1.Sorumlular
Bu talimatın uygulanmasından Birim Yöneticileri ve Yönetim Temsilcisi sorumludur.
2. Uygulama
- Personel, öğrenci ve çalışanlar; dilek ve önerilerini posta yoluyla, dilek ve öneri kutusuna bırakarak, e-mail adresine yollayarak ya da doğrudan Birim Sorumlularına verebilir.
- İlgili noktalara bırakılan taleplerde isim ve adres bulunması zorunlu değildir. Yönetim Temsilcisine yapılan başvurularda isim ve adres belirtme zorunludur.
- Dilek ve öneri talepleri ve bu hususla ilgili gelen talep formları, yasal cevap süresi dikkate alınarak muhtelif zamanlarda Birim Yöneticisi ve Kalite birim sorumlusu veya görevlendirdiği bir kişi ile birlikte değerlendirmeye alınır. Bu talepler Dilek ve Öneri İzleme Listesine kayıt edilir.
- Birim Kalite sorumluları gelen tüm öneri ve talepleri değerlendirmeye alır. Gereklilik halinde ulaşabiliyorsa talep sahipleri ile görüşerek detaylı bilgi istenir. Bu talepler Dilek ve Öneri İzleme Listesine kayıt edilir. Sonuçlar Kalite Yönetim Temsilcisine aylık olarak bildirilir.
- Öneri veya talepler hakkında alınan kararlar Kalite Birim Sorumlusu tarafından Dilek ve Öneri Formuna kayıt edilir.
- Birimler tarafından sonuçlandırılmamış tüm öneri ve talepler her ay Yönetim Temsilcisi bildirilir.
- Sonuçlandırılmış talepler iletişim panosunda ya da Web Sitemizde yayınlanarak duyurulur.
- Sonuçlandırılmamış tüm öneri ve talepler her ay Kalite Yönetim Temsilcisi tarafından değerlendirilir. Değerlendirme sonuçları Yönetimin Gözden Geçirmesi toplantılarına sunulur.
- Sonuçlandırılan öneri ve talepler için Dilek ve Öneri Formunda şahısların irtibat adresleri belli ise geri dönüş yapılır. Yapılan faaliyet konusunda, ilgililer iletişim yöntemleri kullanılarak bilgilendirilir ve dilek öneri formuna bilgilendirmeyi yapan kişi adını soyadını yazarak imzasını atar, kayıt altına alır.
- Bu talimatta adı geçen tüm dokümanlar kalite kaydı olup Kalite Kayıtlarının Kontrolü Prosedürü’ ne uygun işlem görür.
2.1. İLGİLİ DÖKÜMANLAR VE KALİTE KAYITLARI
- Dilek ve Öneri Formu
- Dilek ve Öneri İzleme Listesi
- Kalite Kayıtlarının Kontrolü Prosedürü