1. AMAÇ

Recep Tayyip Erdoğan Üniversitesinde Enerji Yönetim Sistemi ile ilgili faaliyetlerin ilgili standarda, politikalara ve amaçlara uygunluğunu ve etkin olarak uygulandığını doğrulamak gerçekleştirilen iç tetkik faaliyetlerini tanımlamaktır.

 

2. KAPSAM

Bu prosedür, Recep Tayyip Erdoğan Üniversitesi Enerji Yönetim Sistemi kapsamındaki iç tetkik faaliyetleri ile ilgili tüm dokümanları ve süreçleri kapsar.

 

3. TANIMLAR

İç Tetkik: Enerji Yönetim Sistemleri ile ilgili faaliyetlerin, sonuçların yeterlilik, uygunluk ve etkinlik açısından sistematik ve tarafsız olarak incelenmesidir.

İç Tetkik Planı: İç tetkik için yapılacak faaliyetlerin ve düzenlemelerin yer aldığı dokumandır.

Tetkikçi / Tetkik Ekibi: Enerji yönetim sistemlerinin tetkikini yapabilecek niteliklere sahip kişilerdir.

 

4. SORUMLULAR

Bu prosedürün hazırlanması, güncelleştirilmesi, iptali, kontrollü, dağıtılması ve arşivlenmesinden Enerji Yönetim Komisyonu, uygulanmasından Üniversite bünyesinde görev yapan tüm personel sorumludur.

 

5 UYGULAMA

5.1 Tetkiklerin Planlanması

Recep Tayyip Erdoğan Üniversitesinde enerji yönetim sisteminin etkin olarak uygulandığını ve sürekliliğinin sağlandığını doğrulamak amacıyla tüm birimlerde yılda en az bir kez iç tetkik gerçekleştirilir. 

 

İç Tetkik Planı, Yönetim Temsilcisi tarafından yıllık olarak hazırlanır. Planda tetkik tarihi, tetkik konusu, tetkikçiler, tetkik edilecek birim bilgileri bulunur. Plan, Genel Koordinatör tarafından onaylandıktan sonra iç yazışma ile tüm birimlere tetkik tarihinden bir hafta önce duyurulur.

 

Tetkik sıklığı belirlenirken, Yönetim Temsilcisi tarafından önceki tetkik sonuçları ve denetlenecek birimin önem ve durumu dikkate alınır ve ihtiyaç duyulan birimlerin daha sık denetlenmesi sağlanabilir.

 

Yönetim Temsilcisi gerek duyduğunda tetkik planına bağlı olmaksızın gerekli gördüğü zamanlarda haberli veya habersiz tetkikler de yapabilir, iç tetkik planını revize ederek ilave iç tetkikler planlayabilir veya iç tetkik tarihlerini değiştirebilir.

 

5.2 Tetkikçilerin Seçimi

İç tetkikler, uygun niteliklere sahip ve tetkik edilen birimden bağımsız personel tarafından gerçekleştirilir. Tetkik süreleri ve tetkikçi sayısı, denetlenecek birimin büyüklüğü dikkate alınarak Yönetim Temsilcisi tarafından belirlenir ve İç Tetkik Planında belirtilir.

 

Denetimlerin tarafsızlığını ve objektifliğini sağlamak esastır. Bu amaçla denetçiler, çalıştıkları birimde veya bir önceki görev yaptıkları birimde denetim yapamazlar.

 

Denetlenecek birim için iki tetkikçi görevlendirilmesi halinde İç Tetkik Planında herhangi bir açıklama yoksa ismi ilk yazılan tetkikçi baş tetkikçi olarak görev yapar. Baş tetkikçinin bulunmadığı durumlarda diğer tetkikçi tetkikin yönetiminden, raporlanmasından ve tetkik öncesi hazırlıklardan sorumludur.

 

 

5.3 Tetkikçilerin Yeterliliği

İç tetkiklerde görev alacak olan personel Yönetim Temsilcisi tarafından belirlenir.

Tetkikçilerin denetim konusu ile ilgili temel bilgi ve becerileri edinmesi için Temel Eğitim veya İç Tetkik eğitimlerine katılması sağlanır. Bu eğitimleri tamamlayan personel iç tetkiklerde görev alabilir.

Eğitimler bu eğitimleri tamamlamış olan Yönetim Temsilcisi veya diğer personeller tarafından da verilebilir. Bu eğitimler Eğitim Katılım Formu ile kayıt altına alınır.

