve önemlidir.

 

5.2 Tasarım ve geliştirme faaliyetlerine şu nedenlerle ihtiyaç duyulabilir.

• Hizmet sunumunda iyileştirme sağlayacak ek düzenlemeler ve düzeltmeler,

• Enerji verimliliği uygulamaları ve enerji yönetimi ile ilgili iyileştirme faaliyetleri,

• Yasal şartlar ve diğer şartlar ve düzenlemelerdeki değişiklikler,

• Teknik ve teknolojik değişiklikler,

• Denetim ve kontrol ihtiyacı,

• Diğer nedenler,

 

Yukarıda belirtilen sebeplerle ortaya çıkan tasarım ve geliştirme ihtiyaçları Yönetim Kurulu Kararı olarak geldiği takdirde ilgili birim tarafından ENYS.FR.04 Tasarım ve Geliştirme Formu hazırlanır ve onaya açılır. Tasarım ve geliştirme taleplerinin personel tarafından geldiği durumlarda Tasarım ve Geliştirme Formu hazırlanır ve genel koordinatöre sunulur. Bu formda tasarım ve geliştirme faaliyetinin girdileri, sorumluları, tasarım geliştirme faaliyetinin başlama ve (hedeflenen) bitiş tarihleri hakkında bilgiler yer alır.

 

5.3 Tasarım ve Geliştirme Çıktıları

Tasarım sonucu elde edilen çıktılar tasarım girdileri olan istekleri karşılamalı, kabul şartlarını içermeli, ürünün güvenli ve düzgün bir şekilde çalışmasında hayati öneme sahip tasarım karakteristikleri belirlenmelidir. Tasarım çıktıları, aşağıdaki maddelerin bir veya birkaçından oluşabilir;

• Fiziksel özellikler,

• Malzeme verileri,

• Onaylı hammadde ve malzeme kaynakları,

• Grafik çalışmaları,

• Ürünün taşınmasına ve kullanılmasına ilişkin güvenlik ve çevre faktörleri,

• Sunuş biçimi, çizimler, dökümler, hesaplar, mevzuatlar ve diğer doğrulama araçları olabilir.

 

Tasarım ve geliştirme çıktıları onaylanırken aşağıdaki noktalara dikkate edilir;

• Katılımcı / çalışan talepleri doğrultusunda tasarlanıp yapılması,

• Tasarımdan maksimum fayda sağlanması,

• Yürürlükteki mevzuatlara aykırı olmaması ve sonuçlarının (çıktının) hukuki problemlere yol açmaması,

• Kurumsal politikalara uygun olması.

 

Sonuçların (çıktıların) tasarım girdi şartlarını göz önünde bulundurularak istenen özellikleri ve ihtiyaçları karşılayıp karşılamadığı, hizmet kabul kriterlerini, hizmet sunumu ile ilgili uygun bilgileri sağlayıp sağlamadığı birim yöneticileri/müdürleri tarafından tespit edilir.

 

5.4 Tasarımın ve Geliştirmenin Gözden Geçirilmesi

Tasarım ve hizmet geliştirme projelerinin her aşamasında gözden geçirme faaliyetleri planlanır. Sistematik olarak faaliyetler gözden geçirilir, raporlanır ve kayıtlar muhafaza edilir. Tasarımın aşamalarıyla ilgili birimlerin yöneticileri ve gerektiği takdirde görüşlerine başvurulan konusunda uzmanlar gözden geçirme faaliyetlerine katılırlar. Tasarım girdileri sağlanamıyorsa gerekli düzeltici faaliyetler başlatılır.

 

5.5 Tasarımın ve Geliştirmenin Doğrulanması

Tasarımın uygun aşamalarında, tasarım çıktılarının tasarım girdi şartlarını karşılamasını sağlamak doğrulama yapılır.

Bu çerçevede;

• Katılımcı / çalışan gereksinimleri ve tatmini,

• Hizmet ve proses spesifikasyonları,

• Teknik gereksinimler,

 

Tasarımın doğrulanması amacıyla şu yöntemler uygulanabilir;

• Alternatif hesaplamaların yapılması,

• Eğer mevcutsa, yeni tasarımın ispatlanmış benzer bir tasarım ile karşılaştırılması,

• Her aşamadaki tasarım dokümanlarının gözden geçirilmesi,

Tasarım ve hizmet geliştirme projesiyle belirlenen hizmetin, istenen özelliklere sahip olduğunun doğrulanması çok önemlidir. Bu doğrulamalar Tasarım ve Geliştirme Formunda yer alan kabul kriterleri göz önünde bulundurularak aynı form üzerinde yapılır.

 

5.6 Tasarımın ve Geliştirmenin Geçerliliği

Tasarımın nihai uygunluk onayı tasarımın niteliğine göre Genel Koordinatör veya Üst Yönetim tarafından verilir.

Tasarım ve geliştirme onaylandıktan sonra Yönetim Temsilcisi tarafından Tasarım ve Geliştirme Formu birim müdürlerine ve ilgili birim personellerine mail olarak iletilir.

 

5.7 Tasarım ve Geliştirmenin Değişikliklerinin Kontrolü

Tasarım ve geliştirmenin farklı aşamalarında gerçekleşen bazı değişiklikler tarihleri ile birlikte konusu, talebi yapanın adı-soyadı ve imzası alınarak Tasarım ve Geliştirme Formuna kaydedilir. Değişiklikler ile ilgili tasarımı ve geliştirme faaliyetlerini yürüten birim Yönetim Temsilcisi tarafından bilgilendirilir.

Tasarım ve geliştirme faaliyetleri ile ilgili tüm kayıtlar ve dokümanlar Dokümante Edilmiş Bilginin Kontrolü Prosedürüne göre Yönetim Temsilcisi tarafından muhafaza edilir.