1. AMAÇ

Bu prosedürün amacı, Recep Tayyip Erdoğan Üniversitesi’nde Kalite Yönetim Sistemi, politika, hedef ve proseslerdeki değişiklik ihtiyaçlarının değerlendirilmesi ve Kalite Yönetim Sisteminin uygunluğunu, yeterliliğini ve etkinliğini gözden geçirmek amacıyla yürütülecek faaliyetleri tanımlamaktır.

 

2. KAPSAM

Bu prosedür, Recep Tayyip Erdoğan Üniversitesinin misyon, vizyon, kalite politikası, stratejik planlama ve yönetimin gözden geçirme faaliyetlerini kapsar.

 

3. TANIMLAR

• Misyon: Üniversitenin/birimin, kendisi için belirlediği temel varlık gerekçesi ve görevlerini ifade eder.
• Vizyon: Üniversitenin/birimin, gelecekte ulaşmak istediği ideallerini ifade eder
• Yönetimin Gözden Geçirme Toplantısı: Üniversite Kalite Komisyonu toplantısını ifade eder
• Birim Yönetim Gözden Geçirme Toplantısı: Birimlerdeki birim kalite komisyonu toplantısını ifade eder

 

4. SORUMLULAR

Bu prosedürün yönetiminden ve uygulanmasından Kalite Koordinatörü ve Strateji Geliştirme Daire Başkanı sorumludur. Prosedürün uygulanmasına yönelik diğer sorumluluklar prosedürde belirtilmiştir.

 

5. UYGULAMA

5.1. Üniversitenin Misyon ve Vizyonunun Belirlenmesi ve Gözden Geçirilmesi

Recep Tayyip Erdoğan Üniversitesi’nde kurum misyonu ve vizyonu, stratejik planlama faaliyetleri dâhilinde belirlenir ve tüm paydaşlara duyurulur. Recep Tayyip Erdoğan Üniversitesindeki tüm birimler, üniversite misyon ve vizyonu doğrultusunda, kendi birimlerine ait misyon ve vizyonlarını belirlerler.

 

Recep Tayyip Erdoğan Üniversitesi misyon ve vizyonu; yönetimin gözden geçirme toplantılarında, yeterlilik, uygunluk ve güncellik açısından gözden geçirilir. Değişiklik ihtiyacı tespit edilmesi durumunda misyon, vizyon ve stratejik plan güncellenir.

 

Birim misyon ve vizyonları; birim yönetimin gözden geçirme toplantılarında yeterlilik, uygunluk ve güncellik açısından gözden geçirilir. Değişiklik ihtiyacı tespit edilmesi durumunda güncellenir.

 

5.2. Kalite Politikasının Belirlenmesi, Gözden Geçirilmesi ve Duyurulması

Recep Tayyip Erdoğan Üniversitesi Kalite Politikası, kurum misyonu ve vizyonu ile uyumlu şekilde Kalite Komisyonu tarafından belirlenir ve duyurulur.

Recep Tayyip Erdoğan Üniversitesi Kalite Politikası; vizyon ve misyon ifadelerinden hareketle, üniversitenin temel yaklaşımlarını ortaya koyar. Kalite Politikası ayrıca, kalite yönetim sisteminin oluşturulması ve sürdürülmesi için genel politikaları belirler, stratejik hedeflerin belirlenmesi ve yönetimi için genel bir çerçeve oluşturur.

 

Kalite Politikası, Yönetimin Gözden Geçirme toplantılarında yeterlilik, uygunluk ve güncellik açısından gözden geçirilir. Değişiklik ihtiyacı tespit edilmesi durumunda bu toplantıda belirlenen öneriler çerçevesinde Kalite Komisyonunca güncellenerek ortak alanlarda sergilemek ve kurum web sitesinde yayımlanmak suretiyle ilgili tarafların erişimine açılır.

Birim yöneticileri, kendi birimlerindeki çalışanlara Kalite Politikasının iletilmesini ve anlaşılmasını sağlar.

 

5.3. Stratejik Planın Hazırlanması ve Yönetimi

Üniversitemiz stratejik planı; kalkınma planı, hükümet programı ve faaliyet alanlarıyla ilgili diğer ulusal, bölgesel, sektörel ve tematik plan, program ve stratejiler ve üniversitemizin sorumluluk alanında yer alan politika, amaç, hedef, tedbir ve eylemler gözetilerek beş yıllık dönemi kapsayacak şekilde hazırlanır ve uygulanır.

