1. AMAÇ

Enerji Yönetim Sisteminin yönetim tarafından belirli aralıklarla gözden geçirilmesi, uygunluğunun ve etkinliğinin sürekliliğinin sağlanması ile ilgili esasları belirlemektir.

 

2. KAPSAM

Bu prosedür, Recep Tayyip Erdoğan Üniversitesi Enerji Yönetim Sistemi kapsamındaki Yönetimin Gözden Geçirmesi ile ilgili tüm dokümanları ve süreçleri kapsar.

 

3. TANIMLAR

YGG: Yönetimin Gözden Geçirmesi faaliyetlerini ifade eder.

 

4. SORUMLULAR

Bu prosedürün hazırlanması, güncelleştirilmesi, iptali, kontrollü, dağıtılması ve arşivlenmesinden Enerji Yönetim Komisyonu, uygulanmasından Üniversite bünyesinde görev yapan tüm personel sorumludur.

 

5. UYGULAMA

5.1 Yönetimin Gözden Geçirmesi Toplantısı

Yönetimin gözden geçirme toplantısı yılda en az bir kere yapılır. Yönetim Temsilcisinin önerisi ve Genel Koordinatörün uygun bulması halinde 1 yılı beklenmeden de gözden geçirme toplantısı yapılabilir.

 

Toplantı ile ilgili hazırlıklar ve organizasyon Yönetim Temsilcisi tarafından gerçekleştirilir. Toplantıda görüşülecek diğer konular ile ilgili veriler Yönetim Temsilcisi tarafından birimlerden derlenir ve raporlar hazırlanır.

 

Toplantı tarihi, saati, yeri ve gündemi bir hafta öncesinden belirlenerek toplantı katılımcılarına üst yazı ile Yönetim Temsilcisi tarafından bildirilir.

 

Gözden geçirme toplantısı Genel Koordinatör, Enerji Yönetim Temsilcisi, Enerji Yöneticisi, Enerji Yönetim Ekibi katılımı ile gerçekleşir.  Gerekli görülmesi durumunda, ilgili birim yöneticileri de toplantıya davet edilir. Toplantıya Genel Koordinatör başkanlık eder.

 

Toplantıda yapılan değerlendirmeler sonucunda elde edilen bulgular ve bunlardan kaynaklanan faaliyetler, karar biçiminde YGG Toplantı Tutanak Formu ile kayıt altına alınır. Yönetim, bu faaliyetlerin, üzerinde görüş birliğine varılan uygun bir sürede sonuçlandırılmasını sağlar.

 

Toplantı raporunu Yönetim Temsilcisi hazırlar, katılımcılara imzalatır ve iç yazışma ile katılımcılara ve varsa ilave gerçekleştirme sorumlularına dağıtır.

 

Kararın tebliğinden sonra faaliyetin gerçekleştirilmesinden sorumlu tutulan kişi, söz konusu faaliyeti zamanında tamamlar.

 

YGG toplantılarında alınan kararların uygulanmasından birim yöneticileri, izlenmesinden Yönetim Temsilcisi sorumludur.

 

5.2 Gözden Geçirme Toplantıları Gündemi

Yönetimin gözden geçirmesi toplantılarında aşağıda belirtilen konular görüşülür, bu konulara ilişkin raporlar değerlendirilir ve Enerji Yönetim Sisteminin iyileştirilmesine yönelik kararlar alınır.

• Önceki yönetimin gözden geçirmeleri sonucunda yapılan faaliyetlerin durumu

• Enerji Yönetim Sistemine ilişkin iç ve dış hususlar ve bunlara bağlı riskler ve fırsatlardaki değişiklikler 

• Uygunsuzluklar ve düzeltici faaliyetler

• İzleme ve ölçme sonuçları

• Tetkik sonuçları 

• Yasal şartlar ve diğer şartlara uygunluk yükümlülüklerinin yerine getirilme durumu

• Sürekli iyileştirme fırsatları

• Enerji politikası

• Amaçlara ve enerji hedeflerine ulaşılma durumları

• Enerji performansı ve enerji performans iyileştirmeleri

• Faaliyet planlarının durumu

• Rutin gözden geçirme faaliyetleri dışında;

• Acil/beklenmeyen bir durum yaşanması,

• Yeni yatırımlar veya süreç değişiklikleri,

• Sorumlulukların değişmesi durumunda gözden geçirme faaliyetleri tekrarlanır.

 

5.3 Gözden Geçirme Toplantıları Sonuçları

Yönetim gözden geçirme toplantılarında aşağıda belirtilen konularla ilgili kararlar alınır.

• Enerji performansını artırma fırsatları,

• Enerji politikası

• Enerji performans göstergeleri veya enerji referans çizgileri

• Hedeflere ulaşılamadığında yapılacak faaliyetler,

• İş prosesleri ile entegrasyonunun geliştirilmesi

• Kaynak tahsisi,

• Yetkinlik, farkındalık ve iletişimin artırılması