 

5.4 Tetkiklerin Gerçekleştirilmesi

İç Tetkik Soru Listesi Yönetim Temsilcisi tarafından hazırlanır. İç tetkik soruları Enerji Yönetim Sistemi şartlarını ve birimlerdeki uygulamalarını doğrulayıcı nitelikte sorulardan oluşur. Birimlerin işleyişlerine göre soru listelerine ilave sorular eklenebilir.

 

Denetlenecek birimdeki organizasyon Yönetim Temsilcisi tarafından yapılır ve denetim tarihinde ilgililerin hazır bulunması sağlanır. Plan tarihinde denetimi etkileyecek bir durum olursa ilgili birim yöneticisinin ve Yönetim Temsilcisinin ortak görüşleri ile denetim tarihi ertelenebilir veya erken tarihe çekilebilir.

 

İç tetkikler planda belirlenen tarihlerde iç tetkikçiler tarafından İç Tetkik Soru Listesi kullanılarak gerçekleştirilir. 

 

İç tetkik başlamadan önce tetkikin gerçekleştirileceği birimde açılış toplantısı yapılır. Açılış toplantısında tetkik planı ve tetkik sırasında dikkat edilecek hususlar konusunda birim yöneticisine/sorumlusuna bilgi verilir. Açılış toplantısına ilgili birim yöneticisi/sorumlusu, tetkikçiler katılır.

 

İç tetkikler sırasında ilgili dokumanlar ve kayıtlar örnekleme ile incelenir. Yapılan incelemelere ilişkin bulgular İç Tetkik Soru Listesi Formunda bulunan açıklama kısmına kaydedilir.

 

Yapılan incelemelerde;

Dokümante edilmiş sistemin Enerji Yönetim Standartları ve ilgili yasal mevzuat şartlarına uygun olup olmadığı, Dokümanlarda belirtilen kuralların ilgili birimde etkin olarak uygulanıp uygulanmadığı gözden geçirilir.

İncelemeler sırasında tespit edilen uygunsuzluklar ve iç tetkik sonuçları denetlenen tarafla paylaşılır ve teyitleşilir. Tespit edilen uygunsuzluklar için tetkikçi tarafından düzeltici faaliyet başlatılır.

 

Tüm incelemeler tamamlandıktan sonra tetkik bitirilir. Tetkikin bitiminde, tetkikçilerin ve denetlenen taraf yöneticilerinin katıldığı bir kapanış toplantısı gerçekleştirilir ve tetkikçiler tarafından tespit edilen bulgular ve uygunsuzluklar ile düzeltici faaliyet süreleri hakkında bilgi verilir.

 

5.5 İç Tetkik Raporunun Hazırlanması

İç tetkikin tamamlamamasının ardından iç tetkikçiler tarafından İç Tetkik Raporu hazırlanır ve en geç bir hafta içerisinde Yönetim Temsilcisine teslim edilir.

 

Yönetim Temsilcisi, tüm birimlere ait iç denetimlerin tamamlanmasından sonra, denetim sürecinin eksiksiz bir şekilde tamamlandığını kontrol eder, denetim ekiplerinden gelen raporları değerlendirir, enerji yönetim sistemi ile ilgili olarak iyileştirme ihtiyaçlarını belirler ve sonuçları YGG toplantısında belirtir.

 

5.6 Düzeltici Faaliyetlerin Gerçekleştirilmesi ve Takibi

Denetimde tespit edilen uygunsuzluklar Yönetim Temsilcisi tarafından gözden geçirilir, ilgililerle görüşülerek bu uygunsuzlukların giderilmesi ve tekrarının engellenmesi için gerçekleştirilecek faaliyetler belirlenir ve uygulanır.

Faaliyetin gerçekleştirilmesi için belirtilecek termin tarihi uygunsuzluğun türüne ve ilgili birimin çalışma planına göre belirlenir. Düzeltici faaliyetlerin uygulanmasında Düzeltici Faaliyet Prosedürü esas alınır.

 

Yönetim Temsilcisi, gerçekleştirilen düzeltici faaliyetleri ve bunlara ilişkin kanıtları inceleyerek, yapılan düzeltici faaliyetlerin etkinliğini ve yeterliliğini değerlendirir. Gerçekleştirilen düzeltici faaliyetlerin yetersiz olması durumunda Yönetim Temsilcisi ek düzeltici faaliyetler yapılmasını talep edebilir. Bir uygunsuzluk ancak uygunsuzluğun kök nedeninin doğru tespit edilerek ortadan kaldırılması ile kapatılabilir.