1. AMAÇ
Bu prosedürün amacı Recep Tayyip Erdoğan Üniversitesinde ISO 9001 Kalite Yönetim Sistemi, ISO 10002 Müşteri Memnuniyeti Yönetim Sistemi ve ISO 50001 Enerji Yönetim Sisteminin eksiksiz bir şekilde uygulanmasını sağlamak üzere hayata geçirilecek tüm süreçlerde, uygunsuzluğa yol açan ana nedenleri belirlemek, nedenleri ortadan kaldırmak için düzeltici faaliyetleri planlamak, uygulamak, yürütmek ve kontrol etmek, hataya yol açan konuların ortadan kaldırılması ile muhtemel uygunsuzlukların önlenmesi için yapılacak düzeltici faaliyetlerin kayıt altına alınmasını sağlamak ve sorumluları belirlemektir.
2. KAPSAM
Recep Tayyip Erdoğan Üniversitesi Kalite Yönetim Sistemi, Müşteri Memnuniyeti Yönetim Ssitemi ve Enerji Yönetim Sistemi kapsamındaki tüm süreçler ile ilgili potansiyel/mevcut uygunsuzlukların giderilmesini kapsar.
3. TANIMLAR
- Uygunsuzluk: Bir iş veya hizmette farkına varılan ve onun yerine getirilmesini, performansını olumsuz yönde etkileyen bir eksiklik, ihmal ya da yetersizlik. Bir şartın yerine getirilmemesidir.
- Düzeltici Faaliyet: Mevcut olan bir uygunsuzluğun bir daha oluşmaması için gerçekleştirilen eylemlerdir.
4. SORUMLULAR
Bu prosedürün uygulanmasından tüm çalışanlar sorumludur.
5. UYGULAMA
Recep Tayyip Erdoğan Üniversitesi, öğrenci geri bildirimleri, kişi, kurum ve kuruluş geri bildirimleri, çalışan geri bildirimleri, süreç ölçme-izleme sonuçları, yasal şartlar, iç-dış denetim sonuçları, hizmet/ürün performans sonuçları gibi bilgi kaynaklarını kullanarak uygunsuzluk ve düzeltici faaliyet başlatır.
5.1. Uygunsuzluk ve Düzeltici Faaliyet Açma
Recep Tayyip Erdoğan Üniversitesi Kalite Koordinatörlüğü yukarıdaki kaynaklardan yazılı veya elektronik ortamda geri bildirimlerin alınması için gerekli dilek, öneri, şikâyet kutuları, anketler, web ortamı, elektronik posta, telefon, faks sisteminin tüm birimleri kapsayacak şekilde kurulmasını ve kullanılmasını üst yönetim aracılığıyla sağlar.
Bu sistemlerle elde edilen geri bildirimlerden direkt kalite koordinatörlüğüne gönderilenler, kalite koordinatörlüğü tarafından ilgili birime iletilir. Birimler kalite koordinatörlüğü tarafından iletilen veya direkt kendilerine gelen bildirimleri değerlendirir ve değerlendirme sonucunda uygunsuzluk/potansiyel uygunsuzluk durumları tespit edilirse gerekli düzeltici faaliyet ile faaliyetin yerine getirileceği makul süreyi belirleyerek “RTEÜ.FR.0004 Uygunsuzluk ve Düzeltici Faaliyet Formu”na kaydederler. Düzenlenen Uygunsuzluk ve Düzeltici Faaliyet Formunda, uygunsuzluğun kaynağı, uygunsuzluğun tanımı, sorumlu birim ve sorumlu birimin görüşü, yapılacak faaliyet, faaliyetin gerçekleştirme tarihleri, uygunsuzluk ve düzeltici faaliyet sonucunun yeterliliği, yapılacaksa yeni faaliyet başlıklarına öncelikle yer verilir.
Birimler tarafından düzenlenen Uygunsuzluk ve Düzeltici Faaliyet Formu, gerekli izlemeyi yapması amacıyla Kalite Koordinatörlüğüne gönderilir. Kalite Koordinatörlüğü kendisine iletilen uygunsuzluk/potansiyel uygunsuzluk durumlarını “RTEÜ.FR.0005 Uygunsuzluk ve Düzeltici Faaliyet İzleme Formu”na kaydederek izleme sürecini başlatır.
Birim yönetimleri Uygunsuzluk ve Düzeltici Faaliyet Formunda belirtilen süre sonunda yapılan düzeltici faaliyetleri gözden geçirir. Düzeltici faaliyetler tamamlanmış ise, açılan Uygunsuzluk ve Düzeltici Faaliyet Formu kapatılır. Tamamlanmamış ise makul sebebi sorgulanarak tamamlanması için birim yönetimleri tarafından ikinci bir tarih belirlenir. İkinci defa süre verilmesi halinde Kalite Koordinatörlüğü bilgilendirilir. Belirlenen süreler sonunda sorun giderilmiş ise Uygunsuzluk ve Düzeltici Faaliyet Formu kapatılır, giderilememişse durum nedenleri ile birlikte Uygunsuzluk ve Düzeltici Faaliyet Formuna kaydedilerek Kalite Koordinatörlüğüne bildirilir. Kalite Koordinatörlüğü Uygunsuzluk ve Düzeltici Faaliyet Formunda belirtilen uygunsuzlukların giderilmemesi durumlarını her ay sonunda üst yönetime rapor eder. Üst yönetim uygunsuzluğun giderilmesi için gerekli tedbirleri alır.
