Döküman No
GS.GT.0005
Yayın Tarihi
30.07.2019
Revizyon Tarihi
Revizyon No
Hazırlayan
Birim Kalite Komisyonu
Onaylayan
Genel Sekreter

1. Birimi

Yazı İşleri ve Belge Yönetimi Şube Müdürlüğü

2. Kadro Unvanı

Şube Müdürü

3. Görev Unvanı

Şube Müdürü

4. Bağlı Bulunduğu Amir

Genel Sekreter

 

 

 

 

5. Görev, Yetki ve Sorumlulukları

 

 

 

 

  1. Görevleriyle ilgili tüm mevzuata (Kanunlar, Kanun Hükmünde Kararnameler Cumhurbaşkanlığı Karanameleri, Tüzükler, Cumhurbaşkanı Kararları, Yönetmelik, Genelgeler, Yönergeler) hakim olmak ve tüm idari işleri yürütmek.
  2. Biriminde görevli olan idari personel arasında iş bölümünü sağlamak, gerekli denetim ve gözetimi yapmak.
  3. Biriminde görevli idari personelin izinlerini iş akış süreçlerini aksatmayacak şekilde düzenlemek.
  4. Personel arasında adil işbölümü yapılmasını sağlamak, kılık kıyafetleri ile görevini yerine getirip getirmediklerini denetlemek, gerekli durumlarda idari personelin görev alanlarını düzenlemek.
  5. EBYS’ den gelen evrakların havalesini yaparak birim içi yönlendirilmesini ve sonuçlandırılmasını sağlamak.
  6. KEP yoluyla kurumumuza ulaşan evrakların kayıt işlemleri sürecinin takibini yapmak.
  7. KEP yoluyla gönderilmek üzere hazırlanan evrakların ilgili kurumlara ulaşmasını sağlamak.
  8. Rektörlük birimlerine kurum dışından gelen evrakların kayıt işleminin takibi ve rektörlük birimlerince kurum dışına gönderilen evrakların takibini yapmak.
  9. Birimine ait tüm verilerin güncel tutulmasını sağlamak.
  10. Görevini ilgili mevzuatlar, kalite yönetim sistemi politika hedefleri ve prosedürlerine ve iç kontrol sisteminin tanım ve politikalarına uygun olarak yürütmek. Kalite ve iç kontrol yönetim sistemi dokümanlarında belirtilen ilave görev ve sorumlulukları yerine getirmek ve iş güvenliği ile ilgili uyarı ve talimatlara uymak.
  11. Yöneticilerinin vereceği diğer görevleri yerine getirmek.
  12. Yazı İşleri Müdürü görevlerinin yürütülmesinden Genel Sekretere karşı sorumludur.