1. AMAÇ

Recep Tayyip Erdoğan Üniversitesi’nin Enerji Yönetim Sistemleri uygulamaları kapsamında iç ve dış hususları ile ilgili tarafların ihtiyaç ve beklentilerini tanımlamaktır.

 

2. KAPSAM

Bu prosedür, Recep Tayyip Erdoğan Üniversitesi Enerji Yönetim sistemi kapsamındaki kuruluşun bağlamı ve ilgili tarafların belirlenmesi ile ilgili tüm dokümanları ve süreçleri kapsar.

 

3. TANIMLAR

Yönetim Gözden Geçirmesi (YGG): Üst yönetimin tüm sistemi gözden geçirdiği ve geçen dönemin sonuçlarına bakarak politikalar, vizyon gibi konuların gözden geçirildiği ve yeni kararlar alındığı toplantıdır.

GZTF / SWOT Analizi: Bir projede ya da bir ticari girişimde kurumun, tekniğin, sürecin, durumun veya kişinin güçlü ve zayıf yönlerini belirlemekte, iç ve dış çevreden kaynaklanan fırsat ve tehditleri saptamak için kullanılan stratejik bir tekniktir.

 

4. SORUMLULAR

Bu prosedürün hazırlanması, güncelleştirilmesi, iptali, kontrollü, dağıtılması ve arşivlenmesinden Enerji Yönetim Komisyonu, uygulanmasından Üniversite bünyesinde görev yapan tüm personel sorumludur.

 

35 UYGULAMA

5.1 Kuruluşun ve Bağlamının Anlaşılması

Recep Tayyip Erdoğan Üniversitesi’nin amacı ve stratejik yönü ile ilgili olan ve Enerji Yönetim Sisteminin amaçlanan sonuçlarına ulaşabilme yeteneğini etkileyen, iç ve dış hususları tayin etmiştir. İç ve dış hususlarla ilgili bilgiler sürekli izlenmekte ve Yönetimin gözden geçirmesinde gözden geçirilmektedir

 

İç Hususlar

Kurum Kültürü; Çalışanların niteliğinin geliştirilmesi, kurumun çalışma kültürü, iç iletişimin doğru ve etkin olarak sağlanması, eğitimlerin planlanması, personel devir hızında azalma,

Kurumsal Değerler; Çalışanların kuruma bağlılığı, çalışan memnuniyetinin sağlanması, çalışan performansının artırılması, etik anlayışının geliştirilmesi, marka değerinin sürdürülebilmesi,

Kurumsal Bilgi; Faaliyetlerden, standartlardan ve geçmiş tecrübelerden elde edilen/kazanılan güvenilir ve doğru bilgi, istatistiksel analizler, kayıtlar, raporlar, ihtiyaç analizleri, memnuniyet anketleri, nitelikli uzman personel varlığı,

Kurumsal Yönetim; Karar alma mekanizması, yeterli nitelik, bilgi ve tecrübe, bütçe ve kaynaklar,

Personel; Kurum bünyesinde çalışan nitelikli, yetkin çalışanlar,

Ekonomik Yapı; Finansal güvenirlik, ekonomik durum, borç ve alacaklar,

Altyapı, Teknoloji, Makine ve Ekipman; Faaliyetlerin gerçekleştiği tesisler, makine-ekipman durumu ve kullanılan teknolojilerin güncelliği, altyapının yeterliliği, bakım – onarım faaliyetleri, enerji kullanımı, atık yönetimi, çalışma ortamı ve sosyal alanların yeterliliği,

Politikalar ve Hedefler; Yönetim politikalarına uyum, hedef ve stratejilerin gerçekleşme durumu, performansların ölçülmesi,

Güvenlik; Fiziksel güvenliğin sağlanması, iş sağlığı ve güvenliği uygulamaları,

 

