1. AMAÇ

ISO 50001:2018 Enerji Yönetim Sistemi Standardı doğrultusunda iç ve dış iletişimin sağlanması ve mevcut iletişim ağının planlı ve organize bir şekilde yürütülmesi için gerekli yöntemleri belirlemektir.

 

2. KAPSAM

Bu prosedür, Recep Tayyip Erdoğan Üniversitesi Enerji Yönetim Sistemi kapsamındaki iç ve dış iletişimin belirlenmesi ile ilgili tüm dokümanları ve süreçleri kapsar.

 

3. TANIMLAR

İletişim: İletilen bilginin hem gönderici hem de alıcı tarafından anlaşıldığı ortamda bilginin bir göndericiden bir alıcıya aktarılma sürecidir.

 

4. SORUMLULAR

Bu prosedürün hazırlanması, güncelleştirilmesi, iptali, kontrollü, dağıtılması ve arşivlenmesinden Enerji Yönetim Komisyonu, uygulanmasından Üniversite bünyesinde görev yapan tüm personel sorumludur.

 

5. UYGULAMA

5.1 İç İletişim                                                     

Recep Tayyip Erdoğan Üniversitesi iş ve işlemleri yürütmek amacıyla kullanılan iletişim kanalları aşağıda detaylandırılmıştır.

 

İlan Panoları: İlan panoları Recep Tayyip Erdoğan Üniversitesi’nin çeşitli noktalarında tüm personelin göreceği şekilde yerleştirilmiştir. İlan panolarında, duyuru ve bilgilendirme amaçlı hazırlanan resimler, salgın hastalıklara karşı koruyucu tedbirlerle ilgili afiş ve posterler, politikalar, acil durumlar sırasında iletişim nasıl sağlanacağı ve acil durum ekipleri hakkında bilgilendirmeler ile kurumla ve yönetim sistemleri ile ilgili çalışanlara, katılımcılara ve ziyaretçilere duyurulmak istenen tüm bilgi ve belgeler yer alır.

 

E-Posta: Recep Tayyip Erdoğan Üniversitesi üst yönetim, birimler ve çalışanlar arasındaki duyurular için e-posta yöntemi kullanılır. Toplantı, eğitim ve denetim duyuruları ve birimler arası yazışmalar e-posta yolu ile gerçekleştirilir.

 

İç Yazışma: Birimler arasında belge, bilgi aktarma, atama yazıları, uyarı yazıları vb. duyurular iç yazışma yolu ile yapılır.

 

Toplantılar: Recep Tayyip Erdoğan Üniversitesi yapılacak toplantılar için sözlü davet yapılabileceği gibi gerektiğinde, iç yazışma veya e-posta yolu ile katılımcılar toplantıya davet edilir ve toplantı gündemi hakkında bilgilendirilir. Toplantı sonrasında da Toplantı Raporu hazırlanır.

 

Sözlü İletişim: Recep Tayyip Erdoğan Üniversitesi iç telefon hatları ve kurum telefonları sözlü iletişim yöntemleri olarak kullanılmaktadır. Birebir yapılan görüşmeler de sözlü iletişim yöntemi olarak kabul edilmektedir.

 

Telsiz ile İletişim: Kurumun teknik ve saha işlerinde görevli personelleri arasında iletişim telsiz sistemi ile sağlanmaktadır.

 

Kısa Mesaj Servisi (SMS): Kurum personelleri önemli ve gerekli görülen konularda SMS ile bilgilendirilir.

 

Kurum Web Sitesi: https://erdogan.edu.tr aracılığı ile çalışanlara, katılımcı firmalara ve kamuoyuna dönük duyurular ve bilgilendirmeler gerçekleştirilir.

 

Dilek ve Öneri Kutuları: Recep Tayyip Erdoğan Üniversitesi giriş katında bulunan talep ve öneri kutusu ile katılımcı firmaların ve çalışan personelin talepleri, önerileri ve geri bildirimleri alınır ve değerlendirilir.

 

Olay ve Kaza Bildirimleri: Kurum içerisinde meydana gelen kaza ve olayların bildirimi İş Kazası Tutanağı ve Çevre Kazası Kayıt Formu ile ilgili birim yöneticilerine iletilir.

 

Kurumsal İmaj ile Kurumsal İletişim

• Kurumsal İletişim,

• Sergi ve Fuarlar,

• Konferans ve Seminerler

• Görüşme ve Toplantılar

• Görsel İşitsel İletişim Araçları

• Çalışanlara yönelik Broşür ve Elkitapları, İlan Panoları aracılığı ile sağlanır.

 

5.2 Dış İletişim

Recep Tayyip Erdoğan Üniversitesi’nde dış yazışmalar Resmi Yazışmalarda Uygulanacak Esas ve Usuller Hakkında Yönetmelik hükümlerine uygun olarak, Recep Tayyip Erdoğan Üniversitesi logolu antetli kâğıt üzerinde ve çift nüsha halinde hazırlanır.

 

Dış yazışmalarda gerektiği durumlarda Genel Koordinatör onayının yanı sıra yürürlükteki imza sirkülerinde yer alan Yönetim Kurulu Başkanı ve Yönetim Kurulu üyelerinin de imzasına ihtiyaç duyulabilir. Bu durumda üst makam sahibinin adı, soyadı, unvanı ve imzası solda olmak üzere yetkililer makam sırasına göre soldan sağa doğru sıralanır.

 

Recep Tayyip Erdoğan Üniversitesi kurum dışı iletişim yöntemleri olarak dış yazışmaların yanı sıra, sözlü iletişim, ilan panoları, e-postalar, toplantılar, kısa mesaj servisleri, kurumsal web sitesi, dilek ve öneri kutuları, SMS ile bilgilendirmeler, dilek ve öneri kutuları, olay ve kaza bildirimleri kullanılır.

 

Recep Tayyip Erdoğan Üniversitesi’nin enerji yönetim süreçleri ve enerji verimliliği uygulamaları ile ilgili olarak kurum dışı tüm iletişimin yürütülmesinden Enerji Yöneticisi sorumludur.

 

Recep Tayyip Erdoğan Üniversitesi’nin hizmet birimlerinin faaliyetleri ile ilgili olarak kurum dışı tüm iletişimin yürütülmesinden ilgili birim yöneticileri ve Birim Müdürleri sorumludur.

 

5.3 Katılım ve Danışma

Enerji Yönetim Sistemi politikalarının oluşturulmasında çalışanların katkılarının sağlanması amacıyla Yönetim Sistemleri Temsilcisi tarafından üst yönetimden fikir alınır ve bu fikirler ve yasal şartlar doğrultusunda entegre yönetim sistemleri politikaları oluşturulur.

 

Recep Tayyip Erdoğan Üniversitesi bünyesinde gerçekleştirilen faaliyetlere ve hizmetlere yönelik çalışanların yasal ve diğer şartlarla ilgili ihtiyaçları Yasal ve Diğer Şartlar Prosedürüne uygun şekilde karşılanır.

 

5.4 İletişim Planı

Recep Tayyip Erdoğan Üniversitesi Enerji Yönetim Sistemi için gerekli olan içi ve dış iletişim metotları ve detaylar YİTDB.PL.0003 Enerji Yönetim Sistemi İletişim Planı ile dokümante edilir ve kayıt altına alınır. İletişim Planı Yönetim Temsilcisi tarafından periyodik olarak gözden geçirilir ve uygulama sürekliliği sağlanır. İletişim Planı güncelleme sorumluluğu Yönetim Temsilcisine aittir.