 

Stratejik plan hazırlık sürecine, stratejik plan genelgesinin yayımı ile başlanılır. Genelge ile; çalışmaların üst yönetim tarafından sahiplenileceği ve takibinin yapılacağı, çalışmaların strateji geliştirme daire başkanlığının koordinasyonunda yürütüleceği, stratejik planlama ekibine ve kurulması halinde alt çalışma gruplarına harcama birimlerince üyelerin görevlendirilmesi gerektiği ve Strateji Geliştirme Kurulu üyelerinin kimlerden oluşturulacağı gibi hususlar belirlenerek çalışanlara duyurulur.

 

Stratejik plan genelgesinin yayımlanmasını müteakip iki ay içerisinde stratejik planlama ekibi hazırlık programını oluşturur. Hazırlık programı, üst yönetici tarafından idare içerisinde duyurulur ve Cumhurbaşkanlığına bilgi olarak gönderilir. Strateji Geliştirme Kurulu, stratejik planlama sürecinin ana aşamalarını ve çıktılarını kontrol eder.

 

Tamamlanan stratejik plan incelenmek üzere Cumhurbaşkanlığına gönderilir. Cumhurbaşkanlığının değerlendirme raporu dikkate alınarak son şekli verilen Stratejik Plan ilgili kurumlara yazılı ve elektronik ortamda gönderilir. Ayrıca Üniversitemiz web sayfasında ilan edilir. Tüm bu işlemler “RTEÜ.İA.0015 Stratejik Plan Hazırlanması İş Akış Süreci”ne göre yerine getirilir.

 

5.4. Kalite Hedefleri ve Kalite Faaliyet Planları

Üniversitemiz Stratejik planında ve Proses Kartlarında belirlenmiş olan hedefler Recep Tayyip Erdoğan Üniversitesi Kalite Hedeflerini oluşturur. Üniversitemizdeki tüm birimler stratejik plan ile Proses Kartlarını referans alarak, Stratejik Yönetim Bilgi Sistemi içerisinde yer alan kendi birimlerine tanımlanmış göstergelerle ilgili hedeflerini belirlerler.

Kalite hedefleri, aynı zamanda birim ile ilgili süreçlerini performans göstergesidir. Birimler kalite hedeflerini, “RTEÜ.İK.0001 Proses İzleme Kartı” vasıtası ile takip ederler ve birim faaliyet raporlarında bu kartlara yer verirler.

Kalite hedefleri; ölçülebilmeli, sayısal olarak ifade edilmeli, ve belirli bir zaman dilimini kapsamalıdır.

Birim kalite hedeflerinin belirlenmesi, yayımlanması ve kalite faaliyet planlarının oluşturulması, ilgili birim yöneticisi koordinasyonunda, birim kalite temsilcisi tarafından gerçekleştirilir.

Kalite hedefleri ve kalite faaliyet planı ile ilgili ilerlemelerin durumu, yıllık olarak birimin yönetim gözden geçirme faaliyeti sırasında değerlendirilir ve gerekli olması durumunda revize edilir.

 

5.5.  Birim Yönetim Gözden Geçirme Faaliyeti

Birimler, her yıl Ocak ayında düzenli olarak gözden geçirme faaliyeti yaparlar. Gözden geçirme faaliyeti; Birim Yöneticisi, Birim Kalite Temsilcisi ve ilgili alt birim yöneticilerinin katılımı ile birim kalite komisyonu toplantısında gerçekleştirilir.

Gözden geçirme toplantısında, geçmiş yılda kalite yönetim sistemi ve stratejik planda yer alan hedefler kapsamında yürütülen faaliyetlerin değerlendirmesi yapılır ve bir sonraki yıl için planlar ve iyileştirme ihtiyaçları belirlenir.

