Döküman No
RTEÜ.GT.0022
Yayın Tarihi
18.07.2019
Revizyon Tarihi
Revizyon No
Hazırlayan
KYS Çalışma Grubu
Onaylayan
Kalite Koordinatörü

1. Birimi

Enstitüler / Fakülteler / Yüksekokullar / Meslek Yüksekokulları

2. Kadro Unvanı

Şef / Bilgisayar İşletmeni / VHKİ / Memur / Sekreter / Tekniker / Teknisyen / Teknisyen Yardımcı / Hizmetli/Bekçi

3. Görev Unvanı

Yazı İşleri Görevlisi

4. Bağlı Bulunduğu Amir

Enstitü / Fakülte / Yüksekokul / Meslek Yüksekokulu Sekreteri

 

 

 

 

 

 

 

 

5. Görev, Yetki ve Sorumlulukları

  1. Fakülteye gelen-giden evrakları teslim alarak kaydetmek ve beklemeksizin havale edilmek üzere Dekanlığa sunmak
  2. Gelen-giden evraklar veya birimde yürütülen işlemlere ilişkin tüm yazışma işlemlerini ve takibini yapmak, evrakların dağıtımını / duyurulmasını sağlamak.
  3. Günlük evrakları takip ederek zamanından önce cevaplandırılmasını sağlamak.
  4. Posta, iç ve dış zimmet defterlerini tutmak ve evrakların postalama işlemlerini gerçekleştirmek.
  5. İmza karşılığı alacağı evrakın eksiksiz ve doğru olduğunu inceleyerek teslim almak ve kaydetmek. Yanlış gelen evrakların ilgili birimine iade edilmesini sağlamak.
  6. Mahiyeti itibari ile gizlilik arz eden yazılara ilişkin işlemleri gizlilik içerisinde yerine getirmek.
  7. Fakültemizin yayımladığı genelge, yönergeleri vb. çalışan diğer personellerin bilgi sahibi olmaları açısından duyurulmasını sağlamak.
  8. Sorgu ve ilamlarla ilgili, Teftiş ve denetleme raporlarının topluca sonuçlandırılmasını sağlamak gerekli yazışma işlemlerini gerçekleştirmek.
  9. İlgili evrakları dosyalayarak sene sonunda birimde yer alan dosyaları tasnif ederek, arşive kaldırılmasını sağlamak.
  10. Enstitü / Fakülte / Yüksekokul / Meslek Yüksekokul Kurulu ve Yönetim Kurulu ile disiplin Kurulu kararlarının yazımı, dağıtımı ve karar defterlerine kaydedilmesi işlemlerini yapmak.
  11. Personel / Araç Kartları, Şifre işlemleri, E-İmza işlemleri, vb. ile ilgili işleri yapmak.
  12. Görevi kapsamındaki her türlü bilgiyi her an kullanabilecek durumda tam, doğru ve güncel olarak tutmak.
  13. Görev alanında karşılaştıkları herhangi bir uyumsuzluk veya sorunu amirlerine bildirmek.
  14. Görev alanında arızalandığını tespit ettiği cihazların onarımının sağlanması amacıyla sorumluya bildirmek. Arızalı ekipmanın üzerine arızalı olduğunu bildiren yazı veya afiş yerleştirmek.
  15. Çalışma ortamında tehlikeye sebebiyet verebilecek çay makinesi, ısıtıcı vb. gibi cihazlardan uzak durmak, her gün ortamı terk ederken bilgisayar, yazıcı vb. cihazları kontrol etmek, kapı ve pencerelerin kapalı durmasını sağlamak.
  16. Yıllık faaliyet raporlarını hazırlamak.
  17. Stratejik planlarının hazırlanmasında yazışmaları yapmak, planın hazırlamasında Fakültenin mevcut durumuna ilişkin alanları ve raporları hazırlamak.
  18. Görevini ilgili mevzuatlar, kalite yönetim sistem politika hedefleri ve prosedürlerine ve iç kontrol sisteminin tanım ve politikalarına uygun olarak yürütür. Kalite ve iç kontrol yönetim sistemi dokümanlarında belirtilen ilave görev ve sorumlulukları yerine getirmek ve İş güvenliği ile ilgili uyarı ve talimatlara uymak.
  19. Yöneticileri tarafından görev alanıyla ilgili yazılı ve sözlü verilen diğer iş ve işlemleri yapmak.