1. Birimi

İdari ve Mali İşler Daire Başkanlığı

2. Kadro Unvanı

Şef / Bilgisayar İşletmeni

3. Görev Unvanı

İhale İşlemleri Görevlisi

4. Bağlı Bulunduğu Amir

Daire Başkanı / Şube Müdürü

5. Görev, Yetki ve Sorumlulukları

1. İhalesi yapılacak mal ve hizmet konusu ile ilgili ihale birimine gelen satın alma talep yazısı ve eklerinin 4734 sayılı Kamu İhale Kanunu, 4735 sayılı Kamu İhale Sözleşmeleri Kanunu, 5018 sayılı Kamu Mali Yönetimi ve ilgili kanun ve yönetmeliklere uygunluğunu kontrol etmek, uygunsa alım için yeterli bütçe olup olmadığına bakmak.

2. 5018 sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanuna göre satın alma için yeterli bütçe varsa yaklaşık maliyet komisyonu oluşturmak ve piyasa fiyat araştırması yapmak. 4734 Sayılı Kamu İhale Kanununun 9. maddesine göre yaklaşık maliyet tespit edilerek ihale onayını almak.

3. EKAP’tan ihale kayıt numarası almak ve ihaleye ait idari şartname, teknik şartname, standart formlar ve varsa diğer belgeler hazırlanarak ihale dokümanları oluşturmak.

4. İstekli olacakların görebilmeleri için, ilan yayınlanmak üzere KİK / yerel gazeteye göndermek ve yayımlanma aşamasına kadar takibini yapmak.

5. 4734 sayılı Kamu İhale Kanununun 6. Maddesine göre ihale komisyonunu oluşturmak.

6. İhale komisyon üyelerine EBYS üzerinden görevlendirme yazısı yazmak.

7. İhale tarihine kadar idari ve teknik şartname ile ilgili şikayet ve itirazların takibi ve değerlendirmesini yaparak sonuçlandırmak.

8. İhale tarihine kadar ihale doküman satış işlemlerini yaparak EKAP’a kaydını yapmak.

9. İhale tarih ve saatine kadar Dairemize kargo ya da elden verilen ihale teklif zarflarını 4734 Sayılı Kamu İhale Kanunu'nun 30'uncu maddesi ve Kamu İhale Genel Tebliğinin 16'ıncı maddesine göre tutanakla teslim alınarak kaydını yapmak.

10. İhale tarih ve saatinde komisyonun toplanması ve sıra ile ihale teklif zarflarının açılması ile fiyatları okunan teklifleri tutanağa kaydetmek.

11. Komisyon tarafından idari ve teknik şartnamelere uygunluğunun incelenmesinden sonra rapor yazmak.

12. Değerlendirme sonucunda 4734 sayılı Kamu İhale Kanununun 40. Maddesine göre ihale komisyon kararını yazmak, karara bağlanan ve ihale komisyonunda görevli üyeler tarafından imzalanan kararı harcama yetkilisi onayına sunmak.

13. Harcama yetkilisi ve ihale komisyonu tarafından imzalanan ihale komisyon kararının, 4734 sayılı Kamu İhale Kanununun 41. Maddesine göre kesinleşen ihale kararı ile EKAP üzerinden firmalara tebliğ etmek.

14. Kesinleşen ihale kararının firmalara tebliğ edildikten sonra sözleşmeye davet yazısı yazılana kadar geçen zamanda itiraz ve şikayet ile ilgili süreçleri takip etmek.

15. 4734 sayılı Kamu İhale Kanununun 42. Maddesine göre sözleşmeye davet yazısı göndererek sözleşme hazırlamak ve harcama yetkilisinin imzasına sunmak.

16. İhaleye teklif veren isteklilerin geçici teminatlarını iade etmek.

17. Mal ve hizmet idareye teslim edildikten sonra, ilgili birim tarafından teknik şartnameye uygun olarak yapılıp yapılmadığı muayene komisyon üyelerince kontrol edildikten sonra muayene ve kabul komisyon tutanağını düzenlemek.

18. Yüklenici tarafından teslim edilen fatura, ilgili birim tarafından hazırlanan muayene ve kabul komisyonu tutanağı ve taşınır işlem fişi düzenlenmesini takip etmek.

19. Taahhüt dosyası oluşturmak, ödeme evrakları hazırlamak ve ödeme birimine gönderilerek ödeme yapılana kadar takibini yapmak.

20. Malın / hizmetin teslimini uygun yapan firmaların kesin teminatlarını iade etmek.

Devlet Malzeme Ofisinden mal alımı

21. Alımı yapılacak mal ile ilgili ihtiyaç talepleri almak ve icmal oluşturmak.

22. Talepler ile ilgili ihtiyaç listesi hazırlamak ve internet ortamında DMO kataloğuna bakarak ürünlerin ihtiyaç listesindeki ürünlerle karşılaştırarak ürünlerin katalogda olup olmadığını kontrol etmek.

23. DMO malzeme işlem listesini oluşturmak.

24. Alınacak mallar için kredi açmak ve DMO hesabına para aktarmak için avans-kredi işlemlerini yapmak.

25. DMO aracılığı ile firmalar tarafından gönderilen malzemeleri teslim almak için taşınır kayıt kontrol yetkilisini bilgilendirmek ve muayene kabul komisyonunca kontrol edilmesini sağlamak.

26. Ürünlere sevk irsaliyesi karşılığı teslim-tesellüm belgesi düzenlemek, komisyon üyelerinin imzalarından sonra DMO’ya göndermek.

27. DMO’dan gelen fatura ile krediyi kapatmak.

28. Görevini ilgili mevzuatlar, kalite yönetim sistemi politika hedefleri ve prosedürlerine ve iç kontrol sisteminin tanım ve politikalarına uygun olarak yürütmek. Kalite ve iç kontrol yönetim sistemi dokümanlarında belirtilen ilave görev ve sorumlulukları yerine getirmek ve iş güvenliği ile ilgili uyarı ve talimatlara uymak.

29. Yöneticilerinin vereceği diğer görevleri yerine getirmek.