1. AMAÇ

Bu prosedürün amacı Recep Tayyip Erdoğan Üniversitesi bünyesindeki Kalite Yönetim Sistemi kapsamında bulunan kayıtların tanımlanması, tasnifi, saklanması, arşivlenmesi, ulaşılabilirliği, uygun şartlarda muhafazası ve sağlıklı bir şekilde elden çıkarılması yöntemlerini belirleyerek kayıtların kontrolünü sağlamaktır.

 

2. KAPSAM

Bu prosedür Kalite Yönetim Sistemi kapsamında tanımlanan tüm kayıtları kapsar.

 

3. TANIMLAR

• Arşiv: Her türlü dokümanın belli bir düzen içinde, saklama koşulları yerine getirilerek korunmasını ve değerlendirilmesini ifade eder.
• EBYS: Elektronik Belge Yönetim Sistemini ifade eder.
• Kayıt: Yürütülen faaliyetlerin sonuçlarını gösteren, gerçekleştirilen faaliyetler ve elde edilen sonuçlar için delil sağlayan dokümanları ifade eder.
• Yedekleme: Elektronik ortamdaki kayıtların düzenli aralıklarla, bulunduğu elektronik ortamdan başka bir elektronik/manyetik ortama (harici/dahili disklere, kasetlere veya çeşitli elektronik/manyetik ortamlara) yedeklenmesini ifade eder.

 

4. SORUMLULAR

Bu prosedürün uygulanmasından Kalite Koordinatörlüğü, Kalite Koordinatörü, Birim Kalite Temsilcileri, Birim Yöneticileri, Arşiv Sorumluları sorumludur.

 

5. UYGULAMA

Üniversite bünyesinde kalite yönetim sistemi çerçevesinde tutulan tüm kayıtlar ve üniversite dışındaki kişi/kurumlardan gelen kayıtlar ve yazışmalar bu prosedür kapsamında kontrol altında tutulur.

Kalite Yönetim Sistemi kapsamındaki dokümanlarda, yürütülen faaliyetlerle ilgili olarak oluşturulması gereken kayıtlar belirlenmiş ve tanımlanmıştır.

 

Üniversite bünyesinde oluşturulan kayıtların listesi ve bu kayıtların belirlenmesi, depolanması, korunması, ulaşılabilmesi, elde tutulması ve elden çıkarılmasına ilişkin metotlar; “Yükseköğretim Üst Kuruluşları ve Yükseköğretim Kurumları Saklama Süreli Standart Dosya Planı”, “Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmelik” ve “Muhafazasına Lüzum Kalmayan Evrak ve Malzemenin Yok Edilmesi Hakkında Kanun”da tanımlanmıştır.

 

5.1.Kayıtların Oluşturulması

Kayıtlar, “Resmî Yazışmalarda Uygulanacak Esas ve Usuller Hakkındaki Yönetmelik” ve “Recep Tayyip Erdoğan Üniversitesi İmza Yetkileri, Yetki Devri ve Yazışma Usulleri Yönergesi”ne uygun olarak oluşturulur.

 

5.2. Kayıtların Korunması

Kayıtlar ilgili birim arşivlerinde ve bu amaçla tahsis edilmiş yerlerde, uygun bir ortamda muhafaza edilir. Birimler, kayıtların saklanma süresi boyunca zarar görmemesi için gerekli fiziksel ve çevresel ortamı sağlarlar. Birimler saklanma sürelerine ilişkin olarak Başbakanlık Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü tarafından yayınlanan “Devlet Arşiv Hizmetleri Yönetmeliği”ne uygun olarak hareket ederler.

Arşivdeki kayıtlar “Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmelik” ve “Muhafazasına Lüzum Kalmayan Evrak ve Malzemenin Yok Edilmesi Hakkında Kanun” hükümlerine göre yönetilir.

