1.AMAÇ

Bu prosedürün amacı, Kalite Yönetim Sistemi (KYS) kapsamında Recep Tayyip Erdoğan Üniversitesinde sunulan tüm hizmetlere yönelik izleme ve iyileştirmeleri sağlamak üzere ölçek geliştirme ve değerlendirme süreçleri ile sorumlulukları belirlemektir.

2.KAPSAM

Bu prosedür Recep Tayyip Erdoğan Üniversitesinde uygulanan KYS’nin etkinliğini ve sistemin sürekli iyileştirilmesinin nerelerde yapılabileceğini değerlendirmek amacıyla iç ve dış paydaşlara yönelik uygun verilerin toplanması ve analiz edilmesi faaliyetlerini kapsar.

3.TANIMLAR

• Anket Formu: Recep Tayyip Erdoğan Üniversitesinin iç ve dış paydaşlarının Üniversite tarafından sunulan tüm hizmetlere yönelik memnuniyet düzeyleri ile kurumsal bağlılık ve motivasyonlarının ölçülmesi, değerlendirilmesi ve artırılması amacıyla hazırlanan, çeşitli soru ve ifadelerden oluşan formlardır.

• Anket Maddesi: Anket formu içerisindeki her bir soru, önerme ya da yargıyı ifade eder.

• Evren: Hakkında veri toplamak ve genellemelere varılmak istenilen grubu ifade eder

• Paydaş: “RTEÜ.İB.0001 Üniversitemiz Kalite Yönetim Sistemini etkileyen ilgili tarafların beklentileri” dokümanında tanımlanan çıkar gruplarını ifade eder.

4.SORUMLULAR

Anketlerin değerlendirilmesi ve bu konuda yapılacak çalışmaların koordinasyonundan Kalite Komisyonu, Kalite Koordinatörlüğü, Birim Kalite Temsilcileri ve Birim Anket Komisyonlarları sorumludur.

5.UYGULAMA

Üniversitenin sağladığı her türlü hizmet ve koşullar hakkındaki memnuniyet, kurumsal bağlılık ve motivasyon belirli aralıklarla, iç ve dış paydaşlar için geliştirilmiş olan anket formları uygulanarak ölçülür, sonuçlar raporlanır ve üst yönetime sunulur. Birim bazındaki anketlerin sonuç raporları, ilgili birimin internet ana sayfasında bulunan “Kalite” başlığı altındaki “Anket Sonuç Raporları” bölümünde; Üniversite genelindeki anket sonuç raporları ise Kalite Koordinatörlüğü internet ana sayfasında bulunan “Raporlar” başlığı altındaki “Anket Sonuç Raporları” bölümünde yayınlanır. Alınan geri bildirimler ve üst yönetimin değerlendirmesi ışığında düzeltici faaliyetler planlanır ve uygulamaya konulur.

Basılı ve elektronik ortamda hazırlanan tüm anketlerin ilk bölümünde anketin hangi amaçla uygulanılacağını, ortalama tamamlama süresi ve anket verilerinin farklı kişi veya kurumlarla paylaşılıp paylaşılmayacağını bildiren “Anket Bilgisi” kısmının bulunması zorunludur.

Örnek 1: Anket Bilgisi

Demografik bilgilerin elde edilmesi için oluşturulan maddeler ve bu maddelere bağlı seçenekler araştırma evrenine uygun olarak düzenlenir. Anket maddelerine ait seçenekler farklı grupların analizine olanak sağlayacak şekilde oluşturulur. Diğer taraftan yaş aralığı, hizmet süresi gibi aralık olarak ifade edilen seçeneklerde aralıklar, araştırma evrenine uygun olarak belirlenir. Aralıklar belirlenirken seçeneklerin birbirine eşit uzaklıkları ifade etmesine özen gösterilir. Demografik bilgilerin kişiyi teşhis edici nitelikte düzenlenmemesi gerekir.

Üniversite genelinde akademik personel, idari personel ve öğrenciye yönelik uygulanacak genel anketler Kalite Koordinatörlüğü tarafından planlanır, uygulanır ve sonuçları paydaşlara duyurulur. Akademik ve idari birimler kendi görev ve hizmet alanı ile ilgili anketleri hazırlar, değerlendirir ve gerekli iyileştirmeleri planlar.

Akademik ve idari birimlerde uygulanacak anketler, ilgili komisyonlar veya yetkilendirilmiş diğer personel tarafından hazırlanır. Anket formları Word formatında oluşturulur. Anket formu inceleme talebi resmi yazı ile Ölçme ve Değerlendirme Uygulama ve Araştırma Merkezine iletilir. Hazırlanan anket formu ve “ÖDUAM.FR.0001 Ölçme Aracı Bilgi Formu” resmi yazı ekinde Merkeze iletilir. Ayrıca anket formunun word hali resmi yazıyı takiben merkez resmi e-posta adresine gönderilir. Merkez, anket formunu en geç 15 gün içerisinde inceleyerek görüş, öneri ve varsa onay koşul şartlarını belirterek ilgili birime yazılı olarak bildirir. Birim, Merkez tarafından belirtilen görüş ve önerileri uygulama hususunda serbesttir. Ancak anket uygulama onayı için koşul belirtilmiş ise gerekli düzeltme yapılması zorunludur. Gerekli düzeltmenin yapılmasını takiben birim, anket formunu yeniden Merkez onayına sunar. Onay süreci tamamlanmadan hiçbir anket uygulamaya konulamaz. Aynı anket formu daha önce onay alınan uygulama dışında farklı zamanlarda uygulanması halinde onay süreci tekrar işletilir. Sürece uygunluk Kalite Yönetim Sistemi kapsamında gerçekleştirilen İç Tetkik Faaliyetlerinde incelenir. Böylece tüm anketlerin ölçme-değerlendirme ilkelerine uygunluğu güvence altına alınır.

Anket uygulama süreci kişileri baskı altında bırakarak yanıtlarını yönlendirecek ortam ve koşullarda uygulanamaz. Bu konuda sorumlu birim gerekli önlem ve tedbiri alır. Anket uygulama ve değerlendirme sürecine yönelik şikayet dahil tüm geri bildirimler Ölçme ve Değerlendirme Uygulama Araştırma Merkezi tarafından değerlendirilir.