Döküman No
RTEÜ.GT.0025
Yayın Tarihi
18.07.2019
Revizyon Tarihi
Revizyon No
Hazırlayan
KYS Çalışma Grubu
Onaylayan
Kalite Koordinatörü

1. Birimi

Enstitü / Fakülte / Yüksekokul / Meslek Yüksekokulu

2. Kadro Unvanı

Enstitü / Fakülte / Yüksekokul / Meslek Yüksekokulu Sekreteri

3. Görev Unvanı

Enstitü / Fakülte / Yüksekokul / Meslek Yüksekokulu Sekreteri

4. Bağlı Bulunduğu Amir

Dekan / Enstitü, Yüksekokul, Meslek Yüksekokulu Müdürü

 

 

 

 

 

 

 

 

5. Görev, Yetki ve Sorumlulukları

  1. Görevleriyle ilgili tüm mevzuata (Kanunlar, Kanun Hükmünde Kararnameler, Cumhurbaşkanlığı Kararnameleri, Tüzükler, Cumhurbaşkanı Kararları, Yönetmelik, Genelgeler, Yönergeler) hakim olmak ve tüm idari işleri yürütmek.
  2. Biriminde yapılan işlerle ilgili olarak haftalık rapor hazırlamak ve bağlı bulunduğu yöneticisine sunmak.
  3. Biriminde görevli olan idari, teknik ve genel hizmet personeli arasında işbölümünü sağlamak.
  4. Gerekli denetim ve gözetimi yapmak.
  5. Biriminde görevlendirilecek idari ve genel hizmet personeli için Dekan/Müdüre öneri sunmak.
  6. Enstitü / Fakülte / Yüksekokul/Meslek Yüksekokul Kurulu ve Enstitü/Fakülte/Yüksekokul/Meslek Yüksekokul Yönetim Kurulunda raportörlük yapmak.
  7. Enstitü / Fakülte / Yüksekokul / Meslek Yüksekokul Yönetim Kurulu ve Enstitü / Fakülte / Yüksekokul/Meslek Yüksekokul Disiplin Kurulu gündemini hazırlatmak ve üyelere dağıtılmasını sağlamak.
  8. Kurullardan çıkan kararların ilgili makamlara gönderilmesini ve arşivlenmesini sağlamak.
  9. Bina yerleşkesinde gerekli güvenlik tedbirlerinin alınmasını sağlamak.
  10. Biriminde görevli idari ve genel hizmet personeli izinlerini iş akış süreçlerini aksatmayacak şekilde düzenlemek.
  11. Tasarruf tedbirlerine uygun hareket edilmesini sağlamak.
  12. İdari personel ve genel hizmet personeli ile periyodik toplantılar yapmak ve verimli çalışmaları için gerekli tedbirleri almak.
  13. Personel arasında adil işbölümü yapılmasını sağlamak, kılık kıyafetleri ile görevini yerine getirip getirmediklerini denetlemek, gerekli durumlarda idari personelin görev alanları ve birimlerini düzenlemek.
  14. Birimindeki akademik ve İdari personelin kişisel dosyalarının tutulmasını sağlamak.
  15. Birimindeki öğrenci işlerinin düzenli bir şekilde yürütülmesini sağlamak.
  16. Birimine ait depoların düzenli tutulmasını sağlamak.
  17. EBYS’den gelen evrakların havalesini yaparak kaydedilmesini, birim içi yönlendirilmesini ve sonuçlandırılmasını sağlamak.
  18. Biriminde gerekli olan her türlü mal ve malzeme alımlarında yapılması gereken işlemlerin taşınır kayıt yetkilisi tarafından yapılmasını sağlamak.
  19. Taşınır Mal Yönetmeliğine göre taşınır kontrol görevini yürütmek.
  20. Birim bütçe taslağının hazırlanmasını sağlamak.
  21. Birim bina ve yerleşkesinin çevre temizlik, bakım ve onarım hizmetlerinin düzenli yürütülmesini sağlamak ve denetlemek.
  22. Biriminde açılacak kitap sergileri, stantları ile asılmak istenen afiş ve benzeri talepleri incelemek ve denetlemek.
  23. Öğrencilere gerekli sosyal hizmetlerin sağlanmasına yardım etmek.
  24. Çalışma ortamında iş sağlığı ve güvenliği ile ilgili hususların uygulanması konusunda gerekli uyarıları yapmak, kapı ve pencerelerin mesai saatleri dışında kapalı tutulması konusunda uyarılarda bulunmak ve kontrol etmek.
  25. Birime alınacak olan akademik, idari personel alımı ile ilgili evrakların hazırlanmasını, görev sürelerinin uzatılması işlemlerinin yapılmasını sağlamak.
  26. Birimine ait tüm verilerin güncel tutulmasını sağlamak.
  27. Birimine ait Stratejik Plan, Faaliyet Raporları vb. raporların hazırlanmasını sağlamak.
  28. Gerekli evrakların (öğrenci belgeleri, transkriptler, diploma fotokopisi vb.) onay ve tasdikini yapmak.
  29. AÖF, ÖSYM, ATAÜNİ, vb. sınavlarına ilişkin olarak sınıfların temizlenmesini, numaralandırılmasını ve güvenliğini sağlamak.
  30. Uzaktan Eğitim sınavlarında sınıfların düzenlenmesini, duyuruların yapılmasını sağlamak.
  31. Akademik ve idari personel ile ilgili disiplin yazışmalarını yapmak.
  32. Akademik ve idari personelin almış olduğu sağlık raporlarının uygun olup olmadığının kontrolünü yapmak.
  33. Görevini ilgili mevzuatlar, kalite yönetim sistem politika hedefleri ve prosedürlerine ve iç kontrol sisteminin tanım ve politikalarına uygun olarak yürütür. Kalite ve iç kontrol yönetim sistemi dokümanlarında belirtilen ilave görev ve sorumlulukları yerine getirmek ve İş güvenliği ile ilgili uyarı ve talimatlara uymak.
  34. Dekan / Müdürün vereceği diğer görevleri yerine getirmek.