Döküman No
RTEÜ.GT.0019
Yayın Tarihi
18.07.2019
Revizyon Tarihi
Revizyon No
Hazırlayan
KYS Çalışma Grubu
Onaylayan
Kalite Koordinatörü

1. Birimi

Enstitüler / Fakülteler / Yüksekokullar / Meslek Yüksekokulları

2. Kadro Unvanı

Şef / Bilgisayar İşletmeni / VHKİ / Memur / Sekreter / Tekniker / Teknisyen / Teknisyen Yardımcı / Hizmetli/Bekçi

3. Görev Unvanı

Öğrenci İşleri Birim Görevlisi

4. Bağlı Bulunduğu Amir

Enstitü / Fakülte / Yüksekokul / Meslek Yüksekokulu Sekreteri

 

 

 

 

 

 

 

 

5. Görev, Yetki ve Sorumlulukları

 

 

 

 

 

 

 

 

 

  1. Lisansüstü, lisans ve önlisans Eğitim-Öğretim ve Sınav Yönetmeliği ve ilgili yönergeleri bilmek, değişiklikleri takip etmek, duyurularını yapmak.
  2. Öğrencilerin kayıt, ders kaydı, öğrenci belgesi, tecil, not dökümü belgesi, kayıt dondurma, ilişik kesme, yatay geçiş, muafiyet, burs, geçici mezuniyet, diploma vb. iş ve işlemleri yürütmek.
  3. Öğrenci işleri ile ilgili günlük ve dönemlik yazışmaları hazırlamak.
  4. Öğrencilerin yatay geçiş işlemleri ve ders muafiyet istekleri için gerekli belgeleri hazırlamak.
  5. Birimine kayıt yaptıran öğrencilerin her türlü yazışmalarını yapmak.
  6. Yaz okulu ile ilgili her türlü yazışma ve işlemleri yapmak.
  7. Öğrencilerle ilgili her türlü duyuruları yapmak.
  8. Öğrencilerle ilgili evrakların arşivlenmesini sağlamak.
  9. İkinci öğretim öğrencilerinden %10’a girenlerin tespitini yapmak.
  10. Mazereti nedeniyle sınavlara giremeyen öğrencilerin Yönetim Kurulu kararlarını ilgili bölümlere ve öğrencilere bildirmek.
  11. Her yıl sonunda başarı oranlarını tanzim etmek.
  12. Öğrenci Konseyi ve Temsilciliği ile ilgili işlemlerini yapmak.
  13. Birimine alınacak öğrenci kontenjanları ile ilgili hazırlık çalışmaları yapmak.
  14. Yarıyıl sonu sınavlarından önce bölümlerden gelen devamsızlıktan kalan öğrenci listelerini ilan etmek.
  15. Öğrenci bilgilerinin ve notlarının otomasyon sistemine girilmesini takip etmek.
  16. Eğitim-Öğretim yılı başında öğrenci danışman listelerinin güncellenmesini bölümlerden istemek ve güncel listeyi sisteme tanımlamak, danışman onaylarını takip etmek.
  17. Kaydı silinen ve mezun öğrencilerin askerlik ve KYK listelerini göndermek.
  18. Programlarda dereceye giren öğrencilerin tespitini yapmak.
  19. Çift anadal ve yandal işlemlerini yürütmek.
  20. Görev alanıyla ilgili kurul ve komisyonların toplantı öncesi gündemlerini hazırlamak.
  21. Ara sınav, yarıyıl sonu sınavı, mazeret, tek ders ve ek sınav işlemlerini yürütmek.
  22. Biriminde görev alanı ile ilgili haftalık rapor hazırlamak ve her hafta pazartesi günü birim yetkilisine sunmak.
  23. Yapılan iş ve işlemlerde yöneticisini bilgilendirmek ve yapılmayanlar hakkında gerekçeleriyle birlikte açıklama yapmak.
  24. Birimine ait her türlü bilgi ve belgeyi korumak, ilgisiz kişilerin eline geçmesini önlemek, bağlı bulunduğu yöneticinin onayı olmadan kişilere bilgi ve belge vermemek.
  25. EBYS sisteminde görev alanıyla ilgili yazışmaları takip etmek ve sonuçlandırmak.
  26. Çalışma sırasında çabukluk, gizlilik ve doğruluk ilkelerinden ayrılmamak.
  27. İş verimliliği ve barışı açısından diğer birimlerle koordineli ve uyum içerisinde çalışmaya gayret etmek.
  28. Evrakları yükseköğretim üst kuruluşları ve yükseköğretim kurumları saklama süreli standart dosya planına uygun olarak arşivlemek.
  29. Enstitü / Fakülte / Yüksekokul / Meslek Yüksekokullarında görev alanı ile ilgili şahsa özel olmayan her türlü posta evraklarını teslim alıp ilgili Enstitü / Fakülte / Yüksekokul / Meslek Yüksekokulu sekreterine teslim etmek
  30. Biriminde görev alanı ile ilgili duyuruların yapılmasını sağlamak.
  31. Birim içi ve birim dışı yazışmalarını “Resmi Yazışmalarda Uyulacak Esas ve Usuller Hakkındaki Yönetmelik” ve “RTEÜ. YÖ.001 T.C. Recep Tayyip Erdoğan Üniversitesi İmza Yetkileri, Yetki Devri ve Yazışma Usulleri Yönergesi”ne uygun olarak düzenlemek, imzaya çıkacak yazıları hazırlamak, ilgili yerlere ulaşmasını sağlamak. Yazışmaların kısa, öz, anlaşılır, hatasız ve uygun karakterlerle yazılmasına özen göstermek
  32. Görev Dağılım Çizelgesi Formu’na göre yerine vekalet edeceği personele ait işleri yapmak.
  33. Görev alanında karşılaştıkları herhangi bir uyumsuzluk veya sorunu amirlerine bildirmek.
  34. Görev alanında arızalandığını tespit ettiği cihazların onarımının sağlanması amacıyla sorumluya bildirmek. Arızalı ekipmanın üzerine arızalı olduğunu bildiren yazı veya afiş yerleştirmek.
  35. Çalışma ortamında tehlikeye sebebiyet verebilecek çay makinesi, ısıtıcı vb. gibi cihazlardan uzak durmak, her gün ortamı terk ederken bilgisayar, yazıcı vb. cihazları kontrol etmek, kapı ve pencerelerin kapalı durmasını sağlamak.
  36. Görevini ilgili mevzuatlar, kalite yönetim sistem politika hedefleri ve prosedürlerine ve iç kontrol sisteminin tanım ve politikalarına uygun olarak yürütmek.
  37. Kalite ve iç kontrol yönetim sistemi dokümanlarında belirtilen ilave görev ve sorumlulukları yerine getirmek ve iş güvenliği ile ilgili uyarı ve talimatlara uymak.
  38. Yöneticileri tarafından görev alanıyla ilgili yazılı ve sözlü verilen diğer iş ve işlemleri yapmak.