 

Toplantı ile ilgili hazırlıklar ve organizasyon, Birim Kalite Temsilcisi tarafından gerçekleştirilir. Toplantıda görüşülecek konular ile ilgili veriler Birim Kalite Temsilcisi tarafından derlenir ve raporlanır

Yönetimin gözden geçirme toplantısı raporları için detaylı bilgi gerekli olan durumlarda sunum hazırlanabilir. Toplantıda görüşülen konular, alınan kararlar Birim Kalite Temsilcisi tarafından “RTEÜ.FR.0009 Yönetimin Gözden Geçirme Raporu Formu” kullanılarak kayıt altına alınır.

 

Birim Kalite Temsilcisi, birim yönetim gözden geçirme toplantısının ardından, Yönetim Gözden Geçirme Raporu’nu ve ekli diğer raporları Kalite Koordinatörlüğüne gönderir.

 

5.6. Yönetimin Gözden Geçirmesi

Recep Tayyip Erdoğan Üniversitesi Üst Yönetimi, birim yönetim gözden geçirme faaliyetlerinin tamamlanmasının ardından her yıl Şubat ayının sonuna kadar Yönetimin Gözden Geçirme Toplantısını yapar, toplantıda, geçmiş yılda kalite yönetim sistemi kapsamında yürütülen faaliyetlerin değerlendirmesi yapılır ve bir sonraki yıl için planlar ve iyileştirme ihtiyaçları belirlenir.

 

Toplantı ile ilgili hazırlıklar ve organizasyon, Kalite Koordinatörlüğü / Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı tarafından gerçekleştirilir. Birim Kalite Temsilcileri tarafından gönderilen Yönetim Gözden Geçirme Raporu ve ekli diğer raporlar ile toplantıda görüşülecek diğer konular ile ilgili veriler Kalite Koordinatörü tarafından derlenir ve raporlanır.

 

Yönetim Gözden Geçirme toplantısı sonucunda hazırlanacak olan raporlar “RTEÜ.FR.0009 Yönetim Gözden Geçirme Raporu Formu” kullanılarak kayıt altına alınır ve mart ayı sonuna kadar tüm birimlere iletilir. Üst Yönetimin gerekli görmesi halinde farklı periyodlarda ek Yönetim Gözden Geçirme faaliyeti yapılabilir.

 

5.7. Gözden Geçirme Toplantıları İçeriği

Yönetimin gözden geçirme toplantılarında aşağıda belirtilen konular görüşülür, bu konulara ilişkin raporlar değerlendirilir ve kalite yönetim sisteminin iyileştirilmesine yönelik kararlar alınır.

• Misyon ve vizyon ifadelerinin güncellik durumu,
• Kalite politikasının güncellik durumu,
• Stratejik plan ve kalite hedefleri ilerleme raporları,
• İç ve dış denetimlerin sonuçları,
• Öğrenci ve diğer paydaş geri bildirimleri, öneri ve şikâyetleri,
• Uygunsuzluk ve düzeltici faaliyetlerin durumu,
• Tedarikçi performans ölçümleri,
• Risk ve paydaş analizlerinin gözden geçirilmesi,
• Yasal mevzuat değişiklikleri ve kalite yönetim sistemini etkileyebilecek değişikler,
• Bir önceki yönetim gözden geçirmesine ait takip faaliyetleri,
• İyileştirme için öneriler,

 

6. İLGİLİ DOKÜMANLAR

• RTEÜ.FR.0009 Yönetim Gözden Geçirme Raporu Formu
• RTEÜ.İA.0015 Stratejik Plan Hazırlanması İş Akış Süreci
• RTEÜ.İK.0001 Proses İzleme Kartı
• RTEÜ.PT.0001 Recep Tayyip Erdoğan Üniversitesi Kalite Politikası      
• Recep Tayyip Erdoğan Üniversitesi Kalite Güvencesi Yönergesi
• Yükseköğretim Kalite Güvencesi ve Yükseköğretim Kalite Kurulu Yönetmeliği
• 2018-2022 Stratejik Planı
• ISO 9001: 2015 KYS Standardı
• Kamu İdareleri İçin Stratejik Planlama Kılavuzu
• Kamu İdarelerinde Stratejik Planlamaya İlişkin Usul ve Esaslar Hakkında Yönetmelik
• Kamu Malî Yönetimi ve Kontrol Kanunu

 

Revizyon Takip Tablosu
Revizyon No	Tarih	Açıklama
01	27.08.2019	Doküman numaralarında düzeltme yapıldı.