 

5.3.Elektronik Ortamdaki Kayıtlar

Elektronik ortamda oluşturulan kayıtlar için “Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkındaki Yönetmelik” ve “TSE 13298 Standardı” esasları dikkate alınır. EBYS ortamında oluşturulan kayıtların yedeklenmesi merkezi olarak yapıldığından birimler EBYS’de oluşturdukları kayıtlar için yedekleme yapmazlar. Elektronik ortamdaki kayıtların yedeklenmesi için Bilgi İşlem Daire Başkanlığı gerekli teknik altyapıyı oluşturur ve yönetir.  Üniversitemize ait elektronik kayıtların yedeklenmesi işlemi kendi sunucularınca sağlanır.

 

Elektronik dokümanlara erişim kullanıcıların değişik arama stratejilerine uygun olacak şekilde tasarlanmıştır. Elektronik dokümanlar yazıcı ve çiziciler aracılığı ile kâğıt ortamına aktarılabileceği gibi yedekleme yapılamadığı veya güvenlik nedeniyle sunucularda tutulma işleminin tercih edilmediği durumlarda farklı yedekleme sistemleri (harici disk, manyetik kaset vb.) kullanabilir.

 

Elektronik dokümanlar önceden tanımlanmış iş prosesleri çerçevesinde diğer kullanıcılara farklı depolama üniteleri üzerinden iletilebilmektedir. Elektronik belgeler, diğer ortamlardaki belgelerle aynı dosya veya klasörün parçası olabileceği için, elektronik olmayan dosya ve belgelerle elektronik ortamdaki belgelerin aynı dosya tasnif planı içerisinde düzenlenmesine imkan tanımaktadır. Elektronik belgelere erişim hakları bilgisayar ortamında denetlenebilir. EBYS yazılımı erişim ile ilgili üstveri bilgilerini otomatik olarak alabilir. Ancak, fiziksel ortamdaki dosyalar için bunun belge yöneticisi tarafından yapılması gerekir. Fiziksel ortamdaki dosyaların sadece tanımlama bilgilerine erişim program aracılığı ile gerçekleştirilebilir. Fiziksel bir dosyanın herhangi bir kullanıcı tarafından talep edilmesi ve görülmesi durumunda bu aksiyona ait bilgiler elle girilebilir ya da yarı otomatik (barkod sistemleri gibi) olarak gerçekleştirilebilir. Orijinali basılı olarak saklanan kayıtların elektronik yedeklerinin alınması zorunlu değildir.

 

5.4. Kayıtların Dağıtımı

Kayıtlar “Resmî Yazışmalarda Uygulanacak Esas ve Usuller Hakkındaki Yönetmeliğe” göre gizliliği korunarak dağıtımı yapılır.

 

5.5. Kayıtların Elden Çıkarılması

Arşivde yasal saklama süresi dolan kayıtlar “Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmelik”  ve “Muhafazasına Lüzum Kalmayan Evrak ve Malzemenin Yok Edilmesi Hakkında Kanun”da belirtilen şekilde işleme tabi tutularak “RTEÜ.FR.0007 Saklanmasına Lüzum Olmayan Belgelere İlişkin İmha Listesi Formu” kullanılarak imha edilir.

 

6. İLGİLİ DOKÜMANLAR

• RTEÜ.FR.0001 Akademik ve İdari Birimler Arşiv Kayıt ve Takip Formu
• RTEÜ.FR.0002 Dosya-Klasör Devir Teslim ve Envanter Formu
• RTEÜ.FR.0003 Dosya Muhteviyatı Listesi Formu
• RTEÜ.FR.0007 Saklanmasına Lüzum Olmayan Belgelere İlişkin İmha Listesi Formu
• Recep Tayyip Erdoğan Üniversitesi İmza Yetkileri, Yetki Devri ve Yazışma Usulleri Yönergesi
• Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmelik
• Muhafazasına Lüzum Kalmayan Evrak ve Malzemenin Yok Edilmesi Hakkında Kanun
• Resmî Yazışmalarda Uygulanacak Esas ve Usuller Hakkındaki Yönetmelik
• TSE 13298 Standardı
• Yükseköğretim Üst Kuruluşları ve Yükseköğretim Kurumları Saklama Süreli Standart Dosya Planı

 

Revizyon Takip Tablosu
Revizyon No	Tarih	Açıklama
01	27.08.2019	Doküman numaralarında düzeltme yapıldı.