1. AMAÇ

Bu prosedürün amacı Recep Tayyip Erdoğan Üniversitesi bünyesindeki Kalite Yönetim Sistemi kapsamında bulunan tüm süreçlerin gerçekleştirilmesi ve hizmetin uygulanması sırasında, belirlenen şartlara uygun olmayan hizmete devam edilmesinin veya belirlenen şartlara uygun olmayan sarf malzeme, araç-gereç ve diğer ekipmanların kullanılmasının engellenmesi, uygun olmayan hizmet ya da ürünün yeniden değerlendirilmesi ve bununla ilgili sorumlulukların belirlenmesidir.

 

2. KAPSAM

Bu prosedür Recep Tayyip Erdoğan Üniversitesinde yürütülen tüm süreçler ile ilgili hizmetleri, bu hizmetler sırasında kullanılan tüm malzeme, araç gereç ve ekipmanları kapsar.

 

3.TANIMLAR

• Ürün: İlgili mevzuat çerçevesinde satın alınan mal, malzeme, cihaz, ekipman, sarf malzeme, taşıt vb. taşınır ve taşınmaz mallardır.
• Uygunsuzluk: Bir iş veya hizmette farkına varılan ve onun yerine getirilmesini, performansını olumsuz yönde etkileyen bir eksiklik, ihmal ya da yetersizlik. Bir şartın yerine getirilmemesidir.

 

4. SORUMLULAR

Bu prosedürün uygulanmasından tüm çalışanlar sorumludur.

 

5. UYGULAMA

Recep Tayyip Erdoğan Üniversitesi bünyesindeki Kalite Yönetim Sistemi kapsamında bulunan tüm faaliyetler için tanımlanmış uygunluk şartlarının (doküman şartları, yasa, tüzük, yönetmelik, yönerge genel yazı ve duyurular) sağlanamadığı durumlar “uygunsuzluk” olarak kabul edilir.

 

5.1. Uygulamanın İşleyişi

Faaliyetler sırasında ürün / hizmet ile ilgili herhangi bir uygunsuzluğu tespit eden veya uygunsuzluk bildirimini alan personel, uygunsuzluğu “RTEÜ.FR.0004 Uygunsuzluk ve Düzeltici Faaliyet Formu”na kaydederek Birim Yetkilisine gönderir. Birim Yetkilisi tespit edilen uygunsuzlukla ilgili düzeltici faaliyet ihtiyacı görmesi halinde Kalite Koordinatörlüğüne bilgi verir.  Uygunsuzluk birimin yetkisi dâhilinde değilse; düzenlenen  “RTEÜ.FR.0004 Uygunsuzluk ve Düzeltici Faaliyet Formu” herhangi bir işlem yapılmaksızın Kalite Koordinatörlüğüne gönderilir. Kalite Koordinatörlüğü düzeltici faaliyet ihtiyacı varsa, gerekli düzenlemeleri yapar.

 

Yapılan düzeltici faaliyetler Kalite Koordinatörlüğü tarafından aylık olarak değerlendirilir; uygunsuzluk sayısı ve kategorisi ile yapılan düzeltme ve düzeltici faaliyetlerin (açık ya da kapatılmış) analizini yaparak kayıtlarını oluşturur. Bu analiz sonuçlarını eğitim öğretim dönemleri (güz / bahar) sonunda veya Üniversite Kalite Komisyonu’nun talebi durumunda Üniversite Kalite Komisyonuna iletir.

 

“Eğitim ve Öğretim, Araştırma-Geliştirme ve Topluma Hizmet, Yönetim ve İdari Destek, Ölçme ve İyileştirme Süreçleri”nde uygun olmama durumu saptanırsa, faaliyet hemen durdurulur; uygunluk şartları sağlanınca faaliyet tekrarlanır veya kaldığı yerden devam ettirilir.

 

Recep Tayyip Erdoğan Üniversitesinde “Kamu İhale Kanunu” dâhilinde satın alınacak olan her türlü mal ve malzemeler ilgili mevzuat çerçevesinde oluşturulan muayene komisyonu tarafından tetkik edilir. Yapılan tetkiklerde uygun olmadığı saptanan ürünler, muayene tutanağında gerekçesi belirtilerek imza altına alınır ve kabul edilmeksizin iade edilir. Satın alınan ürünler kullanılmakta iken uygun olmadığı saptanan ürünler üzerine “Uygun Olmayan Ürün” yazısı eklenerek, kullanım alanından kaldırılır ve / veya diğer ürünlerle karışmayacak şekilde bulundurulur. Uygun olmadığına dair ilgili birim sorumlusu tarafından gerekçeli bir tutanak tutulur; sözleşmede var ise, tedarikçisine iade edilir. Tedarikçiye geri verme söz konusu değilse birim yöneticisinin onayıyla tutanak tutularak Taşınır Mal Yönetmeliği doğrultusunda işlem yapılır. Tamirat, tadilat ve alternatif değerlendirme şartları gözden geçirilir. Yapılacak faaliyet tanımlanır. Tamirat ve/veya tadilat yapılan ürünler, uygunluk açısından yeniden değerlendirilir ve kayıtları oluşturulur.

Uygunsuzluklar, iç tetkik sırasında tetkikçiler tarafından saptanmışsa, “RTEÜ.PR.0003 İç Tetkik Prosedürü”ne göre işlem yapılır.

 

5.2. Kayıtlar

Aksi belirtilmedikçe tüm kayıtlar “RTEÜ.PR.0004 Kayıtların Kontrolü Prosedürü”nde tanımlandığı şekilde muhafaza edilir.

 

6. İLGİLİ DOKÜMANLAR

• RTEÜ.FR.0004 Uygunsuzluk ve Düzeltici Faaliyet Formu
• RTEÜ.PR.0002 Uygunsuzluk ve Düzeltici Faaliyetler Prosedürü
• RTEÜ.PR.0003 İç Tetkik Prosedürü
• RTEÜ.PR.0004 Kayıtların Kontrolü Prosedürü
• Kamu İhale Kanunu
• Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu
• Taşınır Mal Yönetmeliği

 

Revizyon Takip Tablosu
Revizyon No	Tarih	Açıklama
01	27.08.2019	Doküman numaralarında düzeltme yapıldı.