Kuruluş içi tetkik raporlarıyla saptanan Kalite Yönetim Sistemi ve Müşteri Memnuniyeti Yönetim Sistemi kapsamındaki uygunsuzluklar; “RTEÜ.PR.0003 İç Tetkik Prosedürü”ne uygun olarak ele alınır. Kalite Koordinatörü tarafından, uygunsuzluk ve düzeltici faaliyet sonuçları Recep Tayyip Erdoğan Üniversitesi Kalite Komisyonuna sunulur. Kalite Komisyonu tarafından “RTEÜ.PR.0006 Yönetim Gözden Geçirilmesi Prosedürü” çerçevesinde değerlendirilir. Kalite Komisyonu tarafından uygunsuzluk ve düzeltici faaliyetlerin gerekliliğine karar verilmesi durumunda bu çalışmalar “RTEÜ.PR.0001 Dokümanların Kontrolü Prosedürü” ve “RTEÜ.PR.0004 Kayıtların Kontrolü Prosedürü’’ ne göre gerçekleştirilir. Enerji Yöneitm Sistemi kapsamındaki uygunsuzluklar; “YİTDB.PR.0009 Enerji Yönetim Sistemi İç Tetkik Prosedürü”ne uygun olarak ele alınır. Enerji Yöneticisi tarafından, uygunsuzluk ve düzeltici faaliyet sonuçları Recep Tayyip Erdoğan Üniversitesi Enerji Komisyonuna sunulur. Enerji Komisyonu tarafından “YİTDB.PR.0010 Enerji Yönetim Sistemi Yönetimin Gözden Geçirme Prosedürü” çerçevesinde değerlendirilir. Enerji Komisyonu tarafından uygunsuzluk ve düzeltici faaliyetlerin gerekliliğine karar verilmesi durumunda bu çalışmalar “RTEÜ.PR.0001 Dokümanların Kontrolü Prosedürü” ve “RTEÜ.PR.0004 Kayıtların Kontrolü Prosedürü’’ ne göre gerçekleştirilir.
Üniversitenin itibar kaybına neden olabilecek veya kişisel hakları konu alan bildirimler ile kamu zararı ve geniş kesimleri etkileme ihtimali olan bildirimler, ilgili birimler tarafından “acil bildirim” olarak değerlendirilir ve birimler bildirime kendi görüşlerini de ekleyerek Kalite Koordinatörlüğüne yönlendirir. Kalite Koordinatörlüğü söz konusu acil bildirimi üst yönetime sunar ve yapılacak faaliyetler belirlenir.
5.2. Standartlaştırma
Uygunsuzluk ve düzeltici faaliyet sonrası herhangi bir sistem (hizmet/süreç/doküman gibi) değişikliğine gidilmesi durumunda değişiklik konusu ile ilgili birim kalite temsilcisi, değişikliği ve bağlı diğer sistem elemanın güncellemelerinin yapılmasını sağlar ve Recep Tayyip Erdoğan Üniversitesi Kalite Komisyonu’na bildirilmek üzere Kalite Koordinatörlüğüne gönderilir. Uygunsuzluk ve düzeltici faaliyetlerden doğan Kalite Yönetim Sistemi değişiklikleri bu komisyon tarafından gerçekleştirilir.
Birimler, açtıkları “Uygunsuzluk ve Düzeltici Faaliyet Formlarını”; Recep Tayyip Erdoğan Üniversitesi Kalite Koordinatörlüğü ise tüm birimlerin açmış olduğu “Uygunsuzluk ve Düzeltici Faaliyet Formlarını” “RTEÜ.FR.0005 Uygunsuzluk ve Düzeltici Faaliyet İzleme Formu” aracılığı ile izlerler.
Kalite Koordinatörlüğü tüm bu prosedürle belirlenen süreçlerin elektronik ortamda oluşturulması, paylaşılması, izlenmesi ve raporlanmasını sağlayacak alt yapının oluşturulması konusunda gerekli çalışmaları koordine eder.
5.3. Kayıtlar
Aksi belirtilmedikçe tüm kayıtlar “RTEÜ.PR.0004 Kayıtların Kontrolü Prosedürü”nde tanımlandığı şekillerde muhafaza edilir.
6. İLGİLİ DOKÜMANLAR
- RTEÜ.PR.0001 Dokümanların Kontrolü Prosedürü
- RTEÜ.PR.0003 İç Tetkik Prosedürü
- RTEÜ.PR.0004 Kayıtların Kontrolü Prosedürü
- RTEÜ.FR.0004 Uygunsuzluk ve Düzeltici Faaliyet Formu
- RTEÜ.FR.0005 Uygunsuzluk ve Düzeltici Faaliyet İzleme Formu
Revizyon Takip Tablosu |
||
Revizyon No |
Tarih |
Açıklama |
01 |
27.08.2019 |
Acil bildirimlere ilişkin düzeltme yapıldı. Doküman numaralarında düzeltme yapıldı. |
02 |
09.08.2024 |
50001 Enerji Yönetim Sistemine ilişkin düzeltmeler yapldı. |