Dış Hususlar

Yasal ve Diğer Şartlar; Yasal ve diğer şartların yerine getirilmesi, otoritelerin beklentilerinin karşılanması, yasal ve diğer şartların değişmesi, sözleşme ve protokollere uyum sağlanması,

Katılımcılar ve Diğer İlgili Taraflar; Beklentilerin karşılanması, memnuniyetin sağlanması ve artırılması,

Tedarikçiler / Hizmet Sağlayıcılar / Yükleniciler; Hizmet sunumu süreçlerinde ihtiyaç duyulan malzeme, yapım işi ve hizmet tedariklerinin sağlanması,

Sosyo-Ekonomik Şartlar; Toplumun finansal ve sosyolojik durumunun pozitif ya da negatif olarak değişmesi, döviz kurlarındaki dalgalanmalar, enflasyon oranlarındaki değişimler, işsizlik oranlarındaki değişimler,

Siyasi Faktörler; Siyasi istikrarın sağlanması, devlet politikaları, Cumhurbaşkanlığı ve Cumhurbaşkanlığı kabinesinin almış olduğu kararlar,

Teknolojik Faktörler; Kullanılan teknolojilerin güncelliği, donanım ve teçhizatlar,

Coğrafi-Çevresel Faktörler; Coğrafi konum, iklim değişiklikleri ve çevre şartları, 

Acil ve Beklenmedik Durumlar; Acil ve beklenmedik durumların ortaya çıkması, doğal afetler, Covid-19 vb. salgın hastalıklar,

Savaş, Terör ve Güvenlik; Savaş, ayaklanma ve terör olaylarından dolayı güvenlik ihtiyaçlarının artması, enerji temininin güvenliğinin sağlanması

 

GZTF / SWOT Analizi

İç ve dış hususlar belirlenirken Recep Tayyip Erdoğan Üniversitesi SWOT analizinden yararlanmıştır.

 

Güçlü Yönler

Sektörde öncü bir kimliğe sahip olması

Kadrolarında bulunan kişilerin alanlarında uzman, güler yüzlü ve sevecen olması,

Onları destekleyen, güvenen insanların olması,

 

Zayıf Yönler

Kurumun faaliyet ve hizmetlerinin maliyetli olması,

Yüklerini azaltacak başka bir kurum/kuruluşun olmaması,

Cihazların maliyetli ve ulaşılmasının zor olması,

 

Fırsatlar

Toplumun farkındalık kazanması,

Kadrosunun yaptıkları işin ne kadar önemli olduğunun farkında olması,

Faaliyetlerinin bölge halkına destekte bulunması,

 

Tehditler

Ekonomik kriz ve istikrarsızlık,

Ticari kâr amacının güdülmemesi,

İklim krizi ve doğa olaylarında yaşanan olağanüstü durumlar,

COVID -19 vb. salgın hastalıklar,

 

5.2 İlgili Taraflar

Recep Tayyip Erdoğan Üniversitesi ISO 50001:2018 Enerji Yönetim Sistemi Standardı şartlarına uygun olarak ilgili taraflar, ihtiyaçları ve beklentileri belirlenmiştir.

 

Recep Tayyip Erdoğan Üniversitesi; hizmetlerini planlayıp yürütürken ilgili tarafların ihtiyaç ve beklentilerini göz önünde bulundurur. İhtiyaç ve beklentiler hizmet süreçleri, memnuniyet anketleri, öneri / şikâyet formları, ziyaretler, toplantılar, eğitimler, enerji verimliliği uygulamaları ve ortak yapılan projelerle belirlenir ve gözden geçirilir.  İlgili tarafların ihtiyaç ve beklentileri ile ilgili bilgiler YGG toplantılarında gözden geçirilir.

 

İlgili Dokümanlar

YİTDB.İB. 0001 Üniversitemiz Enerji Yönetim Sistemini Etkileyen İlgili Tarafların (Paydaşların) İhtiyaç ve Beklentileri